Czy konteksty są jeszcze komuś potrzebne?

Większość aplikacji do zarządzania zadaniami (w tym Nozbe) ma wbudowany mechanizm grupowania zadań według kontekstów — bądź przez wydzielenie takiego obszaru w systemie, bądź przez zastosowanie funkcji oznaczania zadań. Jednak wiele osób, korzystając z takich aplikacji, nie bardzo wie, do czego one służą i jak je stosować. Inni, Ci bardziej zaawansowani, zastanawiają się, czy w dzisiejszych czasach, gdy wszystkie narzędzia pracy mamy pod ręką, warto jeszcze dzielić zadania wg kontekstów. Czas ogarnąć chaos w tym temacie!

Podstawy

Zacznijmy od podstaw. Metodę dzielenia zadań według kontekstów upowszechnił David Allen w swojej metodyce Getting Things Done (GTD). W innych metodykach znany jest pod nazwą „paczkowania podobnych zadań”. Koncept jest następujący.

Fundamentem GTD jest zasada, że każde Twoje aktywne zobowiązanie reprezentowane jest przez Projekt (każdy pożądany rezultat, do którego osiągnięcia będzie wymagane podjęcie więcej niż jednego działania) oraz korespondujące z nim Najbliższe Działanie (fizyczna czynność, którą powinieneś wykonać w pierwszej kolejności, która przybliży Cię do oczekiwanego rezultatu — projektu).

W przypadku, gdy na swojej liście aktywnych projektów posiadasz ponad 50 czy 100 aktywnych projektów, wybranie najbardziej pasującego w danym momencie Najbliższego Działania będzie trudne. Problem z wyborem, zamiast do poprawy produktywności, może prowadzić do odwlekania.

David Allen zaleca, aby Najbliższe Działania pogrupować według tzw. „kontekstu niezbędnego dla tej czynności — to znaczy narzędzia, lokalizacji bądź osoby potrzebnej do jej realizacji” (GTD, rozdział 7, str. 185). Proponowane przez metodykę GTD konteksty to:

• Rozmowy telefoniczne;
• Przy komputerze;
• W podróży;
• Działania biurowe lub W biurze;
• W domu;
• Agendy (dotyczące ludzi i spotkań);
• Przeczytaj / Przejrzyj.

W materiałach szkoleniowych pojawiają się jeszcze konteksty „Gdziekolwiek” oraz „Brak sił” (czynności nie wymagające wysiłku umysłowego). W innych materiałach na temat GTD można znaleźć konteksty „Online” (zadania wymagające dostępu do Internetu) i „Offline” (zadania nie wymagające dostępu do Sieci).

Do czego to służy?

Grupowanie Najbliższych Działań w konteksty pomaga w wyborze konkretnego zadania do wykonania. Zamiast przeglądać całą listę, zaglądasz do grupy działań, które możesz wykonać w danej sytuacji. Jeżeli stoisz w korkach i możesz jedynie rozmawiać przez telefon — zaglądasz na listę działań zgrupowanych w kontekście „Rozmowy telefoniczne”. Jeżeli jesteś przy komputerze — wybierasz zadania z grupy „Przy komputerze”.

Czy to jeszcze aktualne?

Pojawia się pytanie, czy w dzisiejszych czasach stosowanie allenowskich kontekstów jeszcze ma sens. Zwykle, pracując, masz przecież do dyspozycji wszystkie narzędzia — komputer, tablet czy smartfon. Zatem wybór w oparciu o dostępne narzędzia może tylko dokładać nam sztucznych rozważań — co jest ważniejsze (np. czy powinienem teraz wykonać rozmowę telefoniczną czy napisać e-maila, gdy w gruncie rzeczy w obu sytuacjach zależy mi na tym, aby się z kimś skontaktować). Z drugiej strony zupełne wyeliminowanie grupowania podobnych działań jest jak wylanie dziecka z kąpielą — spowoduje efekt przytłoczenia ogromną ilością zadań.

Zamiast więc rezygnować z funkcji kontekstów, zachęcam Cię do rozważenia alternatywnych kategorii grupowania. Wybierz taką, która najbardziej będzie pasować do sposobu, w jaki pracujesz.

Grupowanie wg typów pracy

Działania grupujesz według wysiłku umysłowego i poziomu skupienia, który musisz włożyć w wykonanie działania:

Prace koncepcyjne — wymagającego najwyższego poziomu skupienia i „świeżości” umysłu. To wszystkie prace kreatywne: tworzenie dokumentów, przygotowywanie projektów, analizy, pisanie artykułów, rozwiązywanie problemów, wykonywanie przeglądu tygodniowego, planowanie przedsięwzięć, itp.

Prace operacyjne — prace niezbędne do wykonania, ale niestanowiące trzonu naszej działalności. W tej kategorii znajdą się wszystkie zadania konfiguracji systemów, rejestracji czasu pracy, dokonywanie przelewów, wystawianie faktur, wypełniania raportów, wypełniania systemu CRM, etc.

Komunikacja (e-mail, telefon, komunikator) — wszystkie działania związane z komunikacją międzyludzką, niezależnie od narzędzia, którego użyjemy.

Grupowanie wg obszarów odpowiedzialności

To podział dla osób, które zidentyfikowały już swoje obszary odpowiedzialności. Wykonywana praca zwykle dzieli się na określone obszary, charakterystyczne dla konkretnego stanowiska. Przykładowe obszary odpowiedzialności to:

• działania sprzedażowe,
• działania projektowe,
• działania płatne,
• działania rozwojowe,
• działania prywatne,
• działania operacyjne.

Grupowanie wg wagi zobowiązania

Niektórzy preferują podział zadań wg wagi zobowiązania, czyli: komu dane zobowiązanie zostało obiecane.

Działania obiecane innym — zobowiązania zewnętrzne, gdzie istnieje ryzyko niewywiązania się z umowy. Bardzo często doprecyzowane są one według tego, komu został obiecany rezultat działania:

• obiecane menadżerowi, np.: przysłanie raportu, umówienie spotkania, wyjaśnienie problemu, itp.,
• obiecane klientowi, np.: wysłanie oferty, rozwiązanie trudnej sprawy, itp.,
• obiecane zespołowi, np.: pomoc koledze z zespołu.

Działania obiecane sobie — wszystkie zobowiązania, które obiecałeś samemu sobie.

Ten rodzaj grupowania często łączony jest z grupowaniem wg typów pracy.

Grupowanie wg typu zadania

To grupowanie umożliwia pogrupowanie działań według rezultatów, które osiągniesz, wykonując dane zadanie. Przykładowe konteksty to:

• umówienie spotkania,
• tworzenie ofert,
• follow-up oferty,
• spotkania relacyjne,
• spotkania sprzedażowe,
• raportowanie.

Podsumowując

Jak widzisz, konteksty mogą być bardzo przydatnym mechanizmem w ogarnianiu chaosu codziennych zadań. Ich zastosowanie wymaga jednak przeanalizowania, na czym polega Twoja praca i jakie grupowanie będzie dla Ciebie najbardziej skuteczne. Zachęcam Cię do eksperymentowania. Nie ma jedynie słusznych kontekstów. Ważne, by pamiętać, jaki jest cel grupowania: ma Ci ono pomóc w wyborze zadania, którego wykonanie w danym momencie da Ci największy zysk. Zwróć również uwagę, by grup nie było zbyt wiele — ich mnogość doprowadzi do wydłużenia procesu decyzyjnego dotyczącego tego, w które zadanie warto się zaangażować.

Fot.: Flickr / Anil Mohabir na lic. CC BY-SA 2.0