Krok 7. kursu "10 kroków do maksymalnej produktywności"

Krok 7. dotyczy zarządzania dokumentami i materiałami pomocniczymi, tj. tego, jak przechowywać notatki i inne materiały tak, aby mieć pewność, że wszystko, czego potrzebujesz do realizacji zadań jest dostępne w odpowiedniej chwili. Znam wiele aplikacji i sztuczek mogących Ci w tym pomóc.

Witam na siódmym etapie naszego kursu „10 kroków do maksymalnej produktywności”. Nauczymy się w nim, co robić z naszymi „materiałami uzupełniającymi” — czyli wszystkimi dokumentami, które musimy mieć pod ręką w celu wykonania założonych zadań.

Dokumenty i materiały pomocnicze

Produktywne życie zaczyna się i kończy na liście zadań do wykonania… ale jest jeszcze coś pomiędzy, materiały pomocnicze, czyli wszystkie dodatkowe dokumenty potrzebne do doprowadzenia zadania do końca.

Twoje dokumenty, notatki i pliki stanowią „szkielet” informacyjny niezbędny do poprawnego działania i dostarczają Ci niezbędnych szczegółów do realizacji zadań.

Spędzam większość dnia, wykonując zadania z mojej listy. Jednak bez pozostałych dwóch części układanki — notatek i plików — nie byłoby mi tak łatwo.

Ludzie różnie radzą sobie z materiałami pomocniczymi. Niektórzy chowają je do szuflad, gdzie składują dokumenty, inni przechodzą na „pełną dygitalizację” i skanują wszystko na dyski swoich komputerów.

Mimo, iż uważam oryginały za bardzo ważne i zawsze je przechowuję, większość z moich dokumentów mam w formie elektronicznej. Fakt, wymaga to dodatkowej pracy, czyli skanowania, ale warto to robić.

Po zeskanowaniu i zachowaniu danych w systemie opartym o „chmurę” mam dostęp do tego wszystkiego nawet za pomocą mojego telefonu. Umożliwia mi to pracę gdziekolwiek jestem.

Przechowywanie materiałów dodatkowych

Dostępne są wspaniałe aplikacje pomagające w przechowywaniu danych w „chmurze” i „całkowicie cyfrowo” np. Evernote, Dropbox i wiele innych. Większość z nich posiada aplikacje na wiele urządzeń i platform.

Także w Nozbe możesz załączać notatki i pliki bezpośrednio do projektów oraz mieć do nich dostęp za pomocą dowolnego urządzenia. Jest to bardzo przydatne i wygodne!

Kluczem do maksymalnej produktywności jest przechowywanie materiałów pomocniczych w odpowiadających im projektach tak, aby mieć je zawsze pod ręką przy wykonywaniu zadań.

Jeszcze lepszym rozwiązaniem jest możliwość załączania tych danych bezpośrednio do zadania.

Bez tego wiele prostych list zadań może Cię zawieść. Widzisz w nich tylko zadanie i nic więcej. Nie masz komfortu bezpośredniego dostępu do wszystkich potrzebnych Ci informacji.

Mimo, iż może te dodatkowe informacje nie są potrzebne zawsze i przy każdym zadaniu. Jednak gdy pracujesz nad czymś bardziej skomplikowanym, to często odkryjesz, że tracisz cenny czas na szukanie dokumentów niezbędnych do jego sfinalizowania.

Jak to działa w Nozbe

Dlatego większość nowoczesnych aplikacji zwiększających produktywność, takich jak Nozbe, jest skonstruowana w taki sposób, aby użytkownik miał możliwość przechowywania odpowiedniej dokumentacji wraz z zadaniem.

Nozbe pozwala nawet na komentowanie zadania dokumentami, plikami, krótkimi listami, filmami z Youtube, linkami do stron i in.

Gdy korzystasz z zewnętrznych systemów takich jak Evernote czy Dropbox… Nozbe może automatycznie wyszukiwać pasujące dane z tych aplikacji i wyświetlać je w Twoim projekcie.

Wpisując w Nozbe notatkę z Evernote'a lub załączając plik z Dropboksa, możesz komentować zadania, nad którymi masz zamiar pracować. Tak więc, korzystanie z Twojego ulubionego programu do przechowywania danych dodatkowych nie traci na użyteczności.

Wszystko razem tworzy Twój własny system produktywności. Tak to zaprojektowaliśmy, bo sami korzystamy często z usług tych serwisów.

Najważniejsze jest przechowywanie dokumentów i plików w systemie zapewniającym komfort ich obsługi w połączeniu z systemem zarządzania zadaniami. To pozwala na szybkie odnalezienie danych ułatwiających ich realizację.

Podsumujmy

Dobre przygotowanie zadań jest podstawą, ale często okazuje się, że do wykonania ich potrzebne są dodatkowe informacje. Dobry system przechowywania tych materiałów powoduje, że będziesz mógł wykonywać zadania o wiele sprawniej. Warto na początku porządnie ustawić sobie cały ten system aby później w pełni z niego skorzystać. Powodzenia!