Krok 6. kursu "10 kroków do maksymalnej produktywności"

Krok 6. to praca w kontekstach — po projektach, jest to drugi i jakże pomocny poziom podziału zadań. Dzięki niemu podzielimy je w inny sposób: ze względu na miejsca wykonania, potrzebne narzędzia czy sytuację w jakiej się znajdujemy.

Krok 6. — Konteksty

Oto 6. krok z naszym kursie „10 kroków do maksymalnej produktywności”. Będzie w nim mowa o „kontekstach” — idei inspirowanej książką Davida Allena „Getting Things Done”, o której w skrócie będę mówił: GTD.

Jesteś już mistrzem produktywności gdyż opanowałeś dodawanie zadań, organizację w projektach i ich realizację za pośrednictwem listy „priorytetów”.

Idea kontekstów

Jest coś jeszcze, co pomaga mi skutecznie załatwiać sprawy. Bardzo lubię „kategoryzowanie” listy zadań za pomocą metody GTD zwanej „kontekstami”.

Cytując Davida Allena, kontekst, to miejsce, narzędzie lub środowisko… Chociaż pracujesz nad zadaniami z różnych projektów często wykorzystujesz podobne narzędzia, lub pracujesz w podobnych warunkach.

Oto parę przykładów kontekstów: telefon (często dzwonisz do ludzi w sprawach związanych z więcej niż jednym projektem)…Biuro, Dom… idąc dalej można dodać też czynności takie jak „pisanie” do oznaczenia zadań wymagających dużej ilości pisania, „finanse” tam gdzie muszę wykonać przelew, czy chcę sprawdzić księgowość.

Konteksty jest to sposób na grupowanie zadań z różnych projektów tak, aby wykonywać je zbiorowo. Nim przejdziemy dalej pozwól, że wyjaśnię na czym polega „grupowanie zadań”.

Grupowanie zadań

„Grupowanie” oznacza kategoryzowanie zadań wymagających tych samych umiejętności, narzędzi czy otoczenia… Na przykład, gdy gotujesz — najpierw musisz zebrać składniki, potem je wszystkie pokroić, następnie usmażyć… krojenie przeplatane smażeniem i tak w kółko byłoby po prostu bez sensu.

Moim ulubionym kontekstem jest „telefon”. Wyobraź sobie taką sytuację: dopiero co jadłeś lunch. Był naprawdę dobry, najadłeś się i jesteś już przy biurku, ale nie bardzo masz ochotę na pracę… jeszcze nie. Mnie zdarza się to dość często. Co teraz zrobić, aby znowu zacząć działać?

Zajmuję się czymś, co nie wymaga zbyt wielkiego nakładu pracy, a przynosi szybkie efekty. Dzwonię do ludzi. Najpierw dzwonię do żony, aby dowiedzieć się, co u niej słychać i mimo iż staram się długo nie rozmawiać, to za każdym razem sprawia jej to wielką przyjemność.

Następnie klikam na kategorię „telefon” w aplikacji Nozbe i ukazuje się pełna lista zadań, które wcześniej oznaczyłem jako „rozmowy telefoniczne”. Dzwonię do tych osób jedna po drugiej i zaczynam ponownie czuć, że jestem produktywny. Załatwiam sprawy mimo rozleniwienia po jedzeniu!

Inne przykłady

Razem z dyrektor ds. finansowych w Nozbe często musimy podjąć różne decyzje lub dokonać kilku płatności. Ponadto muszę też np. zapłacić za wynajem, za ubezpieczenie samochodu lub za coś innego… Wszystkim tym zadaniom nadaję kontekst „Finanse”. Dzięki temu grupuję je, mimo, że pochodzą z różnych projektów.

Kontekstem może też być osoba: moja żona ma oznaczonego „szefa” jako kontekst i gdy ma zadanie, które musi z nim omówić, oznacza je właśnie tym kontekstem. W rezultacie, gdy ma iść na spotkanie z przełożonym, drukuje wszystkie zadania z nim związane i zapomina o niczym.

Inne przykłady kontekstów to „zakupy”. Może się zdarzyć, że potrzebujesz uzupełnić zapas jedzenia, ale w drodze do domu przydałoby się jeszcze kupić papier do drukarki czy długopisy.

Często korzystam z kontekstu „sprawunki”. Zawiera on wszystkie drobne sprawy, które należy załatwić w mieście. Jest to bardzo pomocne gdyż inaczej zapomniałbym o jednej czy drugiej sprawie z któregoś z moich projektów…

A jeśli nie możesz obyć się bez priorytetów i nie wystarczy ci „Lista priorytetów” w Nozbe, możesz też ustawić sobie kategorię „Bardzo ważne” lub „Pilne” i oznaczać nim zadania największej wagi. Możliwości są nieograniczone.

Konteksty a projekty

Podkreślam jednak, że grupowanie zadań wg kontekstów nie jest równoznaczne z grupowaniem ich w projekty. Do projektu klasyfikujemy zadania prowadzące do wspólnego celu. Konteksty dodają do tego dodatkową płaszczyznę.

Konteksty są twoją dodatkową bronią, gdyż możesz dzięki nim pogrupować zadania z różnych projektów w zależności od tego, gdzie i za pomocą jakich narzędzi muszą zostać wykonane. Panuje pełna dowolność interpretacji kontekstów tak, abyś mógł sam zadecydować, jak mogą ci pomóc.

W Nozbe dodawanie nowego kontekstu (zwanego w naszej aplikacji Kategorią) do zadania jest bardzo proste. Wyświetl swoją listę kategorii i po prostu przeciągnij wybraną na zadanie, do którego chcesz ją dodać lub przeciągnij i upuść zadanie na daną kategorię. Konteksty sprawdzają się też świetnie w pracy grupowej!

Wypróbuj je — stwórz krótką listę kontekstów i zobacz jak wpływa ona na twoją produktywność. Pamiętaj o używaniu tych samych kontekstów między projektami a przekonasz się, że pomogą ci one w realizacji wyznaczonych zadań.

Podsumujmy

Idea kontekstów pomoże ci w załatwieniu spraw i wykonaniu wielu zadań w krótkim czasie z narzędziem w ręku, w określonych warunkach czy z pomocą kogoś. Używanie kategorii w Nozbe jest łatwe i wspaniale uzupełnia proces zarządzania zadaniami poprzez projekty. Powodzenia!