10 problemów i 5 rozwiązań, czyli zmień to w swojej firmie
Wszyscy stoimy przed wyzwaniem wysokiej efektywności w organizacjach. Jeżeli jeszcze nie pokusiłeś się o analizę problemu i nie dokonałeś zmian we własnej firmie, skorzystaj z mojego doświadczenia. Pogrupowałem najczęstsze problemy i opisałem złotą piątkę rozwiązań.
Przeprowadzałem szkolenia w wielu firmach — od kilkuosobowych organizacji po korporacje. Pracując z nimi wszystkimi, zauważyłem pewne tendencje wspólne dla różnych podmiotów. Powtarzały się na tyle często, że poczynione obserwacje i wysnute przeze mnie wnioski są w mojej opinii bardzo cenne dla wszystkich, którzy poszukują obszarów i możliwości wzrostu produktywności w firmie.
1. Procedury
Generalnie w większości firm ich brakuje. Nie tworzy się systemów. Wiele organizacji, jeśli już wypracuje procedury, traktuje je jak coś, co działać będzie już zawsze. Tak się dzieje z reguły w korporacjach. Błąd. Przestrzeganie przestarzałych procedur wymusza tylko niepotrzebną dodatkową pracę. Żadnej w tym wartości i sam nie wiem, co gorsze: zdewaluowana procedura, czy jej brak.
2. Brak jasnych wytycznych…
…co do realizacji zadania i jasno sformułowanych oczekiwań przełożonych. Skutek oczywisty — realizacja zadania odbiega znacząco od tego, czego przełożony oczekiwał. Szef niezadowolony, pracownik skrzywdzony, relacje dołują, motywacja znika.
3. Zmiana priorytetów, wtrącenia i dodatkowe zadania…
To sytuacje, w których nagle i na już trzeba zająć się nowym zadaniem. Ciężko efektywnie zarządzać zadaniami, nie wiedząc, co cię dzisiaj czeka. Co gorsze, obserwując konkretne sytuacje w firmach, stwierdzam, że wiele zadań zlecanych w ten sposób nie zasługuje na miano priorytetowych i może spokojnie wejść na listę spraw do załatwienia w późniejszym terminie. Nikt tego nie weryfikuje. „Wrzucanie zadań na szybko” stało się ogólnie akceptowaną normą. Nie pozwól rozgościć się tej praktyce w twojej firmie, mimo że najwyraźniej jest zaraźliwa.
4. Nierealny czas na wykonanie zadania
…plus ciągły pressing. Terminy ustalane w oparciu o zbyt powierzchowną analizę czynników związanych z danym zleceniem lub bez żadnej analizy.
5. Wymuszanie i akceptacja „bylejakości”
Ma to swoje źródła w każdym z poprzedzających punktów od 1 do 4. Jeśli realizujesz te punkty, wymuszasz i zatwierdzasz kiepską jakość.
6. „Przeszkadzacze”
Spotkania bez agendy, chaotyczna komunikacja, brak przerw na odpoczynek. Według moich obserwacji to najczęstsze źródła zmęczenia psychicznego i fizycznego, oraz stresu pracowników.
7. Gaszenie pożarów
Wiadomo — praca w systemie opisanym powyżej musi prowadzić do pożarów, a wtedy nieważne, kto nad czym pracuje — wszystkie ręce na pokład i gasimy.
8. Problemy z ewaluacją
Brak czasu na zatrzymanie się i przemyślenie, ocenę własnej pracy, czy też próbę wprowadzenia usprawnień, poprawy jakości pracy.
9. Ilość i częstotliwość wiadomości przychodzących
Zbyt duża liczba wiadomości powoduje, że komunikacja mailowa staje się priorytetem, a myśl „muszę być online” i reagować jak najszybciej towarzyszy pracownikom przez cały dzień. Szczególnie daje się to we znaki w dużych korporacjach. Każdy daje w DW wszystkich „świętych”, i nagle okazuje się, że dyrektor dostaje 2500 maili tygodniowo, czyli jednego co 2-3 minuty. Kiedy ma więc pracować? A może nie czyta tych e-maili?
10. Bezproduktywne spotkania
Występuje częściej w dużych firmach, w których nad jednym projektem pracuje wiele osób. By zorganizować działania potrzeba spotkań. Ale czy na pewno tak licznych i tak długich? I czy wszyscy muszą na nich być? Ostatnio szkoliłem pracowników w dużej firmie, która wdrażała wielopłaszczyznowy, czasochłonny i bardzo ważny projekt. Zespół prowadzący zdecydował zwoływać codziennie spotkania, by omawiać status. Pomysł zacny. Spotkania miały trwać po 15 minut, by szybko omówić co i jak i zabrać się do roboty… Zebrania trwały jednak zwykle trzy razy dłużej niż zaplanowano. Średni koszt takiego godzinnego spotkania to 2500zł (przy założeniu średnio 50zł/godzinę/pracownika). Tygodniowo kwota wzrastała do 12500zł! To pewnie był jeden z droższych projektów tej organizacji…
Złota piątka rozwiązań
Czy któraś z powyższych tendencji blokujących efektywność wydała ci się znajoma w odniesieniu do twojej firmy? Jeśli tak, skorzystaj z poniższych wskazówek.
1. Zlecanie zadań
Wprowadź jakiś system, proces. Musisz być pewien, że twój podwładny na pewno wie, co ma do zrobienia, za każdym razem. Niech zna oczekiwany rezultat końcowy, ważność zadania, a także ograniczenia, które mogą wystąpić. Jeżeli jesteś pracownikiem, to zalecam więcej asertywności. Pytaj o szczegóły, nie pozwalaj sobie wrzucać byle jak określonego zadania.
2. Stałe obowiązki i priorytety
Drodzy dyrektorzy, menadżerowie, szefowie, czy kiedykolwiek policzyliście, ile kosztuje waszą firmę zbyt częste zmienianie priorytetów pracownikom? Ile czasu, energii i pieniędzy straciliście na wprowadzane bez opamiętania zmiany? A pracownicy? Żyjący w ciągłym stresie, napięciu, pewnie częściej chodzą na zwolnienia. Powoduje to też, że ich produktywność i kreatywność maleją.
3. Kontaktowanie się z przełożonym
Przeszkadzacze, natłok pytań od podwładnych… Gdy mamy do czynienia z sytuacją, że pracownicy za często przychodzą z pytaniami, to oznacza, że albo nie przeszkoliliśmy ich wystarczająco, albo wolą do nas przychodzić, bo jesteśmy taką encyklopedią, która wszystko wie. I dużo szybciej i skuteczniej jest przyjść do przełożonego, niż samemu rozwiązać problem. Warto więc wyznaczyć granicę, powiedzieć w jaki sposób mają do nas przyjść. Po pierwsze czy są przygotowani i mają potrzebne informacje do rozwiązania sprawy? Czy szukali w innych miejscach, czy może jesteśmy ich zbawieniem? Moja klientka przygotowała zestaw kilku pytań, na które pracownik musi znać odpowiedź przychodząc do niej. Gdy nie zna, odsyła go z powrotem. Po dwóch tygodniach z 30 osób, 27 stosowało się do nowej sytuacji…
4. E-maile
Czy na pewno każdy mail wysyłany przez twoich pracowników musi trafić także do twojej skrzynki mailowej? Czy na pewno musisz wszystko wiedzieć? Czy w ogóle dajesz radę te informacje przetworzyć? A może warto zaufać swoim pracownikom i zyskać czas na ważniejsze zadania, które przybliżą twoją firmę do celu. Z tego co mi wiadomo, wiadomości z kopią do szefa, nazywane są „dupokrytkami”. Czy na pewno twoi pracownicy muszą się w ten sposób chronić przed odpowiedzialnością? Pomyśl, czy nie jest tak, że rekrutując nowych pracowników podkreślasz słowo samodzielność, a potem wasz system pracy działa tak, aby tę samodzielność ograniczyć do minimum?
5. Spotkania…
Organizując zebrania, upewnij się, że biorą w nich udział tylko ci, którzy muszą, że znana jest agenda spotkania i że uczestnicy wiedzą, jaki jest cel spotkania. Nigdy też nie czekaj na spóźnialskich ani nie przeciągaj, bo ludzie pomyślą, że mogą się spóźniać i rozwlekle przedstawiać to, co mają do przekazania. Jeśli zobaczysz, że na spotkaniu ktoś odbiera e-maile na komórce, ma otwarty laptop, nudzi się jak mops, to znaczy, że jest za dużo osób i spotkanie trwa za długo… Stosuj zasadę: nie ma agendy — nie ma spotkania.
Fot.: Flickr / Rickydavid BY-NC-ND 2.0
