Krok 5 kursu "10 kroków do maksymalnej produktywności"

Krok 5. to wszystko, co musisz wiedzieć o współpracy. Żyjemy w świecie wzajemnych powiązań. Znajomi i przyjaciele mogą Ci pomóc w realizacji zadań. Nauczymy się jak skutecznie współdzielić projekty, przekazywać zadania i komunikować się za ich pomocą.

Krok 5 - Współpraca

Witam w 5. kroku, na półmetku, naszego kursu „10 kroków do maksymalnej produktywności”. Omówię w nim, w jaki sposób możesz współpracować z innymi, komunikując się poprzez zadania.

Niestety doba trwa 24 godziny. Nie da się jej rozciągnąć. Nikt nie jest w stanie nagiąć czasu. Jeśli znasz kogoś, kto potrafi, to daj mi proszę znać. Na potrzeby kursu załóżmy jednak, że jest to niemożliwe i oboje to zaakceptujmy :-)

Kolejna sprawa: nie zawsze to ty potrafisz zrobić wszystko najlepiej. Aby odnieść sukces, musisz uwierzyć, że ktoś inny wykona zadanie równie dobrze i pomoże Ci w osiągnięciu waszych wspólnych celów.

Jeśli uważasz, że wyjaśnianie innym osobom zadań to strata czasu, przemyśl to proszę jeszcze raz. To jest inwestycja. Gdy zrozumieją Twoją instrukcję, wykonają super pracę. Daj się zaskoczyć i poczuj ulgę :-).

Współpraca jako klucz do sukcesu

Staram się przekazać, że nawet jeśli opanowałeś do perfekcji poprzednie kroki tego kursu, ułożyłeś swoje projekty, wybrałeś swoje najbliższe zadania i pracujesz nawet w podróży to doba ma dalej tylko 24 godziny.

Ludzie odnoszący największe sukcesy, tacy jak: Sir Richard Branson, Bill Gates, Warren Buffett, i wielu innych… nie robią wszystkiego sami. Oni współdziałają z innymi ludźmi.

Nie namawiam Cię tu wcale do zatrudnienia rzeszy ludzi. Zachęcam jedynie do nawyku przekazywania zadań innym, do otwartości na współpracę i do korzystania z dobrodziejstwa pracy zespołowej.

Na początek zacznij od drobnych rzeczy. Przekaż małe zadanie i poproś o lekkie wsparcie żonę, przyjaciela czy kolegę. Wyjaśnij im czemu jest to ważne dla Ciebie oraz że może być też ważne i dla nich. Zaoferuj im odwdzięczenie się.

Tajniki delegowania zadań

Jak tego dokonać? Jak przekazać komuś zadanie? Jak mieć pewność, że wykona to, o co prosisz? Przed nami praktyczna strona delegowania zadań.

Możesz się przejść osobiście do kogoś i przekazać mu to, co chciałbyś aby dla Ciebie zrobił. Możesz też do niej zadzwonić jeśli nie znajdujecie się w tym samym miejscu… lub możesz wysłać e-maila.

No tak, ale rozmowa osobista czy przez telefon jest miła ale mało praktyczna. Po pierwsze rozmowa może tę osobę rozproszyć i przerwać jej pracę nad czymś innym… . Po drugie rozmówca może w natłoku swoich zadań zapomnieć o co go prosiłeś.

Wiadomość e-mail jest pod tym względem lepsza. Możesz w niej dokładnie opisać o co Ci chodzi i trafi ona do skrzynki danej osoby. Ale i tak może ona o niej zapomnieć bo jest zasypana wieloma mailami… Ty natomiast nie będziesz miał wglądu w rozwój prac nad zadaniem.

Dodatkowo, mailowanie w tę i z powrotem na temat danego zadania prowadzi do dyskusji, a to do jeszcze większej ilości rozmów zamiast do zakończenia zadania.

Dlatego też zadania najlepiej przekazywać przez jakiś system. To stało się podłożem integracji „współdzielenia projektów” i „delegowania zadań” w Nozbe i ma na celu pomóc Tobie i innym w nabieraniu nawyku „komunikowania się przez zadania”.

Komunikacja poprzez zadania

Gdy dzielisz z kimś projekt, możesz dodawać tam zadania dla siebie lub dla tej drugiej osoby. Oto Twoje „miejsce” do realizacji zadań. Bez poczty elektronicznej czy innych przerywników. Aby ta metoda okazała się skuteczna musisz pamiętać o kilku rzeczach:

Nadawaj krótkie i precyzyjne nazwy zadaniom. Jeśli coś wymaga podania różnych założeń to te szczegóły dodaj w komentarzu do zadania.

W Nozbe możesz komentować na różne sposoby. Czasem potrzebny jest skan dokumentu, innym razem krótki opis, zdjęcie, grafika czy krótka lista lub plik z Dropbox'a albo notatka z Evernote'a. Dzięki temu wszystko do zrobienia jest jasne i zrozumiałe.

Przekazanie komuś zadania automatycznie sprawia, że trafia ono na jego listę najbliższych zadań. Masz pewność, że je otrzymał. Na pewno zauważy je w trakcie realizacji zadań ze swej listy priorytetów na ten dzień.

Gdy zadanie zostanie ukończone, będzie ono zawarte w Twoim raporcie e-mailowym oraz będzie widoczne w projekcie. Będziesz mógł łatwo śledzić rozwój wypadków i reagować w razie potrzeby.

Podsumowując: gdy nabierzesz nawyku pracy z innymi, na pewno bardzo to polubisz, a współpraca okaże się wprost świetnym rozwiązaniem. Dzięki synergii 1+1 to zazwyczaj więcej niż 2 czy nawet 3 jeśli bierzemy pod uwagę pracę z kimś. Porozumiewajcie się w zespole poprzez zadania i realizujcie je! Powodzenia!