Produktywność — kiedyś zmora, dziś codzienność

Pracując nieefektywnie nie tylko marnujesz swój czas, ale i niepotrzebnie wyczerpujesz energię. Naucz się produktywnego działania i zrealizuj wyznaczone cele!

Nikt nie rodzi się mistrzem wydajności

Wielu osobom wydaje się, że ludzie pracujący w sposób produktywny, po prostu mają wrodzoną zdolność szybkiego i skutecznego uporania się z zadaniami. W świadomości wielu z nas osoba, która bez problemu wykreśla wszystkie punkty z listy „to-do” nigdy nie mogła być leniwa i mało zdeterminowana. Nic bardziej mylnego. Pierwszym krokiem do efektywnej pracy jest uświadomienie sobie, że każdy może tak działać, jeśli tylko włoży w to odpowiednio dużo wysiłku. Sama jestem przykładem kogoś, kto miał bardzo duży problem z zabraniem się do pracy, odkładał wszystko na później, nie potrafił skoncentrować się na zadaniu i ciągle ulegał swojemu lenistwu. Nie jestem osobą, która zawsze tryskała energią do działania. Dlatego myślę, że rady oparte o mój własny przykład będą pomocne każdej osobie, która boryka się obecnie z podobnymi problemami.

O tym, jak powiedziałam „nie!” lenistwu

Przełomowym zdarzeniem w procesie podnoszenia wydajności mojej pracy był moment, kiedy odpowiedziałam sobie na pytanie: dlaczego właściwie chce to zrobić? Powodów było sporo. Po pierwsze uświadomiłam sobie, że wejście na kolejny poziom produktywności przyspieszy osiągnięcie przeze mnie wymarzonej wolności finansowej. Od dawna moim pragnieniem jest otwarcie własnej działalności, posiadanie firmy, dzięki której połączę moje zainteresowania z uzyskiwaniem dochodów. Kiedy w listopadzie 2013 roku założyłam bloga pojawił się kolejny powód — chce żeby moje miejsce w sieci posiadało dobre teksty, a dodatkowo stało się inspiracją do zmian dla moich czytelniczek. Zaraz po założeniu własnej strony pojawiło się marzenie o pisaniu artykułów w ramach większych projektów, dla magazynów, czy bardziej popularnych blogerów. Wiedziałam, że to nie będzie proste i wymaga mnóstwa nakładu pracy. W głowie zaczęła kiełkować mi również myśl o założeniu w przyszłości własnego e-magazynu, gdzie mogłabym spełniać się w roli redaktorki. Po drodze zapragnęłam jeszcze udzielać się przy organizacji szkoleń z rozwoju osobistego i biznesu. Powód, dla którego chciałam zwiększyć swą produktywność był więc banalnie prosty — chciałam znaleźć na to wszystko czas i osiągnąć postawione sobie cele!

Wydajność jako narzędzie

Wydajna praca okazała się środkiem, dzięki któremu mogę robić wszystko to, co sobie zaplanuję. Dzięki efektywnej pracy jesteś w stanie zdziałać więcej i szybciej realizujesz swoje postanowienia. Aktywność w różnych obszarach pozwala człowiekowi się rozwijać i poszerzać horyzonty. Ponadto dzięki temu, że w czasie przeznaczonym na pracę skupiasz się tylko na niej i dajesz z siebie sto procent, zyskujesz czas na odpoczynek i inne przyjemności. Jak to wszystko osiągnąć?

6 wskazówek, które pomogą Ci zwiększyć produktywność:

1. Twórz tygodniowe listy zadań

Jest to sposób, który sprawdza się u mnie najlepiej. Listy codzienne nie do końca przynoszą oczekiwane rezultaty. Plan dnia może się posypać, a wtedy trzeba przenosić zadania na kolejne daty. Lepiej spisać to, co trzeba zrobić w danym tygodniu i dopasowywać poszczególne punkty do konkretnych dni wtedy, kiedy pojawią się najlepsze warunki do ich wykonania.

2. Zasada 2 minut

To jedna z najprostszych, a zarazem najlepszych rzeczy jakie możesz zrobić, aby podnieść swoją produktywność. Polega na tym, że zadania, które nie zajmują więcej niż 2 minuty wykonujesz od razu. Odpisanie na maila, wpięcie dokumentów do segregatora, telefon do przychodni, żeby umówić się na wizytę. Na początku dnia zacznij od rzeczy, które zajmą chwilę i nie będą Ci później zaprzątać głowy.

3. Zjedz tę żabę, czyli zacznij od najtrudniejszego zadania

Być może słyszałeś o metodzie Briana Tracy opisanej w książce Zjedz tę żabę. 21 metod podnoszenia wydajności w pracy i zwalczania skłonności do zwlekania. Wspomniana metoda polega na rozpoczynaniu pracy od uporania się z najtrudniejszym, czy najbardziej nielubianym przez nas zadaniem (ja przechodzę do tego po tym, jak wykonam wszystko, co można zrobić w dwie minuty). Często wizja uporania się z czymś, na co naprawdę nie masz ochoty sprawia, że nie jesteś w stanie skupić się na niczym innym, a Twoja praca nad pozostałymi zadaniami nie jest efektywna. „Załatwienie żaby” na początku dnia/tygodnia daje poczucie satysfakcji i wpływa na to, że możesz skupić się na kolejnych punktach z listy.

4. To co możesz podziel na mniejsze etapy

Jestem właśnie na etapie przenoszenia bloga na własny serwer. Wszystko to wygląda na bardzo skomplikowane, ale łatwiej mi się do tego zabrać dzięki podzieleniu oczekiwanego efektu na mniejsze zadania. Na kartce wypisałam, że muszę:

• wymyślić nową nazwę,
  
• wykupić domenę,
  
• założyć nowego bloga na wybranym serwerze,
  
• przenieść dotychczasowe artykuły,
  
• dodać na starym blogu przekierowanie do powstałej strony,
  
• stworzyć nowe treści.

Przeniesienie bloga jest z kolei etapem innego celu, czyli stworzenia najbardziej inspirującego miejsca dla kobiet w sieci :) Jak widzisz, wszystko można podzielić na etapy, nie ważne, czy chodzi o projekt związany z Twoją pracą, napisanie i wydanie książki, czy stworzenie szkolenia. Mniejsze zadania pozbawiają uczucia przerażenia i likwidują problem z określeniem tego, od czego właściwie powinno się zacząć.

5. Zawsze kończ to, co zacząłeś

Zasada jest bardzo prosta, ale i często pomijana. Czy cierpisz czasem na słomiany zapał? Ja bardzo długo miałam z tym problem. Rozpoczynałam różne rzeczy, które wydawały mi się genialne, po czym po paru godzinach/dniach traciłam ochotę na to, by je ukończyć. Od jakiegoś czasu kończę wszystko czego się podjęłam. Moja produktywność wzrasta, bo wiem, że i tak muszę doprowadzić dane zadanie do końca. Lepiej więc, jak skupię się na nim maksymalnie i zrobię wszystko, co należy w krótszym czasie.

6. Rób mapy myśli

Może wyda Ci się to zabawne, ale robię mapy myśli dla wszystkich większych zadań (przed przystąpieniem do pisania tego artykułu, również rozpisałam sobie wszystko o czym chcę wspomnieć). Ta technika pobudza kreatywność, sprawia, że w głowie pojawiają się nowe, ciekawe pomysły. Dodatkowo mapa staje się pewnego rodzaju schematem, dzięki któremu praca idzie szybciej i łatwiej, bo dokładnie wiadomo, co trzeba zrobić. Polecam Ci stworzenie takiej mapy nawet, gdy będziesz się szykować do własnego ślubu i wypisać na niej wszystko, co musisz zrobić przed tym ważnym dniem.

Powyższe wskazówki sprawdzają się w moim przypadku. Wiem też, że korzystają z nich moi znajomi. Ich niewątpliwą zaletą jest to, że są łatwe do wprowadzenia w życie. Nie wymagają przygotowań. Możesz je zastosować w każdej pracy, niezależnie od tego, czy jesteś zatrudniony na etacie, czy działasz jako freelancer. Ponadto wszystkie z nich możesz wykorzystać także do rzeczy związanych z pracą w domu, czy do Twoich osobistych przedsięwzięć.

Podsumowując…

Nie pozwól na to, by stać się więźniem własnego lenistwa! Wykorzystaj przedstawione w tym artykule rady i działaj produktywnie. Pamiętaj też, że czasem po prostu trzeba się zmusić. Człowiek osiągający sukcesy pracuje bez względu na swoje kaprysy, brak chęci, czy zapału. Każda z osób, którą podziwiasz za wielkie osiągnięcia, działa wbrew swoim słabościom, bo wie, że bez tego ma efektów.

Fot.: Flickr / De Vetpan Archive - siebewarmoeskerken.nl CC BY 2.0