Jak skrócić czas pracy, wykorzystując prawo Parkinsona
Wyobraź sobie wysoki plik stuzłotowych banknotów, leżących jeden na drugim w postaci półmetrowej wieży. Pomiędzy banknotami jest sporo wolnej przestrzeni. Nie widać jej na pierwszy rzut oka, jeśli jednak przyciśniesz stos do stołu, zmniejszy on swoją objętość dwu- lub trzykrotnie. Żaden z banknotów przez to nie zniknie ani nie straci na wartości. Usuniesz tylko powietrze, które nie jest tam do niczego potrzebne. Na tej zasadzie powinno się działać: eliminować to, co zbędne.
Prawo Parkinsona mówi, że praca rozciąga się do maksymalnego czasu, który na nią przeznaczymy.
Jeśli zaplanujesz, że będziesz tworzyć nową prezentację przez dwie godziny, tyle Ci to zajmie. Jeśli jednak przeznaczyłbyś na to zadanie tylko 50 minut, bardzo możliwe, że ten czas w zupełności Ci wystarczy. Jak to możliwe?
Im dłużej wykonujesz jakieś zadanie, tym większa szansa, że oprócz właściwych działań, będziesz też zajmować się dodatkowymi rzeczami. Najczęstsze zagrożenia związane z przeszacowanym czasem zadania to:
1. Rozpoczęcie wykonywania właściwego działania z opóźnieniem
Mam przecież dwie godziny na zrobienie tej prezentacji. To sporo czasu. Na pewno zdążę. Zanim zacznę ją robić …
… sprawdzę szybko skrzynkę mailową i odpiszę na jedną wiadomość;
… wejdę tylko na moment na Facebooka, żeby zobaczyć, czy ktoś coś do mnie napisał;
… zrobię krótką przerwę na kawę;
… wykonam tylko jeden telefon;
Zamiast skoncentrować się na stworzeniu prezentacji, bierzesz się za inne rzeczy. Przez to czas robienia prezentacji niepotrzebnie się wydłuża.
2. Przerywanie pracy krótkimi zadaniami
Jeśli przeznaczysz na zadanie więcej czasu niż faktycznie potrzeba, nie będziesz czuć oporu, by w trakcie pracy nad nim:
- odebrać telefon,
- przekąsić coś,
- zajrzeć do kalendarza i sprawdzić, co jeszcze masz do zrobienia,
- zapisać pomysł, który przyszedł Ci do głowy,
- wysłać do kogoś smsa.
To zagrożenie podobne jest do pierwszego. Różni się tylko momentem rozproszenia.
3. Nadmierna dbałość o detale (perfekcjonizm)
Gdy jesteś już bliski stworzenia ostatecznej wersji prezentacji, ale wykorzystałeś do tej pory dopiero 90 z zaplanowanych 120 minut, bardzo łatwo ulegniesz pokusie perfekcjonizmu: a może to zdjęcie przesunąć bardziej na prawo; może zwiększyć trochę tę czcionkę?
W nielicznych sytuacjach dokonanie takiej poprawki może mieć znaczenie. Najczęściej jednak będzie trwonieniem czasu. Jak wspominałem w poprzednim artykule: Zamiast być perfekcjonistą, zostań Parecistą. Koncentruj się na tym, co najważniejsze, a potem przechodź do kolejnego priorytetowego zadania, które da Ci 80% efektu.
Rozważmy teraz przykładowy scenariusz. Jest godzina 11:10. Obiecałeś, że ważny klient dostanie prezentację najpóźniej o 12:00. Masz maksymalnie 50 minut na jej stworzenie. Co zrobisz?
Weźmiesz się do roboty od razu, bez chwili zastanowienia i, ignorując wszelkie rozpraszacze, skoncentrujesz się wyłącznie na najważniejszych elementach - tym co musi być zrobione. Będziesz zaskoczony, że udało się wykonać zadanie na podobnym poziomie jakości w czasie dwa—trzy razy krótszym niż zwykle!
Wnioski
Jeśli chcesz w pełni wykorzystać potencjał Prawa Parkinsona, zastosuj następujący przepis:
Oszacuj czas potrzebny na wykonania zadania
Napisz, ile minut powinno Ci zająć ukończenie zadania. Odwołaj się przy tym do wcześniejszych doświadczeń albo rozbij to zadanie na kilka mniejszych czynności i oszacuj, ile zajmie każda z nich.
Zmniejsz szacowany czas o 10—20%
Jeśli szacowałeś, że zadanie zajmie Ci 120 minut, podejmij wyzwanie, by wykonać je w 100 minut. Największy postęp wykonasz przy nowym dla siebie typie zadania. Różnica pomiędzy pierwszym a drugim wykonaniem będzie większa niż pomiędzy ósmym i dziewiątym. Dlatego na początku warto skracać czas bardziej drastycznie (bliżej 20%), a przy kolejnych podejściach — mniej (bliżej 10%).
Włącz stoper i skoncentruj się całkowicie na wykonaniu zadania
Wycisz telefon, zamknij przeglądarkę internetową (lub wszystkie niepotrzebne karty), włącz stoper i rozpocznij wyścig z czasem. Walcz o każdą minutę.
Gdy skończysz, sprawdź ile Ci zajęło wykonanie zadania
Porównaj wartość szacowaną z tą, którą uzyskałeś. Przeszacowałeś czas wykonania zadania? Jeśli tak, to o ile minut? A może zadanie okazało się trudniejsze niż podejrzewałeś i zajęło Ci więcej czasu? Takie sytuacje też będą miały miejsce. Nie pozwól, by Cię zdemotywowały.
Następnym razem, gdy będziesz je wykonywać, przeznacz na nie kolejne 10—20% czasu mniej
Odejmij te 10—20% nie od czasu poprzedniego szacowania, ale od tego, ile minut faktycznie wykonywałeś zadanie.
Zmniejszaj czas do momentu, aż nie będziesz w stanie utrzymać satysfakcjonującej jakości wykonania zadania
Za każdym razem staraj się wykonać zadanie szybciej niż ostatnio. Powinno Ci się to udać z dwóch powodów. Po pierwsze: masz większe doświadczenie. Często poprzednio stworzyłeś już coś, na czym teraz możesz bazować — teksty, schematy graficzne itp. Po drugie, możliwe, że dalej czas jest przeszacowany i można poprzez kompresję, wypuścić trochę powietrza.
W końcu dojdziesz do momentu, w którym nie będzie się dało wykonać zadania w krótszym czasie, na poziomie, który będzie Cię satysfakcjonował. Wtedy przyjmij, że to jest czas, którego od tej pory się będziesz trzymać przy planowaniu tego rodzaju zadań.
Ciekawostka
Prawo Parkinsona działa nie tylko w przypadku zarządzania czasem, ale także w świecie finansów czy zdrowego odżywiania się. Finansowe Prawo Parkinsona mówi, że wydatki powiększają się do poziomu zarobków.
Jeśli ludzie zarabiają 1500 zł, będą wydawać 1500 zł. Jeśli jednak te same osoby zaczną zarabiać 4000 zł ich wydatki błyskawicznie dostosują się do nowego poziomu zarobków.
Można temu przeciwdziałać, ustawiając stałe polecenie przelewu w dniu otrzymania wypłaty. Przelewaj część swojej pensji (10—25%), którą chcesz oszczędzać, na konto na którym będziesz mieć utrudniony dostęp do środków. W ciągu 2—3 miesięcy Twoje wydatki zrozumieją, że nie zarabiasz 4000 zł (tyle, ile wpływa na konto), a 3000 zł (tyle ile zostaje na koncie). I dostosują się do tej niższej wartości.
Prawo Parkinsona działa również „na talerzu” :) Najczęściej zjesz tyle, ile sobie nałożysz. Wiedząc o działaniu tego mechanizmu, używaj mniejszych talerzy. Od kiedy do śniadania biorę mniejszy talerz, zamiast zjadać trzy kromki chleba, jem dwie. Mimo tego nie czuję się bardziej głodny.
