Zasada Pareto w praktyce

Andrzej Bernardyn — №5 z Dominikiem Ładą

Mimo iż o zasadzie Pareto słyszał niemal każdy, tylko nieliczni korzystają w pełni z jej potencjału. Czytając ten artykuł, dowiesz się jak to zrobić.

Teoria

Zasada Pareto głosi, że 20% badanych obiektów związanych jest z 80% pewnych zasobów. Istnieją różne praktyczne interpretacje tej zasady: 20% zadań dostarcza 80% efektu, 20% klientów dostarcza 80% dochodu lub 20% produktów generuje 80% zysku. Proponuję skupić się na wersji z zadaniami i efektem.

Jakie praktyczne wnioski można wyciągnąć z tego, że 20% zadań dostarcza nam 80% efektu?

Mądrze wybieraj zadania

Warto dobrze się zastanowić i wybrać rzeczywiście najkorzystniejsze działania.

Liczby 80 i 20 sugerują, że priorytetowe zadanie może dostarczyć czterokrotnie więcej korzyści niż działanie mniej ważne. Jeśli jedno zadanie z pięciu dostarcza nam 80% efektu, to na każde z pozostałych czterech (zakładając równy podział) zostaje zaledwie 5%. Oznacza to, że priorytetowe zadanie da nam 16 razy więcej niż zwykłe zadanie, na które poświęcić trzeba prawdopodobnie podobną ilość czasu i zasobów.

Oczywiście, nie zawsze rozbieżność w efektywności działań jest aż tak wyraźna. Czasem wynosi 70 do 30 albo 60 do 40. Jednak prawie zawsze jedno z zadań jest ważniejsze niż pozostałe i to właśnie je należy wykonać w pierwszej kolejności. Nawet jeśli jest najmniej przyjemne i najtrudniejsze.

Zerwij z perfekcjonizmem

Sytuacje, w których drobiazgi są decydujące i perfekcja jest niezbędna, by wygrać, zdarzają się stosunkowo rzadko. Na co dzień nie warto podnosić jakości aż do 100%. Sport jest dobrym przykładem tych rzadkich momentów, gdzie 100% jest pożądane — o wygranej w sprincie często decydują milisekundy. Jestem sobie w stanie również wyobrazić, że dla firmy produkcyjnej różnica pomiędzy stworzeniem dobrego samochodu na poziomie 80% a 90% może przesądzić o jej przetrwaniu lub bankructwie.

Jednak w większości przypadków nie jest to aż takie ważne. Powiem więcej, klienci często nie zobaczą różnicy pomiędzy jakością produktu na poziomie 80% i 100%. Dla nich w obu przypadkach jest on wystarczająco dobry. Po co więc przepłacać? Po co inwestować więcej czasu i pieniędzy niż jest to konieczne?

Odwrócona zasada Pareto: 80% zadań dostarcza 20% efektu.

Gdy wykonasz już priorytetowe zadania i osiągniesz jakość produktu / usługi na poziomie 80%, potrzebujesz włożyć 4 cztery razy tyle pracy, żeby z 80% dojść aż do 100%. Zamiast tego, dużo lepiej będzie znaleźć i wykonać inne priorytetowe zadania.

Wyobraź sobie, że jesteś właścicielem szkoły językowej. Możesz wyróżnić cztery główne obszary działalności w swej firmie:

  1. Obsługa bieżących Klientów;
  2. Zdobywanie nowych Klientów;
  3. Sprawy administracyjne;
  4. Rozwój kadry i pozyskiwanie nowych pracowników.

Załóżmy, że wykonałeś już priorytetowe zadanie z pierwszego obszaru (1.), jakim było stworzenie ciekawego kursu do nauki języka angielskiego dla dzieci. Pozostałe zadania, które zostały w tym obszarze to:

Być może któryś z tych elementów byłby miłym dodatkiem do kursu, jeśli jednak ich zabraknie, nic się nie stanie. Rodzice ani dzieci nie wiedzą przecież, że planowałeś takie atrakcje i nie zorientują się, że czegoś brakuje. Tylko w Twojej świadomości kurs będzie niekompletny.

Zamiast wykonać jedno z pozostałych zadań z tego obszaru i podnieść jakość kursu z 80% do 85%, możesz wybrać priorytetowe zadania z trzech pozostałych obszarów Twojej działalności (2., 3. i 4.).

W ten sposób możesz zrobić kolejną "osiemdziesiątkę", zamiast inwestować czas w piątkę (zwykłe zadanie, dające ok. 5% efektu).

Zachowując balans pomiędzy różnymi elementami biznesu, możesz uzyskać efekt synergii i równomiernie się rozwijać. W ten sposób unikniesz problemu wąskiego gardła, kiedy jeden z niedostatecznie dobrych elementów będzie blokował Ci możliwość skorzystania z pełnego potencjału pozostałych.

Jak w praktyce zastosować zasadę Pareto już dziś

  1. Wyróżnij cztery kluczowe obszary dla Twojego biznesu / pracy.

    Weź kartkę A4, narysuj na niej maksymalnie duże koło, podziel je na cztery części i podpisz na zewnątrz koła każdą z ćwiartek.

  2. Wypisz pięć zadań dla każdego z tych obszarów.

    Wewnątrz każdej ćwiartki koła wpisz po pięć zadań z każdego obszaru. W sumie będziesz mieć listę 20 zadań.

  3. Wybierz priorytetowe zadanie z każdej ćwiartki.

    Podkreśl lub zaznacz gwiazdką po jednym zadaniu z każdej ćwiartki, które wydaje Ci się najistotniejsze — to, którego wykonanie da najlepsze rezultaty.

  4. Ustal kolejność wykonywania zadań priorytetowych.

    Zdecyduj, które z priorytetowych zadań wykonasz jako pierwsze. Jeśli chcesz, możesz też zadecydować, które z nich zrobisz jako drugie, trzecie i czwarte, jednak nie jest to konieczne. Często lepiej będzie zdecydować o kolejności pozostałych priorytetowych zadań dopiero po wykonaniu pierwszego. Do tego czasu może się okazać, że inny porządek będzie sensowniejszy.

Zamiast być perfekcjonistą, stań się parecistą

Znajduj najbardziej wartościowe zadania, które dadzą Ci 80% efektu i pracuj nad ich kompletną realizacją. Zamiast spędzać dużo czasu nad każdym detalem, zainwestuj czas w kolejne priorytetowe zadania. Konsekwentne stosowanie tej strategii pozwoli Ci co najmniej dwukrotnie zwiększyć produktywność, czego Ci życzę :)

Ilustr.: Radosław Kozieł

Andrzej bernardyn

Andrzej Bernardyn

Doświadczony trener wysoko oceniany przez pracowników m.in. Capgemini, Volvo czy Opera Software. Właściciel firmy szkoleniowej Zdobywalnia.pl. Ekspert w dziedzinie zarządzania czasem, wystąpień publicznych i komunikacji.

Blog Andrzeja Polub Zdobywalnię na Facebooku