ND = 10 * UM * EN²

Najbliższe Działanie jest kluczowym pojęciem metodyki Getting Things Done (GTD) Davida Allena, zdefiniowanym jako „absolutnie najbliższa, fizyczna czynność do wykonania”.

Lepsza definicja

Nie jakieś „zorganizuj spotkanie”, ale „zadzwoń do Zyty w celu zarezerwowania sali”. Nie „odrób lekcje”, ale „rozwiąż zadanie numer 2 ze strony 26 podręcznika do matmy”. Nie „rozbij obóz”, ale „wyjmij namiot z pokrowca”.

Najbliższe Działania są atomami — cegiełkami, z których budujesz Projekty i za pomocą których osiągasz swoje cele.

Okazuje się jednak, że przytoczona powyżej definicja jest zbyt ciężkostrawna i dezorientująca dla niektórych adeptów metodyki GTD. Co to właściwie znaczy „absolutnie najbliższa, fizyczna czynność”?

Dlatego ja wolę inne określenie — sformułowane na forum GTD przez użytkownika o pseudonimie Gardener:

Najbliższe Działanie to czynność, którą „po prostu da się zrobić”.

Nic dodać, nic ująć — strzał w dziesiątkę, trafienie w samo sedno i uchwycenie — w prostych, żołnierskich słowach — najgłębszego sensu tego, co David Allen miał na myśli.

Jak optymalnie kroić Projekty

Najbliższe Działanie to czynność, którą „po prostu da się zrobić” — bez żadnych warunków wstępnych, biorąc jedynie pod uwagę uwarunkowania otoczenia i posiadane narzędzia (kontekst), ilość czasu i energii, jakimi dysponujesz oraz wagę projektu, z którym działanie to jest związane.

W przeciwieństwie do oryginalnej, allenowskiej definicji stwierdzenie „po prostu da się zrobić” zawiera niezwykle potrzebną wskazówkę, dotyczącą tego, jak należy optymalnie „kroić” każdy Projekt na Działania — nie za grubo i nie za cienko. Dlaczego to takie ważne? Ponieważ zbyt duże kęsy zniechęcają do działania, a zbyt małe („otwórz szufladę”, „wyjmij długopis” itp.) są czystą stratą czasu.

„Po prostu da się zrobić” oznacza również, że dana czynność ma być oczywista, dostępne mają być wszystkie środki do jej wykonania, choć nie musi być ona trywialna. Zauważ, że dla każdego człowieka i każdego Projektu poziom oczywistości i trywialności jest inny i ta definicja zgrabnie ten fakt uwzględnia. Nie daje jednak ostatecznej odpowiedzi: jak dzielić?

Wzór

Tu z pomocą przychodzi wzór matematyczny, który niedawno wymyśliłem:

ND = 10 * UM * EN²

gdzie:

ND — optymalny czas Najbliższego Działania dla danego Projektu wyrażony w sekundach,

UM — twój poziom kompetencji w dziedzinie Projektu wyrażony w skali od 1 (początkujący) do 10 (mistrz),

EN — twój entuzjazm związany z realizacją Projektu wyrażony w skali od 1 (szorowanie toalety) do 10 (tworzenie dzieła, które odmieni losy świata).

Jednym słowem: wielkość Najbliższego Działania powinna być wprost proporcjonalna do twoich umiejętności pomnożonych przez twój entuzjazm do kwadratu.

Przykład 1. Wypełnianie zeznania podatkowego: UM = 3, EN = 1, więc ND = 10 * 3 * 1 = 30 sekund.
Najbliższe Działanie: „Wyjmij formularz zeznania z szuflady”.

Przykład 2. Pisanie artykułu do Productive! Magazine Polska: UM = 7, EN = 8, więc ND = 10 * 7 * 64 = 4480 sekund czyli prawie godzina i piętnaście minut.
Najbliższe Działanie: „Napisz co najmniej 500 słów”.

Z powyższego wzoru wynika zatem następująca, ostateczna definicja Najbliższego Działania:

Najbliższe Działanie to czynność, którą „po prostu da się zrobić”, biorąc pod uwagę poziom kompetencji i entuzjazmu wykonawcy.

Fot.: Flickr / osakasteve na lic. CC BY-NC-NA-2.0