Krok 3 kursu "10 kroków do maksymalnej produktywności"

Michał Śliwiński — №5 z Dominikiem Ładą

Krok 3 to określanie „Najbliższych Działań” — zadań priorytetowych w celu przyspieszenia prac nad projektem. Odkryjesz, że czasem wystarczy wykonanie małego kroku, aby cały projekt ruszył do przodu.

Z tej lekcji nauczysz się:

Krok 3 — Jakie jest Twoje „Najbliższe Działanie”? — obejrzyj całą pięciominutową lekcję:

Najbliższe Działania w GTD

Według mnie pomysł na „Najbliższe Działania” jest najważniejszym aspektem systemu Getting Things Done Davida Allena. Koncepcja posiadania wielu zadań i zadecydowania „co jest najbliższym zadaniem, aby sprawy ruszyły z miejsca”, w moim przypadku, okazała się niezwykle efektywna.

Gdy odkryłem i przeczytałem książkę Davida Allena, zrozumiałem różnicę między tradycyjnymi listami zadań, a menadżerami zadań…i programami opartymi o Getting Things Done… , np. Nozbe :-)

Priorytetyzacja

Problem jest następujący. Jeśli zrobiłeś to, o co Cię prosiłem w dwóch poprzednich lekcjach, to masz przed sobą mnóstwo projektów i jeszcze więcej zadań. I od czego tu zacząć? A płakać przecież nie wolno ;-)

Podpowiadam rozwiązanie: za każdym razem, gdy zajmujesz się nowym projektem, przyjrzyj się dokładnie liście zadań w nim zawartych i zapytaj sam siebie, co powinno być Twoim pierwszym krokiem. Które zadanie pomoże choć trochę zbliżyć się do realizacji tego projektu?

Dlaczego to takie ważne? Nie możemy patrzeć na listę zadań jak na wodospad. Oznacza to, iż musielibyśmy zacząć od pierwszego zadania, aby potem przejść do drugiego, a przecież zdarza się, że to właśnie pierwsze zadanie nas blokuje i nie możemy ruszyć z projektem!

Małe zwycięstwa

Kluczem do sukcesu jest teoria „małych zwycięstw”. Według niej wystarczy zrobić minimalny ruch, wykonać drobne zadanie, aby zobaczyć wymierne efekty swojego działania i to, że projekt nie stoi w miejscu. Czujesz się wówczas lepiej. To jest właśnie skuteczne załatwianie spraw.

Czasem wystarczy wybrać proste zadanie ze środka listy tylko po to, aby poczuć się lepiej. Przykładowo, jeśli musisz zadzwonić i zaprosić 10 osób na spotkanie, zacznij od tych, których lubisz najbardziej.

Palma… a raczej gwiazdka pierwszeństwa

W Nozbe Najbliższe Zadania są sercem systemu. Aby jakieś zadanie stało się Twoim najbliższym, wystarczy, że zaznaczasz je „gwiazdką”. Wtedy pojawia się ono na liście „ogwiazdkowanych” zadań, czyli Twoich „Najbliższych Zadań”.

Jeśli chcesz, możesz wybrać więcej niż jedno zadanie z danego projektu. Ja zwykle wybieram od zera do trzech, co oznacza, że w niektórych projektach nie mam, przynajmniej chwilowo, żadnych „Najbliższych Zadań”. W innych mam jedno, dwa lub trzy.

Pomysł na gwiazdkę zapożyczyliśmy z Gmaila, gdzie za jej pomocą oznaczasz wybrane wiadomości. Oznaczenie zadań w projektach w ten sposób powoduje, iż później jesteś w stanie zobaczyć listę wszystkich takich zadań ze wszystkich projektów na jednej liście priorytetów.

Dzięki temu unikasz codziennego przeglądania wszystkich projektów w poszukiwaniu kolejnych „Najbliższych zadań”. Swoją bieżącą listę masz w jednym miejscu i na niej się koncentrujesz. Gdy już wykonasz wszystkie widniejące na niej zadania, możesz udać się na poszukiwanie kolejnych zadań do „ogwiazdkowania”.

Krok po kroku

Chcę podkreślić, że podczas realizacji zadań z gwiazdką powinieneś unikać myślenia o dodatkowych priorytetach. Koncentrujesz się na każdym zadaniu po kolei aż do zakończenia wszystkich.

Nozbe zostało zaprojektowane, by motywować Cię do wykonywania zadań, a nie zarządzania nimi. Dlatego ustawianie kolejności zadań w Nozbe jest takie proste, wystarczy przeciągnąć i upuścić zadanie wyżej lub niżej na liście.

Które zadania w Nozbe są automatycznie gwiazdkowane

Kolejność zadań na liście priorytetowej jest niezależna od tej w projektach. Dodatkowo, abyś miał poczucie, że Twoja lista priorytetów jest Twoim centrum dowodzenia, w Nozbe część zadań automatycznie otrzymuje gwiazdkę.

Załóżmy, że masz zadanie z datą realizacji ustawioną na dziś. System automatycznie oznaczy je gwiazdką i wyświetli na liście priorytetów bez żadnej dodatkowej interwencji z Twojej strony. Nie uda Ci się zapomnieć o spotkaniu czy ważnej dacie.

Jeśli dzielisz projekt z zespołem i ktoś deleguje zadanie na Ciebie, stajesz się za nie odpowiedzialny. Automatycznie zostaje ono przez system oznaczone gwiazdką. I tu znowu nie musisz obawiać się, że coś Cię ominie.

Swoją listę priorytetów możesz filtrować wg projektów, kontekstów, czasu czy innych kryteriów. Ułatwia to zawężenie listy, a w efekcie pomaga skoncentrować się na tych tylko zadaniach, które masz przed oczami. Lepsza koncentracja to efektywna realizacja.

Pamiętaj, aby nie oznaczać wszystkich zadań jako „najbliższe”, takie zachowanie mija się z celem. Naprawdę nie stanie się nic złego jeśli w danym projekcie masz zero najbliższych zadań na ten moment. Po prostu zadecydowałeś, że realizacja tego projektu w tej chwili nie jest najważniejsza.

Na koniec — przejrzyj proszę projekty. W niektórych oznacz zadania gwiazdkami. Później wykonaj je wg swojej listy priorytetów. Wybranie tylko kilku zadań ułatwi Ci koncentrację i pozwoli szybciej je wykonać. Powodzenia!

Michael sliwinski

Michał Śliwiński

Redaktor naczelny Productive! Magazine, twórca i CEO Nozbe (aplikacji do zarządzania czasem) oraz współautor bestsellerowej książki pt.: „#iPadOnly”.

Strona Michała Znajdź Michała na Twitterze Przeczytaj książkę #iPadOnly