Krok 2 kursu "10 kroków do maksymalnej produktywności"

Michał Śliwiński — №4 z Maćkiem Budzichem

Mam nadzieję, że poprzednia lekcja produktywności dotycząca Inboxa pomogła Ci okiełznać multum napływających każdego dnia spraw. Teraz czas na ich ustrukturyzowanie. Zacznijmy od projektów. Poznaj najważniejsze zasady zarządzania projektami:

Weź udział w mojej pięciominutowej lekcji i zostań project managerem z prawdziwego zdarzenia :)

Krok 2 — „Projekty” — obejrzyj całą pięciominutową lekcję:

Zadanie czy projekt?

Czy wiesz, że to, co do tej chwili uważałeś za zadanie, jest tak naprawdę projektem? Dlaczego? Po prostu wymaga więcej niż jednej czynności do jego ukończenia. Nauczę Cię, jak tworzyć więcej projektów niż do tej pory.

Czy Ci się to podoba czy nie, staniesz się kierownikiem projektów. Większości z nas project manager kojarzy się z facetem w garniturze, który prowadzi firmę, zajmuje się wielkimi inwestycjami czy ogromnymi transakcjami. Lecz przecież każdy z nas zarządza projektem zwanym po prostu życiem. Aby skutecznie załatwiać sprawy, musisz być naprawdę dobry w zarządzaniu.

Projekt

Każda sprawa, która wymaga wykonania więcej niż jednej czynności w celu jej zrealizowania, jest projektem. Oto lista przykładowych projektów:

Pułapką, w którą często wpadamy, jest dodawanie jako zadanie czegoś, co tak naprawdę jest projektem. Wówczas, na pewno urośnie ono w Twoich oczach do rozmiarów niewykonalnych.

Dlatego, jeśli przeglądam moje zadania i widzę, że coś wymaga więcej niż jednego kroku, szybko przerabiam je na projekt i dzielę na małe, łatwo wykonalne zadania.

Nazewnictwo

Jeśli chodzi o nazwy projektów, to staram się, aby były możliwie krótkie, ale jednocześnie treściwe. Kiedy zacząłem tworzyć Nozbe, miałem na liście tylko jeden projekt: „Nozbe”. Z biegiem czasu moja aplikacja wygenerowała więcej różnych projektów. Pierwotny projekt Nozbe musiałem podzielić na: „Rozwój Nozbe”, „Nozbe marketing” itd.

Elastyczność

Z doświadczenia wiem, że lepiej jest mieć więcej projektów niż mniej. Wbrew temu, co się często myśli, większa liczba projektów prowadzi do większej przejrzystości naszego systemu. Dzięki temu jednym spojrzeniem mogę ocenić, co mam jeszcze do zrobienia.

Dzięki dostępnej technologii i programom takim jak Nozbe mogę bez trudu przenosić zadania, notatki i pliki między projektami. Wystarczy kilka kliknięć. Osobiście robię to bardzo często. Nic nie jest na stałe przypisane, w miarę jak wykonuję zadania, wiele projektów zmienia się i łączy… a zadania przemieszczają się.

Etykiety

Osobiście wolę projekty powiązane niż pod-projekty. Hierarchia może niezwykle ograniczać. Dlatego wolę mieć podobny projekt obok niż pod-projekt. To stanowi też przyczynę istnienia etykiet w Nozbe. Etykiety służą do grupowania projektów razem.

W Nozbe mogę oznakować ten sam projekt więcej niż jedną etykietą. To z kolei pozwala mi łączyć projekty w różne grupy i wyświetlać je w zależności od tego, nad czym pracuję w danym momencie. Mój projekt „Blog” może mieć etykietę „Nozbe” jeśli chodzi o blog Nozbe, ale także etykietę „Pisanie”, którą oznaczam wszystko związane z zadaniami wymagającymi tworzenia tekstów.

Etykietowanie projektów ułatwia mi koncentrację (mówiłem o tym w Kroku 1) ponieważ filtrowanie wg etykiet pozwala mi widzieć tylko te projekty, nad którymi w danej chwili pracuję. Mimo, że mam około 50 projektów, dzięki wybranej etykiecie jednocześnie widzę tylko 5-10.

Uwielbiam prostotę

Dodawanie priorytetu do projektu czy zadania dodatkowo komplikuje system. O wiele prościej jest w Nozbe przeciągnąć projekt w górę lub w dół listy. Im wyżej projekt tym jest ważniejszy. I tyle ;)

Jeśli czegoś nie mogę znaleźć, lub w danej chwili wolę widzieć uporządkowaną listę projektów, mogę ją przełączyć na „Porządek alfabetyczny”. Wiele autorytetów z dziedziny produktywności zaleca utrzymywanie projektów właśnie według porządku alfabetycznego.

Niektóre projekty mają oczywistą „datę ukończenia”. Wynika to z faktu, że oznaczam projekt jako „ukończony”, gdy wszystkie zadania w nim zostaną wykonane i znikną z mojej listy.

Są projekty, które traktuję jako otwarte. Będą to np.: „pomysły do bloga”, „bycie supertatą”, „marketing Nozbe”. Zawsze pozostają niekończącymi się listami zadań. Cały czas pojawiają się w nich nowe wyzwania. Oczywiście nie ma w tym nic złego.

Dodatkowa pomoc

Projekty to nie tylko zadania. Wiele z nich wymaga materiałów uzupełniających. W Nozbe dodajemy notatki i pliki jako materiały pomocnicze. Niezwykle ważne jest, aby mieć je zawsze pod ręką i w tym celu lubię używać takich aplikacji, jak Box, Dropbox czy Evernote. Z tego właśnie powodu Nozbe ma wbudowane mechanizmy synchronizacji z tymi serwisami. Pliki i notatki w nich zapisane automatycznie pojawiają się w danym projekcie w Nozbe jako materiały uzupełniające.

Dodatkowo, aby pomóc sobie w realizacji zadań z danego projektu, możesz te materiały bezpośrednio do nich załączyć. Wystarczy, że pisząc komentarz, dodasz plik, obraz, filmik z YouTube, notatkę Evernote, plik z Dropboxa czy cokolwiek innego.

Tak więc zostałeś już menadżerem projektów. Nie ma rady :) Bycie produktywnym oznacza wykonywanie kolejnych zadań w celu realizacji swoich projektów.

Czy Twoje zadania Cię przerażają? Jeśli tak, to podziel je na projekty, po czym potnij na mniejsze kawałeczki, czyli niewielkie zadania i realizuj je krok po kroku. Zbieraj też wszystkie materiały pomocnicze. Gdy już nabierzesz odpowiednich nawyków, staniesz się mistrzem w zarządzaniu projektami. Powodzenia!

Michael sliwinski

Michał Śliwiński

Redaktor naczelny Productive! Magazine, twórca i CEO Nozbe (aplikacji do zarządzania czasem) oraz współautor bestsellerowej książki pt.: „#iPadOnly”.

Strona Michała Znajdź Michała na Twitterze Przeczytaj książkę #iPadOnly