4 złote zasady superproduktywności

W swojej pracy trenera często spotykam ludzi, którzy, mimo że wyposażeni w najnowsze aplikacje i gadżety, galopują zagubieni wśród miliona spraw do załatwienia i pytają, gdzie popełnili błąd i co tak naprawdę jest sekretem „super-produktywności”?

Koncept jednej uniwersalnej odpowiedzi na wszystkie problemy nie jest mi bliski. Jednak obserwując ludzi produktywnych, którzy płyną przez życie ze spokojem, wydaje mi się, że łączą ich: skupienie, wypracowane nawyki, stosowane narzędzia i ustrukturyzowanie działań.

Skupienie

Skupienie przejawia się u ludzi produktywnych w bardzo wielu aspektach. Zaczyna się na poziomie zadań, na którym robią jedną rzecz na raz w pełni skoncentrowani, bez odrywania się co chwilę, by czytać pocztę, portale społecznościowe lub wykonać drobne, rozpraszające zadania robione „przy okazji”. Część z nich używa do tego techniki Pomodoro, inni po prostu mają taką naturę i nie potrzebują do tego żadnych procedur.

Skupienie widać również w projektach, w których panuje porządek i ograniczona ilość informacji. Wydaje się, że robią mniej, jednak z dużo większą mocą. Przypominają światło słoneczne, które skupione przez soczewkę może wypalać dziury w przedmiotach.

Kiedy spotykasz się z ludźmi posiadającymi zdolność tego typu koncentracji, masz wrażenie, że są w pełni z Tobą, tu i teraz, całkowicie dla Ciebie. Telefon wcale nie dzwoni tak często, nie zerkają co minutę na przychodzącą pocztę. Kiedy złapię taką osobę przy biurku, nie przełącza się panicznie między wieloma aplikacjami i oknami konwersacji. Gdy kończymy rozmowę, wiem, że sprawa jest zamknięta, że dotarliśmy do sedna, że się całkowicie zaangażowaliśmy i cieszę się z wyniku. Nie ma napięcia, jest uśmiech i wdzięczność.

Jak oceniasz swoje skupienie w pojedynczych zadaniach i całych projektach?

Nawyki

Najbardziej produktywne osoby, jakie znam, pracują świadomie nad swoimi nawykami. Nie chodzi o to, by ciągle siebie samego kontrolować czy w napięciu pilnować wykonania określonego planu. Rzecz polega na tym, aby przez wiele tygodni codziennie stawiać mały krok, aby w końcu wykształcić nawyk, który będzie pracował na naszą korzyść nawet wtedy, gdy o nim świadomie nie myślimy.

Ludzie, którzy to wypracowali, nie kontrolują się w napięciu i nie tworzą skomplikowanych procesów. Po prostu, pożyczając mi książkę, odruchowo zapisują „co i komu”. Robili to już wiele razy aż do momentu, w którym bez żadnego wysiłku ta myśl i ten schemat działania po prostu pojawiają się w ich umyśle. Zapisują pomysły, zadania do zrobienia, inspiracje, terminy zadań i wydarzeń. Gdy pojawiają się nie cierpiące zwłoki zadania, potrafią pomyśleć o ważności, a nie tylko pilności. Wydaje się, że taka osoba ma dziesiątki dobrych nawyków, które pracują dla niej, nawet gdy jest w pełni rozluźniona i nie myśli o niczym aktywnie.

Gdyby zapytać taką osobę, jak do tej magii doszło, okazałoby się, że te pozytywne nawyki wprowadzała do swojego życia jeden po drugim. Budowała i budowała, aż stworzyły solidny fundament, który trzyma teraz całą konstrukcję projektów i zadań.

Jakie dobre nawyki już masz, a nad jakimi nawykami warto popracować?

Narzędzia

Ludzie są różni i dlatego nie ma jednego uniwersalnego narzędzia. Kropka.

Osoby naprawdę produktywne wykorzystują maksimum możliwości narzędzi, z których korzystają, ale też, co najważniejsze, narzędzia te oddają ich osobisty charakter. Dla jednych będzie to aplikacja na iPhone'a lub iPada, dla innych kolorowa mapa myśli, a dla jeszcze innych kartka papieru lub zwykły notatnik. Nie chodzi o to, by kopiować to, co robią inni, ale by umieć odnaleźć siebie, swój styl i narzędzia, które z nimi harmonijnie współgrają. Jako żeglarz możesz mieć jasny cel, wielkie żagle, nowoczesną łódkę, ale jeśli nie będziesz współpracować z kierunkiem wiatru, nigdzie nie dopłyniesz.

Jakie narzędzia oddają Twój styl i charakter?

Struktura

Na życie możemy popatrzeć z różnych wysokości. 10 kilometrów nad ziemią to inna perspektywa niż 100 metrów nad ziemią, a perspektywa pasa startowego jest jeszcze inna. Rozumie to bardzo dużo osób, rzadko jednak udaje mi się spotkać jednostki, które dobrze czują się na wszystkich tych wysokościach. Osoby naprawdę produktywne tworzą strukturę, która łączy wszystkie te poziomy.

Ludzie efektywni na poziomie pojedynczych zadań czasami potrafią utknąć na „poziomie pasa startowego”. Paradoksalnie nie potrzeba im więcej zadań. Trzeba im więcej struktury, która połączy aktywności w projekty i pomoże zrozumieć, jak wszystkie te projekty i zadania realizują wizję firmy lub życiową. Zdarzają się również marzyciele, którzy żyją wizją, czasem potrafią z tego utkać pomysły na projekty, ale kompletnie gubią się na poziomie pojedynczych zadań.

Osoby naprawdę produktywne płynnie przemieszczają się na wszystkich wysokościach. Gotowa struktura pomaga nie marnować czasu na długie dywagacje. Pozwala za to skupić się na realizowaniu zadań, poczuć jasne cele projektów i to, jak wpisują się one w wizję firmy lub całego życia. Wykazują one więcej spontaniczności i „szczęścia”, które zostaje zauważone. To pozwala się odprężyć i być jednocześnie naprawdę efektywnym.

Na jakiej wysokości czujesz się najlepiej? Czy któraś szczególnie Cię przeraża?

Podsumowanie

Kiedyś wyobrażałem sobie naprawdę produktywnych ludzi jako jednostki z przyklejonymi dwoma telefonami do uszu, zaangażowane w tysiące aktywności i projektów i ciągle w ruchu. Dzisiaj widzę, że u super-produktywnych jest wręcz odwrotnie: zamiast napięcia — są wypracowane przez lata nawyki. Narzędzia, które są zawsze pod ręką, pracują efektywnie i oddają styl i charakter danej osoby. Skupienie jak promień słońca pozwala przepalić największe przeszkody, a struktura powoduje, że jest czas, by przyjrzeć się życiu z różnych wysokości i zachować w nim harmonię, w tym czas na prawdziwy odpoczynek.

Fot.: Flickr / GogDog na lic. CC BY NC-2.0