Krok 1 kursu "10 kroków do maksymalnej produktywności"

Mam nadzieję, że podobał Ci się ten numer magazynu. Na deser mam dla Ciebie jeszcze jedną porcję inspiracji. Usiądź wygodnie, zrelaksuj się i poświęć pięć minut na udział w pierwszej lekcji mojego kursu „10 kroków do maksymalnej produktywności”.

Oczyść umysł

W Kroku 1 mówię przede wszystkim o tym, jak uwolnić umysł i pamięć od zbędnego obciążenia poprzez przenoszenie wszystkiego do godnego zaufania systemu. Opowiem o zasadach korzystania ze Skrzynki Spraw Nadchodzących, która ma Ci pomóc skoncentrować się na konkretnych zadaniach i nie zapominać o kolejnych. Nauczysz się:

• Ile mam Inboxów… i dlaczego tak dużo (albo tak mało?);
• Jak poprawnie korzystać ze Skrzynki Spraw Nadchodzących i jak często ją przetwarzać(codziennie? co tydzień?);
• Jakie aplikacje (oprócz Nozbe) stosuję jako „cyfrowe Skrzynki Spraw Nadchodzących”.

Jednym słowem, poznasz moje najskuteczniejsze sztuczki, jakie stosuję w pracy z „Inboxem”.

Krok 1 — „Inbox” — obejrzyj całą pięciominutową lekcję:

Zaufany system

Witaj na pierwszej lekcji mojego kursu „10 kroków do maksymalnej produktywności”. Zaakceptuj fakt, że myślisz o zbyt wielu rzeczach na raz. W związku z tym musisz oczyścić umysł, a jego zawartość przenieść do własnego, zaufanego systemu produktywności.

Moja żona wiecznie się ze mnie śmieje, mówiąc, że jestem jak stary komputer z domyślnymi ustawieniami. Rozpoznaję tylko 16 podstawowych kolorów i udaję, że jestem wielozadaniowcem… a przecież tak naprawdę umiem wykonywać tylko jedną rzecz w danym czasie.

Jak twierdzi David Allen w swej książce Getting Things Done, gdy umysł myśli o zbyt wielu sprawach na raz, nie da się de facto zrobić nic konkretnego. Trudno być efektywnym, gdy myśli są rozproszone.

Z tego powodu potrzebujesz zaufanego systemu, do którego łatwo możesz przenieść sprawy, o których nie chcesz i nie musisz myśleć w danej chwili. Im łatwiej będzie Ci je w nim zamieszczać, tym lepiej. To pierwsza tajemnica. Druga, to przejrzenie danych, które odciążyły Twój umysł i uporządkowanie ich.

Inbox

Miejscem, w którym przechowujesz wszelkie dane jest Inbox, czyli Skrzynka Spraw Nadchodzących. Trafiają tam wszystkie Twoje myśli, pliki, dokumenty, maile, notatki czy wiadomości głosowe — wszystko, o czym myślisz.

Problem tkwi w tym, że mamy więcej niż jedną taką skrzynkę w naszym życiu. O wiele więcej… Rozwiązanie polega na tym, by zminimalizować liczbę Skrzynek, pamiętać o nich wszystkich i regularnie je przeglądać.

Regularne przeglądanie i porządkowanie naszych Skrzynek jest kluczem do sukcesu. Nie wystarczy „rzucić tylko okiem” na swoją skrzynkę. Przejrzyj ją krok po kroku, zawsze decydując, co zrobić z każdą zawartą w niej rzeczą.

Moje Skrzynki Spraw Nadchodzących

Niektóre skrzynki są fizyczne, inne wirtualne, lub, jak się obecnie mówi — „w chmurze”. Oto lista moich skrzynek. Podejrzewam, że możesz mieć ich nawet więcej!

Skrzynka e-mailowa — czyli wszystkie wiadomości jakie do mnie przychodzą. Codziennie przeglądam każdą wiadomość jaka tam wpłynie, aby mieć pewność, że moja skrzynka pozostanie pusta. Nie zawsze odpowiadam od razu na każdą wiadomość. Część z nich trafia do zakładki „odpowiedzieć później”. Kluczową sprawą jest podjęcie decyzji, co zrobić z każdym nowym mailem.

Skrzynka fizyczna — to miejsce w moim biurze, do którego trafiają dokumenty, listy, rachunki itp. Przeglądam ją gruntownie raz w tygodniu, również dbając o to, aby została opróżniona. Za każdym razem decyduję, co wyrzucić, co zatrzymać, co zeskanować nim przejdę do następnej sprawy.

Bardzo przydatną okazuje się tu następująca sztuczka: na moim biurku obok klawiatury zawsze leży notatnik i długopis. Kiedy przychodzi mi coś na myśl, od razu to notuję. Na koniec dnia mam kartkę zapełnioną notatkami. Wkładam ją do mojej fizycznej skrzynki i przeglądam później.

Inbox w Nozbe, który jest moim narzędziem do zarządzania czasem — tam zamieszczam wszystkie zadania, jakie tylko przyjdą mi do głowy. Co najmniej raz w tygodniu porządkuję ten bałagan i decyduję, które z nich muszę zrobić w danym okresie, co chcę wykonać wkrótce, co zrobię jeszcze później lub wcale…

Moja „wirtualna” Skrzynka w Nozbe musi być równie elastyczna jak ta fizyczna. Mogę do niej dodać zadanie przekazując e-mail do Nozbe z tytułem jako nazwą zadania, mogę dodać zadanie z dowolnej przeglądarki za pomocą bookmarkletu lub po prostu bezpośrednio dodać zadanie za pośrednictwem Nozbe na moim urządzeniu.

Do przechowywania i przeglądania notatek używam także aplikacji Evernote. Synchronizuje się ona z Nozbe i pomaga mi w jeszcze dokładniejszym wykonywaniu zadań. Jeśli nadam notatce etykietę „Inbox” lub nazwę aktywnego projektu, sprawiam, że pojawia się ona w moim Nozbe.

Kiedy nie mam czasu na pisanie, wyciągam iPhone'a i klikam na aplikację do „notatek głosowych”. Dyktuję to, co mam na myśli. Takie notatki również przeglądam raz w tygodniu. Nozbe na iPhone'a też przyjmuje już zadania dyktowane przez telefon.

Aplikacje takie jak Pocket czy Instapaper służą mi do przechowywania interesujących artykułów, które znalazłem w sieci. Gdy mam czas i ochotę na czytanie, otwieram jedną z nich na iPhonie lub iPadzie. W ten sposób codziennie mam coś nowego do przeczytania.

Na moim Macu mam folder „Pobrane”. Jest to domyślny folder, w którym przechowuję wszystkie pobrane pliki, aplikacje i dokumenty. Tu także dokonuję cotygodniowego przeglądu, podczas którego oczyszczam folder i decyduję, co zrobić z każdym plikiem.

Tak więc mam kilka Skrzynek: fizyczną, Nozbe, Evernote, na notatki głosowe, aplikacje do późniejszego czytania i folder z pobranymi plikami. Pilnuję tego, aby wpływające rzeczy nie trafiały nigdzie poza te miejsca.

Mieć skrzynkę to za mało…

Kolejną kluczową kwestią jest systematyczne przeglądanie Skrzynek. Niektóre przeglądam codziennie, inne co drugi dzień, ale wszystkie są sprawdzane przynajmniej raz w tygodniu. Jeśli w jakimś tygodniu nie oczyszczę którejś ze skrzynek, będzie się to za mną ciągnęło przez kolejne dni.

Oto pierwsza część mojego kursu — Inbox czyli Skrzynka Spraw — dlaczego i gdzie powinniśmy przechowywać nasze myśli, aby nic nie stracić, a przede wszystkim, aby mieć umysł wolny od tego, co go rozprasza. Wszystko po to, by móc skoncentrować się na obecnym, najważniejszym w danej chwili zadaniu.