Jak delegować prace?
Spotykając się z moimi klientami, często widzę, że delegowanie obowiązków to jeden z poważniejszych problemów, z którymi się borykają. Niby wszyscy wiedzą, jak to robić, ale w praktyce okazuje się co innego.
Opowiem Ci swoją historię o delegowaniu. Niech posłuży jako drogowskaz. Dlaczego to prywatna historia, a nie przykład wzięty z biznesu? Bo każdy musi czasem posprzątać w domu!
Decyzja o wydelegowaniu
Gdy już pracowałem „na swoim” ponad rok, stwierdziłem, że mam wiele różnych obowiązków i brakuje mi czasu. Chciałem skupić się na istocie mojej pracy, na tym co przynosi mi największą wartość, a nie rozpraszać się drobiazgami. Poszukując obowiązków, które mogę łatwo i szybko delegować, padło na sprzątanie domu i biura. Nigdy jakoś specjalnie nie paliłem się do tego. Z drugiej strony z domu wyniosłem przywiązanie do porządku. Niby dwie sprzeczne rzeczy, a jednak współistniejące ze sobą. To było przyczyną, dla której sprzątałem nieregularnie i zazwyczaj wtedy, gdy nieład przekraczał granicę akceptowalności.
Poszukałem więc kogoś do sprzątania. Ceniąc czas i wysiłek, jaki włożyłem w wykończenie mieszkania, stwierdziłem, że musi to być ktoś z polecenia. Ktoś, komu można zaufać. Padło na panią Kasię. Miała bardzo dobre referencje a przy pierwszym spotkaniu wzbudziła moje zaufanie.
Pokaż, zrób, zostaw…
W czasie pierwszej wizyty pani Kasi określiliśmy jej zakres obowiązków. Trwało to ponad 60 minut. Zwiedzaliśmy razem każdy pokój, pokazywałem każdy detal, o który trzeba zadbać. Wyjaśniłem, czym i jak trzeba sprzątać, by nie było plam, rys, itp. Pani Kasia zadawała dużo pytań, proponowała swoje rozwiązania. Niespodziewanie wyskoczyła nam sprawa z psem. Pani Kasia toleruje psy, ale nie takie duże i nie tak energiczne jak mój. Udało nam się na szczęście znaleźć rozwiązanie. Przy pierwszych kilku wizytach ktoś będzie w domu, aby i pies i pani Kasia mogli się ze sobą oswoić. Po roku mój pies uwielbiał panią Kasię. Z jakich powodów, nie wnikam.
A ty?
A Ty, ile poświęcasz czasu na omówienie zakresu obowiązków ze swoimi podwładnymi lub współpracownikami? Czy czasem nie robisz tego byle jak? Nie boisz się błędów, których nie da się naprawić? A co z nieprzewidzianymi czynnikami, które mogą wpłynąć na jakość i komfort pracy?
Zwrot z inwestycji
Ja się bałem tych konsekwencji. Przełamanie strachu to była moja inwestycja, która szybko się zwróciła. Zaniechanie tych działań mogłoby doprowadzić do błędów, a tym samym stworzyć powody do wykonania dodatkowej pracy. Gdybyśmy nie wyjaśnili sobie od razu wszystkich naszych oczekiwań co do zakresu, metod i jakości pracy, potem mielibyśmy duży problem.
Dlaczego?
Rezultaty działań pani Kasi mogłyby być kiepskie i szybko bym jej podziękował.
Naprawienie uszkodzeń wynikających ze złego sprzątania, np. rys, mogłoby się wiązać z wysokimi kosztami.
Nieścisłości w wyznaczeniu standardów pracy mogłyby spowodować, że pani Kasia sama by podjęła decyzję o odejściu, bo wymagałbym od niej wykonywania nieustalonych wcześniej prac.
Przerywanie pracy w celu wyjaśniania pojawiających się wątpliwości oznaczałoby stratę czasu zarówno mojego, jak i pani Kasi. Nie wspomnę już nawet o stresie…
Zaufaj i daj pracować innym
Po takim wstępie pani Kasia zaczęła sprzątać mieszkanie przez kolejne cztery godziny. Ja nie komentowałem w ogóle tego, w jaki sposób pracuje. Uwierzyłem w jej kompetencje, doświadczenie i zdrowy rozsądek. Jednym słowem nie stałem nad nią. To oznaczało dla niej spokojniejszą pracę, a i ja miałem czas na swoje zadania. Wiedziała jednak, że jeśli jest coś niejasnego, jestem w pobliżu.
Po skończeniu pracy zapłaciłem i umówiliśmy się na kolejne sprzątanie… Pomiędzy kolejnymi wizytami notowałem swoje uwagi. Przy kolejnej okazji wyjaśniłem pani Kasi swoje spostrzeżenia. Ona się do nich odniosła i dzięki temu doprecyzowaliśmy obowiązujące zasady pracy. W ten sposób postępowaliśmy jeszcze kilka razy. Skupienie się na celu, który chciałem osiągnąć, a nie na metodach pracy zaowocowało tym, że pani Kasia pracuje u mnie już od bardzo dawna. A ja nie tracę czasu na kontrolę. Mam spokój.
Uściślanie zakresu pracy, wyjaśnianie pewnych rzeczy trwa jednakże cały czas. Z jednej strony usprawniamy niektóre aspekty, z drugiej — cały czas zmienia się otoczenie, rzeczywistość. Uważam, że sukces naszej współpracy jest efektem obopólnego zaangażowania, cierpliwości i życzliwości. Trzeba pamiętać, że popełniane błędy nie są efektem złych intencji, ale przede wszystkim braku komunikacji i jasno sprecyzowanych oczekiwań obu stron.
Podsumowanie, czyli TOP 5 zasad delegowania wg Grzegorza
Dokładnie określ, czego oczekujesz. Skup się na celu, a nie metodach, chyba, że jest to istotne z punktu widzenia procesu wykonywania zadania. Poświęć czas na wytłumaczenie zadania.
Bądź gotów na rewizję zleconego zadania, bo często mogą się pojawić nieprzewidziane okoliczności.
Na początku przeglądaj efekty pracy częściej, by na bieżąco przekazywać swoje uwagi.
Zapomnij o mikrozarządzaniu — zaufaj. Jeśli brak Ci zaufania, zmień osobę albo własne nastawienie.
Określ zasady komunikacji w razie wykrytych problemów.
Fot.: Flickr / harshxpatel na lic. CC BY-NC-ND 2.0
