Piramida komunikacji

O koncepcji piramidy komunikacji po raz pierwszy rozmawiałem z Radkiem w 18. odcinku prowadzonego przez nas podcastu. W audycji nr 65 raz jeszcze poruszyliśmy ten temat, uaktualniając nieco nasze pierwotne założenia. Wówczas napisałem także krótką książkę o zdalnej komunikacji w firmie bez centralnego biura.

Zamiast stosować jedynie komunikację o niskiej lub wysokiej przepustowości, jak często robi się w tradycyjnych biurach, w Nozbe wyróżniamy aż pięć różnych poziomów komunikacji. Zajmują one różne pozycje pomiędzy dwoma skrajnymi biegunami - „najmniejszą” i „największą przepustowością” a nowe technologie i dostępne aplikacje sprawiają, że komunikacja na każdym z poziomów jest optymalna. Oto pięć typów, jakie wyodrębniamy.

Poziom 1. Zacząć i skończyć

Praca w skupieniu i na najwyższych obrotach

Trzon naszej pracy. W świecie idealnym spędzalibyśmy większość czasu na tym właśnie poziomie. Zero przeszkadzaczy i dekoncentracji. Po prostu skupiamy się na realizacji zadania, a gdy kończymy, przedstawiamy owoc naszych działań współpracownikom. Na tym poziomie komunikujemy się poprzez efekty naszej pracy.

Poziom 2. Informacje zwrotne na spokojnie

Oczekiwanie na feedback współpracowników

Po ukończeniu zadania potrzebne są informacje zwrotne od zwierzchnika lub innej kompetentnej osoby. W tradycyjnym biurze w ruch poszłyby maile - kończysz pracę i przesyłasz jej efekt do współpracownika z prośbą o ocenę i ewentualne uwagi. Na tym poziomie nie oczekujesz natychmiastowej reakcji na swoją wiadomość. Po prostu potrzebujesz feedbacku i spodziewasz się, że wybrana osoba prześle Ci go tak szybko, jak tylko będzie mogła. Nie przeszkadzasz jej, ale liczysz na pomoc. Na tym poziomie komunikujemy się poprzez informacje zwrotne.

Poziom 3. W tę i z powrotem

Wiadomości na bieżąco

Czasami informacja zwrotna potrzebna jest niemal natychmiast. W tradycyjnym środowisku pracy utarło się, aby w takiej sytuacji po prostu podejść do biurka szefa lub kolegi. Dzięki technologii, można skorzystać z aplikacji do czatowania i nie przeszkadzać współpracownikom aż tak. Wysyłając wiadomość na czacie, sygnalizujesz, że potrzebujesz doraźnej pomocy. Na tym poziomie komunikujemy się za pomocą krótkich wiadomości tekstowych, aby móc ukończyć rozpoczęte zadanie.

Poziom 4. Natychmiastowy feedback

Powiedz mi…

Zdarza się, że potrzebujemy przedyskutować z kimś konkretny temat, ale nie wymagamy od współpracownika, aby poświęcił nam 100% uwagi. Na tym etapie korzystamy z rozmów głosowych. W zwykłym biurze oczywistym narzędziem w takiej sytuacji jest telefon. Rozmówca może szybko przekazać nam potrzebne informacje, nie zaprzestając jednak innych czynności (np. przemieszczania się, prowadzenia samochodu itp). Na tym poziomie komunikujemy się znacznie szybciej, starając się w miarę możliwości szanować przestrzeń innych osób.

Poziom 5. Spotkania

Twarzą w twarz

Niektóre sytuacje wymagają spotkania twarzą w twarz. Jest to jednak najrzadziej wykorzystywana przez nas forma komunikacji, która nie powinna być stosowana jako „domyślna”. Wymaga przygotowania i absolutnego zaangażowania wszystkich porozumiewających się stron. Każdy uczestnik spotkania jest skoncentrowany wyłącznie na bieżącej dyskusji i zobowiązany do aktywnego uczestnictwa. Na tym poziomie komunikacja przebiega bardzo szybko, ale okupiona jest pewnymi kosztami. Z tego powodu uciekamy się do tego kanału sporadycznie i tylko w przypadkach, gdy spotkanie jest naprawdę konieczne.

Nie bez powodu mówimy o piramidzie

Nazywamy to „Piramidą komunikacji”, aby podkreślić jak rzeczywiście chcemy się komunikować w zespole.

• Chcemy spędzać jak najwięcej czasu na Poziomie 1.,
• a następnie przechodzić na Poziom 2., by uzyskać feedback,
• potem doprecyzować sprawy na Poziomie 3.,
• i na szybko przedyskutować niejasności (Poziom 4.),
• aby w końcu zebrać wszystkich zainteresowanych i zaangażować ich na Poziomie 5.

Jak wspomniałem, w idealnym świecie większość czasu spędzalibyśmy na Poziomie 1., trochę mniej - na Poziomie 2., znacznie mniej - na 3. Poziom 4. i 5. wykorzystywalibyśmy jak najrzadziej.

I tak, pozwalamy każdemu członkowi zespołu realizować jak najwięcej zadań, jak najmniej przeszkadzając sobie wzajemnie i prosząc o informacje zwrotne tylko, gdy jest to konieczne.

Rzecz jasna łatwo powiedzieć, trudniej zrobić. W zoptymalizowaniu komunikacji na każdym z etapów pomagają nam jednak świetne aplikacje i technologie, o których szerzej piszę w mojej książce „No Office Apps” dostępnej po angielsku w wersji elektronicznej.