Piramida narzędzi do komunikacji

W osiemnastym odcinku z cyklu „The Podcast”, który nagrywamy z Radkiem rozmawialiśmy o tym, jak wykorzystujemy różne narzędzia do różnych typów komunikacji. Autorem pomysłu jest Radek (posłuchaj odcinka, w którym o nim opowiada), ale sposób, w jaki go rozwinęliśmy jest zasługą całego zespołu Nozbe. Mocno wierzę w to, że piramida komunikacji może również okazać się przydatna do efektywnej wymiany informacji w firmach, które NIE współpracują zdalnie. Przebywając w tym samym miejscu, możemy nadużywać jednej formy komunikacji i nie doceniać innej. Poniższe wskazówki sprawdzą się zarówno w przypadku zespołów pracujących zdalnie, jak i stacjonarnie.

Poziom 1: komunikacja asynchroniczna za pomocą Nozbe i GitHuba

Narzędzia, z których korzystamy najczęściej to Nozbe (zarządzanie projektami i zadaniami) i GitHub (zarządzanie kodem – w końcu jesteśmy firmą tworzącą oprogramowanie). Komunikacja poprzez te narzędzia jest nieco wolniejsza, ale bardziej przemyślana i najbardziej efektywna w porównaniu do innych środków wymiany informacji. Współdzieląc z kimś projekt, możesz utworzyć dla niego zadanie, dodać komentarz… i oczekiwać, że osoba ta zajmie się jego wykonaniem, gdy uzna to za stosowne. Wiesz, że zadanie znajduje się na jej liście Priorytetów i kiedy będzie ją przeglądać, zobaczy to zadanie i przystąpi do jego realizacji. Podobnie jest w przypadku GitHuba. Pracujesz nad kodem, zatwierdzasz zmiany, przeglądasz inne zatwierdzenia. Dodajesz komentarze. Wszystko we własnym tempie.

Komunikacja jest asynchroniczna — czynności, jakie wykonujesz w Nozbe i na GitHubie, wymagają bloków czasu, w którym pracuje się w pełnym skupieniu. Odpowiedzi od innych osób również wymagają koncentracji. Narzędzia te nie są zaprojektowane po to, aby przeszkadzać innym, lecz po to, aby skutecznie realizować cele, koncentrując się w pełni na zadaniach bądź kodzie. Przy użyciu tych narzędzi popychamy projekty do przodu, przy czym każdy pracuje we własnym tempie.

Słowem-kluczem jest „koncentracja”. To jest właśnie to, czego pracownicy umysłowi potrzebują najbardziej, by działać skutecznie. A pracując zdalnie mamy jej więcej niż pozostali.

Poziom 2: bardziej synchroniczna, szybsza komunikacja: kanały na Slacku.

Kiedy potrzebujemy bardziej bezpośredniej i szybszej formy komunikacji z zespołem, używamy Slacka. Slack jest naszym firmowym komunikatorem. Stworzyliśmy w jego ramach odrębne kanały do rozmawiania na różne tematy. Mamy ogólny kanał firmowy oraz osobne pokoje dla poszczególnych działów: designu, programistów i marketingu oraz osobne miejsce do dyskusji na luźne tematy niezwiązane z pracą. Tego typu komunikacja jest szybsza, czasami odbywa się nawet w czasie rzeczywistym, choć wcale nie musi. Nadal możemy skoncentrować się na pracy, wrócić do kanału później i przejrzeć dyskusję, która nas ominęła oraz ewentualnie dodać coś od siebie. Używamy tej formy komunikacji do dyskutowania na różne tematy w czasie rzeczywistym, burz mózgów i w sytuacjach, które wymagają szybszej interakcji pomiędzy członkami zespołu.

Poziom 3 : komunikacja bezpośrednia przy użyciu Slacka, iMessage lub innych komunikatorów.

Na tym poziomie szybkość wymiany informacji wzrasta. Wciąż jest to tylko tekst, ale kiedy wysyłasz do kogoś bezpośrednią wiadomość, oczekujesz w miarę szybkiej odpowiedzi. Nadal jest to komunikacja na dość niskim poziomie przepustowości, ponieważ inne osoby mogą ignorować Cię i odpowiadać wtedy, kiedy znajdą czas lub rozmawiać z Tobą „na boku” w trakcie pracy nad czym, co chcą w danej chwili skończyć.

Staramy się zachować rozsądek i wymieniać ze sobą tylko kilka wiadomości, aby podjąć jakąś decyzję. Gdy zależy nam, aby ktoś wykonał zadanie jak najszybciej, wywołujemy tę @osobę.

Poziom 4 : rozmowy głosowe przez Skype’a lub FaceTime Audio (lub telefon :-)).

Zwykle planujemy rozmowy głosowe z wyprzedzeniem. Asynchornicznie ustalamy dogodny termin i dopiero wtedy do siebie dzwonimy. Zwykle używamy do tego Zooma lub Skype’a. Czasami również FaceTime Audio. Zdarza się również, że korzystamy z telefonu, choć obecnie jest to rzadkością.

Taka rozmowa jest już spotkaniem. W czasie jej trwania wciąż możemy nad czymś pracować, ale ponieważ jest to rozmowa w czasie rzeczywistym, powinniśmy skupić całą naszą uwagę na drugiej osobie.

Tak naprawdę nie całą… Podczas pracy bardzo często prowadzimy głosowe rozmowy na Skypie. Na przykład, gdy kończymy wspólnie projekt i chcemy pozostać w kontakcie, zostawiamy otwarte połączenie głosowe. Wiemy, że druga osoba nas słucha i w każdej chwili możemy coś do niej powiedzieć.

Rozmów głosowych używamy również do spotkań. Wówczas staramy się poświęcać sobie całą uwagę… w rzeczywistości jednak ma to miejsce dopiero na:

Poziom 5: komunikacja video / video-konferencje.

Na tym poziomie naprawdę angażujesz się w rozmowę i druga osoba oczekuje od Ciebie pełnej i niepodzielnej uwagi. Ten typ komunikacji jest analogiczny do rozmowy twarzą w twarz w biurze. Uczestnicy rozmawiają ze sobą i oczekują od siebie koncentracji i wzajemnego skupienia. Taka rozmowa wymaga pełnego zaangażowania.

Jest to forma komunikacji, której używamy rzadko – tylko wtedy, gdy naprawdę tego potrzebujemy. Wykorzystujemy ją do przeprowadzania burz mózgów nad pomysłami, które zapisuję na mojej tablicy i do poważniejszych, głębszych dyskusji. Używamy jej wtedy, gdy naprawdę tego potrzebujmy. W innych przypadkach w zupełności wystarczają nam pozostałe cztery formy komunikacji.

Jeśli pracujesz w tradycyjnym biurze, w którym wszyscy dojeżdżają do pracy, jak często korzystasz z tego 5. poziomu komunikacji? Jak często wygodniej jest pominąć pozostałe poziomy i od razu przejść do poziomu 5. — po prostu podejść do kogoś, przeszkodzić mu w jego pracy i całkowicie odciągnąć go od tego, co w danej chwili robi?

Każdy poziom kosztuje. Nie ma nic za darmo. Koszty na poziomie 5. Są najwyższe.

Tylko pomyśl. Dwie osoby odbywające rozmowę na poziomie 5. w pełni poświęcają sobie swój czas, więc w ciągu 30 minut wykorzystywana jest jedna roboczogodzina. Wszystkie pozostałe formy komunikacji są tańsze, ponieważ nie wymagają pełnej, niepodzielnej uwagi i obecności wszystkich uczestników w tym samym miejscu (nawet jeśli wirtualnym) i czasie. Tylko sobie wyobraź te wszystkie roboczogodziny spędzone na pogawędkach w otwartym biurze. Zobacz, ile to zmarnowanej produktywności!