Wywiad z Panią Swojego Czasu
Michał Śliwiński: Ostatnio bardzo o Tobie głośno w sieci…
Ola Budzyńska: Pracuję na wygraną, więc musi być głośno :-)
Michał: Przyznajesz, że kiedyś ze wstydu zapadłabyś się pod ziemię, gdyby ktoś nazwał Cię panią swojego czasu. Dziś nawet sama się tak nazywasz :-)
Ola: Myślę, że zawsze byłam dobrze zorganizowana i produktywna i wszyscy to zauważali. Chwalono mnie: „Ojej, ty wszystko robisz na czas, nie spóźniasz się, wszystko dowozisz, jesteś świetnie zorganizowana…”. A wówczas ja, jak stereotypowa kobieta i Polka, odpowiadałam: „A gdzie tam, wiesz, tak się po prostu jakoś udało”.
Dopiero kiedy u mojego syna zdiagnozowano cukrzycę typu 1 (nieuleczalną chorobę, którą będzie miał do końca życia i która wymaga ogromnej dyscypliny i porządku), dostrzegłam, ile rzeczy ogarniam, ile spraw mam na głowie – nie tylko w związku z opieką nad Jaśkiem, ale także moją pracą, którą bez względu na wszystko kontynuuję. Wtedy właśnie pomyślałam: kurczę, ja jestem panią swojego czasu!
Są chwile, gdy zastanawiam się, czy nie przesadzam, czy to nie jest już przechwalanie się, jednak mimo wszystko cały czas działam. Uważam, że robię coś dobrze, a gdy się robi coś pożytecznego, to trzeba o tym informować i dzielić się swoimi doświadczeniami. Dlaczego tylko ja mam korzystać? Dlaczego nie mogę nauczyć czegoś innych?
Michał: Dlatego też dziś przedstawiam Czytelnikom Productive! Magazine Aleksandrę Budzyńską, Panią Swojego Czasu!!!
Ola: Miło mi :-)
Michał: Pamiętam sytuację, gdy na krótko po odpaleniu Nozbe, w amerykańskim magazynie ukazał się bardzo pochlebny artykuł na temat mojej aplikacji. Kiedy niedługo potem osobiście poznałem autora tego tekstu na konferencji, on bardzo się ucieszył i wołał do wszystkich: „Hej, to jest ten świetny gość od Nozbe!”.
Nie umiałem odnaleźć się w tej sytuacji. Tłumaczyłem się, że jak tylko napisałem prostą aplikację, a tak naprawdę to dzięki jego artykułowi zyskała ona popularność…
On na mnie spojrzał i powiedział: „Nie masz powodu do bycia tak skromnym. Stworzyłeś świetne narzędzie! Nie mów takich rzeczy”. Naprostował mnie w tym temacie.
Ola: Cudownie, że o tym opowiedziałeś. To samo próbuję przekazać kobietom, z którymi współpracuję i które korzystają z moich porad. Jednak, w tym co robię, wychodzę z trochę innego założenia. Uważam, że narzędzia, techniki i metody są jedynie wisienką na torcie jeśli chodzi o efektywność działania i dobrą organizację. Najważniejsze jest to, jak sami o sobie myślimy i jak do tego podchodzimy. Wiele kobiet nie działa, nie organizuje się, nawet nie zaczyna! Nie biorą spraw w swoje ręce nie dlatego, że nie znają skutecznych metod czy technik, ale dlatego, że się boją. Martwią się o to, co powiedzą ludzie, czy nie uznają, że za bardzo chcą być na świeczniku, bądź że tak naprawdę nic nie umieją. Dlatego też bardzo wspieram kobiety właśnie w tych aspektach.
Michał: Myślę, że można do tego jeszcze dorzucić to, że nawet jeśli jesteśmy mega-zorganizowani i produktywni, to ważne jest, by samemu sobie powtarzać, że jest się tylko człowiekiem. Każdemu się zdarzają potknięcia, gorsze dni, chandra czy ból głowy. Nie zawsze trzeba być na 100%! Życie w przekonaniu, że powinno się takim być, męczy i podcina skrzydła.
Ola: Śmieję się, że mam w głowie dwie Budzyńskie. Jedna to jest ta, która stworzyła Panią Swojego Czasu i wciąż prze do przodu, a druga mówi: „Halo, czy to wszystko nie dzieje się za szybko?!”.
I zgadzam się z Tobą. Z racji, że żyjemy w rzeczywistości, w której duży nacisk kładzie się na tę efektywność (co z jednej strony jest dobre), nie potrafimy już jednak nic nie robić. Nie umiemy odpoczywać ani się relaksować. Nawet lenić się czasem nie potrafimy, bo mamy wrażenie, że wszystko musi czemuś służyć i być produktywne. Każda minuta naszego czasu. I ja się z tym nie zgadzam! Sądzę, że każdy ma prawo do słabszego dnia. Nie zawsze trzeba się do wszystkie zmuszać – lepiej dać sobie prawo do… chwili oddechu po prostu…
Michał: W pewnym momencie łapiemy się na tym, że optymalizujemy każdą sekundę. A to już bardzo zły objaw. Ostatnio nawet zauważyłem to u siebie w domu. Gdy zdarzała się chwila, gdy siedzieliśmy i nikt nic nie robił, zawsze ktoś szybko chwytał za telefon, aby jednak nie pozostawać bezczynnym. Ustaliliśmy więc zasadę, że po pracy, po szkole, kiedy już wszyscy razem jesteśmy w domu, odkładamy smartfony na bok. Jeszcze nie do końca nam to wychodzi, ale jest coraz lepiej. Uczymy się cieszyć sobą, swoim towarzystwem, a nie myśleć, że: „O! Mam chwilę, to zdążę jeszcze szybko coś zrobić!”.
Ola: Ojej, nasza rozmowa będzie niesamowicie nudna – co chwilę będę mówić: „U mnie jest dokładnie tak samo!” :-) Ale wracając do tematu – u nas naprawdę jest podobnie. Odbieramy dzieci ze szkoły ok. godz. 15 i od tej pory obowiązuje nas zakaz pracy. Czasem wieczorem jeszcze siadam do komputera, ale gdy rodzina jest w komplecie – nie.
Michał: No to w porównaniu do Ciebie, jestem niegodziwym rodzicem. Odbieram dzieci dopiero ok. 17.
Ola: Masz do tego pełne prawo. Nasze życie rodzinne jest specyficzne, bo kiedyś było… „specyficzne inaczej”. Swego czasu bardzo dużo pracowałam i bardzo mało bywałam w domu – choć byłam już mamą dwóch małych chłopców. Jeździłam po całej Polsce i prowadziłam 2-4-dniowe szkolenia. Wyjazdy były częste. Kiedy wracałam do domu, dzieci mówiły do mnie „tato”.
Michał: Co zadecydowało o tak radykalnej zmianie?
Ola: Kiedy zachorował Jasiek, postanowiłam sobie, że po prostu zmienię swoje życie. Zabrzmiało to górnolotnie, ale w praktyce wygląda to tak, że mam teraz bardzo nudne życie :-) Wszystko jest uregulowane, o 15:00 odbieram dzieci, o 19:00 kładę je spać… Ale to jest to, czego chciałam. Dąże do tego, aby utrzymać taki stan rzeczy.
Michał: W tym coś jest. Wydaje mi się, że, aby być dobrze zorganizowanym i produktywnym oraz szczęśliwym, trzeba zaakceptować tę nutkę nudy i rutyny. Laura Stack, amerykańska trenerka zajmująca się produktywnością, powiedziała w wywiadzie, jaki przeprowadziłem z nią kilka lat temu, że ma w kalendarzu regularnie powtarzające się wydarzenie: „Randka z mężem”. Każdy reaguje na to mniej więcej tak: „Jakie to mało spontaniczne, jakie nudne!”. Wtedy ona zadaje pytanie: „No dobra, a kiedy ty ostatnio byłeś/byłaś na randce ze swoim partnerem?”.
Ola: Właśnie! :-) I ja mam to samo! Przyznaję uczciwie, że kocham nawyki (które teraz szumnie nazywa się rytuałami, aby uniknąć negatywnych konotacji związanych ze niefajnym słowem nawyk :)). Jestem fanką rutyny. Pozwala ona w wielu sytuacjach nie myśleć o rzeczach, nad którymi w innym razie trzeba by się długo zastanawiać. I kiedy mówię kobietom, z którymi pracuję, o planowaniu różnych rzeczy, np. randki z mężem, czytaniu książki czy wyjściu na nordic walking nad Wisłę, reagują one dokładnie tak, jak to opisałeś. Podstawowy zarzut, jaki słyszę to: „O mój Boże, ale jak ja tak wszystko będę planować, to osiągnę zerowy poziom spontanu w życiu! Ja tak nie mogę!”
Wtedy ja proszę: „OK. Powiedz mi zatem, kiedy ostatnio tak spontanicznie przeczytałaś książkę!” I wtedy jest chwila konsternacji, natężone myślenie i… nie potrafią sobie przypomnieć!
To ja już wolę niespontanicznie czytać książkę codziennie niż spontanicznie nie czytać wcale! :-)
Michał: Nie wszyscy rozumieją, że to właśnie dzięki rutynie i tym rytuałom :-) nie musimy w wielu sytuacjach podejmować decyzji, na które zwykle poświęcamy mnóstwo energii i czasu. Pozostają nam jedynie decyzje w kwestiach „kreatywnych” – np.: dokąd na tę zaplanowaną od tygodnia randkę pójdziemy i co na niej zrobimy :-) Tu mamy pełne pole do popisu!
Ola: Zgadzam się w zupełności!
Michał: Olu, wiemy, jak wygląda druga połowa Twojego zwykłego dnia. Powiedz, jak organizujesz sobie przedpołudnia.
Ola: Każdy mój dzień powszedni wygląda mniej więcej tak samo. Wszyscy wstajemy o 7:00 rano i przygotowujemy się do wyjścia. Jemy śniadanie. Potem odprowadzamy chłopaków do szkoły i przedszkola. O 8:00 jestem już z powrotem w domu (pracuję w domu, chyba, że mam jakieś spotkanie). Od 8:00 do 9:30 mam swój absolutnie święty czas, w którym pracuję nad jednym najważniejszym zadaniem w danym dniu. I choćby się paliło i waliło… Hmm… nie – bo nawet jeśli się pali i wali, to ja nawet o tym nie wiem. Robiąc tę ważną rzecz, nie odbieram telefonów, nie reaguje na dzwonki, powiadomienia. Nie reaguję nawet, jeśli ktoś puka do drzwi. Tak jakby mnie po prostu nie było. Jest to związane w dużej mierze z chorobą mojego syna – ta najważniejsze rzecz musi być do godz. 9:30 ukończona, ponieważ o tej porze syn sobie mierzy poziom cukru we krwi i dzwoni do mnie, by podać wynik. No i czasem się okazuje, że to jest koniec mojego dnia pracy, bo trzeba jechać po niego i zażegnać kryzys. Po takim zdarzeniu często emocjonalnie mam już dzień z głowy.
Jeżeli jest wszystko w porządku, to o 9:30 mam pierwszą przerwę. I to jest duża zmiana, ponieważ kiedyś zaczynałam pracę długą „rozkrętką”. Robiłam sobie kawę, sprawdzałam maile… no i okazywało się, że po pierwsze, ta „rozkrętka” zawsze się przedłużała, a po drugie zawsze kończyłam ją w nerwach, bo ktoś coś napisał, czegoś niemiłego się dowiedziałam. W niczym mi ona nigdy nie pomagała. Teraz to zmieniłam i kawę piję dopiero ok. 10:00. Potem pracuję mniej więcej do 13:00. Potem robię sobie obiad i idę po dzieci. I koniec :-)
Michał: Czadowo! Zwłaszcza, że wiele osób, szczególnie pracujących w wielkich firmach, siedzi w pracy tylko po to, aby siedzieć. Czasem nawet po 12 godzin! Ale nie oznacza to wcale, że przez te 12 godzin są produktywni. Komuś może się wydawać, że mało pracujesz, a przez te 5 godzin robisz więcej niż niektórzy w ciągu kilkunastu. Co widać po tym, co osiągnęłaś :-) Pani Swojego Czasu nie rozciąga go, tylko w czasie, który ma do dyspozycji wykonuje to, co ma do zrobienia.
Ola: Bardzo lubię, kiedy kobiety po moich kursach dostrzegają, że skupienie się na najważniejszym (a dla kogoś, kto nigdy tego nie robił, ustalanie priorytetów nie jest łatwe) przez pół godziny daje niesamowite efekty. Wystarczy zaledwie pół godziny takiej totalnej koncentracji! Są zachwycone i piszą: „Jezu, ile ja przez te 30 minut zrobiłam!!!”.
Niestety wynikają z tego czasami niesnaski, bo to, co jest dla mnie ważne, niekoniecznie musi się takim wydawać komuś innemu. Natomiast, trzeba się trzymać swoich priorytetów, ponieważ tylko wytężona praca nad nimi doprowadza nas do celu.
Michał: Ważna jest umiejętność szybkiego „wyłączania się” i wchodzenia w ten stan skupienia. Dla nas – osób pracujących z domu może to być znacznie łatwiejsze niż dla tych, którzy pracują w biurach czy open space'ach. Na szczęście mnie przychodzi to już bez trudu. Nawet kiedy nie jestem sam, potrafię bardzo szybko odciąć się i skoncentrować na pracy nad ważnym zadaniem. Ktoś z boku może pomyśleć, że wygląda to dziwnie. Przed chwilą byłem obecny, rozmawiałem z nim, a kilka sekund później „znikam”. Nie przyszło to jednak samo – musiałem się tego nauczyć.
Ola: Praca w domu bardzo ułatwia koncetrację. Można nawet wyłączyć dzwonek w drzwiach :-)
Michał: Ja nawet nie muszę go wyłączać. Ponieważ moje biuro domowe mieści się na drugim piętrze naszego szeregowca, czasami po prostu nie słyszę dzwonka. Najczęściej trafia na kuriera. Szybko się jednak nauczył, że po dwóch próbach paczkę należy po prostu zostawić u sąsiadów :-)
Ola: Ja też w tej kwestii się „wycwaniłam” – wszystkie przesyłki zamawiam na adres teściowej i odbieram je hurtowo raz w tygodniu :-)
Michał: Czyli teściowa jest Twoim paczkomatem, tak? :-)
Ola: Mam nadzieję, że to do niej nie dojdzie :-)
Michał: Chciałbym dowiedzieć się czegoś więcej o Twoim kursie „Zorganizuj się w 21 dni”. Jakie są jego najważniejsze filary, co można z niego wynieść?
Ola: Kurs oparty jest na założeniu, że zarządzanie sobą w czasie to kwestia umiejętności, które, jeśli ich nie mamy, trzeba zdobyć lub rozwinąć a następnie nieustannie doskonalić. Jestem przekonana, że są to umiejętności, których na pewnym etapie życia z różnych powodów nie nabywamy. Nie uczą nas tego rodzice, nie ma ich w programie szkolnym, ani na studiach. Pózniej idziemy do pierwszej pracy, np. do osławionego „korpo”, siadamy przy biurku i znowu… nikt nas z organizacji czasu nie szkoli. Oczekują, że będziemy efektywni, że będziemy sobie sprawnie radzić ze wszystkimi obowiązkami, mailami, telefonami i ludźmi. Ale nikt nigdy nam nie mówi, jak to dobrze zorganizować. Są to więc umiejętności, które trzeba zwykle zdobyć na własną rękę. A na to potrzeba czasu! Nie nauczysz się koncentrować na zadaniu w ciągu kilku minut. Nad tą umiejętnością trzeba długo pracować.
Z tego też powodu moje kursy prowadzę online i nigdy nie trwają one jednego dnia, ponieważ ja chcę pobyć z uczestniczkami. Chcę być z nimi pierwszego, siódmego, czternastego i w końcu dwudziestego pierwszego dnia, aby się dowiadywać, jak im idzie wdrażanie tych umiejętności.
Michał: Macie do tego m.in. tajną grupę na Facebooku.
Ola: Tak. Ponadto, bardzo istotna w kursie jest metoda, którą nazywam tuptaniem, a która bardziej znana jest jako metoda małych kroków. Tu znowu wchodzi myślenie wywodzące się ze świata korporacji: „Albo osiągnę niesamowity i ambitny cel od razu albo w ogóle nie ma sensu ruszać z miejsca”. Tylko, że w ten sposób najczęściej kończy się na tym drugim.
Dlatego też przekonuję kursantki do tego, aby małymi krokami – minutę dziennie, potem pięć minut, ale działać, aniżeli myśleć przez dwie godziny dziennie o tym, że powinnam, i w związku z tym nic nie robić…
Michał: Czyli to są podstawy ideologiczne Twojego kursu :-) A jakie poruszasz zagadnienia?
Ola: Wychodzimy od tego, co myślimy o sobie w kontekście czasu. Wpadłam na to dopiero podczas pracy z kobietami. Wcześniej kursy zawsze zaczynałam od rzeczy „najważniejszej”, czyli od pytania: „Po co?”. Po co ci więcej czasu, co chcesz z nim zrobić, jakie są twoje cele, priorytety. Szybko okazało się, że odpowiedź na takie pytania jest dla kobiet niezwykle trudna, bo nigdy nie myślały w takich kategoriach. Zastanawiałam się nad tym, dlaczego nigdy nie myślimy w taki sposób, wypytywałam kobiety o to, co przychodzi im na myśl na hasło: „ja i czas”. Okazało się, że kobiety uwielbiają przyklejać sobie etykietki. Są nimi np.: „Oj taka już jestem niezorganizowana” albo „Jestem chaotyczna, na pewno mi się to nie uda” albo „Jestem perfekcjonistką i już tego nie zmienię”. No i rzeczywiście. Jeśli wmówisz sobie taką „prawdę”, to na pewno nic nie zmienisz – nie masz możliwości wdrożenia nowej umiejętności, jeśli tak o sobie myślisz!
Michał: No tak, bo działasz wówczas tak jakby wbrew sobie.
Ola: Wtedy właśnie zmieniłam strukturę kursu i teraz zaczynamy zawsze od tego, co ja o sobie myślę. Staram się przekierować myślenie kobiet z tego, „jaka jesteś” na to „co robisz”. Czyli nie: „jestem niezorganizowana” tylko: „dziś zrobiłam to i to” albo „nie zrobiłam tego i tego”. Bo jak dziś coś zrobiłam, to jutro mogę to zrobić lepiej albo odwrócić. Natomiast to, jaka jestem, ciężko zmienić.
Później, kiedy pozbędziemy się tej blokady, to idziemy już standardową drogą – bo jeśli chodzi o zarządzanie sobą w czasie, to ja przecież nie odkrywam Ameryki. W temacie produktywności są pewne rzeczy uniwersalne. Mówimy więc o celach i priorytetach, czyli po co nam ta większa ilość czasu. Zajmujemy się planowaniem, bo to jest jeden z moich koników. To są największe tematy, które często są dla uczestniczek zupełnie nowe i schodzi na nie najwięcej czasu.
Potem przychodzi kolej na zarządzanie skrzynką mailową, na to, jak się skoncentrować na zadaniu, jak robić jedną, a nie 1000 rzeczy naraz. Poruszam także kwestie, które jak sądzę dla kobiet są bardzo istotne, a rzadko pojawiają się przy temacie zarządzania czasem. Mam na myśli perfekcjonizm i asertywność. Bo co z tego, że się świetnie nauczę planować, jeśli nie potrafię powiedzieć „nie” wszystkim, którzy do mnie przychodzą i czegoś chcą.
Michał: No, chyba się zapiszę na Twój kurs, bo z tą asertywnością też u mnie na bakier. Zawsze chcemy wszystkim dogodzić i pomóc, wykazać się tą polską gościnnością :-) – i choć z definicji to jest fajne, to dla nas samych fajne bywa rzadko…
Chciałbym jeszcze dopytać Cię o kwestię planowania. Mówisz, że to Twój konik. Wolisz plany krótko- czy długoterminowe?
Ola: Nie wiem, co masz na myśli. Jeśli, mówiąc długoterminowe, masz na myśli 20 lat, to nie :-) Natomiast staram się planować i tak, i tak. Długoterminowo: w perspektywie roku, dwóch lat myślę o swojego rodzaju wizji tego, do czego chciałabym dojść, co chciałabym mieć, jak chciałabym, aby wyglądało moje życie zawodowe i prywatne. Natomiast krótkoterminowo planuję konkretne zadania i działania, które mam podjąć.
Metodą prób i błędów doszłam do wniosku, że najlepiej sprawdza mi się myślenie w perspektywie trzymiesięcznej. Być może jest tak dlatego, że przy tym, co robię takie ramy czasowe są najodpowiedniejsze. Jeśli np. kurs mam rozpocząć w maju, to już teraz powinnam bardzo intensywnie o tym myśleć, a nawet zacząć realizować wszystko, co przemyślałam wcześniej. Planowanie długoterminowe wygląda u mnie w taki sposób, że pod koniec roku myślę o tym, co się będzie działo w następnym. Zastanawiam się, co chciałabym zrealizować, jaki chciałabym mieć produkt. Później rozbijam to na plan działań w okresie trzymiesięcznym.
Michał: Słusznie! Ostatnio ktoś mnie poprosił o plany w stosunku do Nozbe na następne 5 lat i trochę się przestraszyłem!
Ola: To jest dla mnie wielka ulga, bo bałam się, że zadasz mi takie pytanie, jak na rozmowach kwalifikacyjnych dawno temu: „Jak sobie pani wyobraża swoją sytuację życiową za 5 lat?”. A ja odpowiadałam wówczas: „Yyy na Mount Everest planuję wejść”. Cieszę się, że uda mi się tego uniknąć :-)
Michał: Dłuższa perspektywa czasowa nie zawsze jest dobra, szczególnie w kontekście technologii. Pięć lat temu sytuacja miała się tak, ale dziś jest już diametralnie inaczej. Kto mógł to przewidzieć? Wiele firm nie przewidziało i właśnie upadły. Dlatego czasem dobrze opracować sobie spojrzenie ogólne w przyszły rok, ale konkretne działania planować w krótszej perspektywie.
Ola: Dobrze jest też zachować elastyczność. Z jednej strony mamy problem z tym, jak realizować cele, ale z drugiej strony często przeszkodą jest zbyt sztywne podejście do swoich założeń i planów. Coś już postanowiłam, nie daj Boże jeszcze światu ogłosiłam, to teraz już absolutnie muszę to realizować! A tak wcale nie jest. Czasem się okazuje, że sytuacja życiowa lub warunki na rynku dają wyraźne sygnały, że jednak nie tędy droga. Wówczas projekt trzeba zamknąć, uciąć i całą energię skierować gdzieś indziej.
Michał: *Zatrudniając nowe osoby do Nozbe, przyjęliśmy zasadę „fail fast” czyli „myl się szybko"… ale zatrudniaj długo. Także proces rekrutacji jest złożony i długi po to, żeby wyciągnąć najlepszą osobę. Jednak, jeśli ta osoba się nie sprawdza, to szybko kończymy współpracę, aby nie ciągnąć nic na siłę. Poświęciwszy tyle czasu i wysiłku na wyselekcjonowanie jednego kandydata, trudno jest potem się z nim rozstać. Trzeba jednak umieć szybko skorygować swoją drogę i nie brnąć dalej w las.
Ola: Doskonałe podsumowanie :-)
Obejrzyj wywiad z Olą Budzyńską: