Jak wdrożyć system FRESH za pomocą Nozbe
Parę słów o mnie
Nazywam się Jamie Rufe i mam 27 lat. Pochodzę ze Stanów Zjednoczonych, ale od pięciu i pół roku mieszkam we Wschodniej Azji – dwa i pół roku spędziłem w chińskim mieście Szenzen, a potem przeprowadziłem się na Tajwan. Wyjechałem do Azji od razu po zakończeniu studiów. Przez pierwsze lata pracowałem dla producenta półprzewodników, jednak ostatnio przeszedłem „na swoje” – postanowiłem założyć tu własną szkołę językową. Na razie zajmuję się głównie indywidualnym nauczaniem i rozwijam internetowy kurs do nauki podstaw mówionego języka chińskiego w kilka miesięcy.
Jak organizuję swoją pracę
Mam wiele obowiązków – startowanie z własnym biznesem to duże wyzwanie wymagające czasu energii i świetnej organizacji. W zeszłym roku odkryłem Nozbe i na nim zbudowałem podstawy swojego systemu do zarządzania czasem i zadaniami.
Mój system FRESH
W Nozbe pracuję wedle schematu, którego nauczyłem się z książki Todda Henry'ego pt. The Accidental Creative. Do opisania swojej metody związanej z kreatywnością i produktywnością, autor wielokrotnie używa skrótu FRESH stworzonego z pierwszych liter słów: Focus (skupienie), Relationships (powiązania), Energy (energia), Stimuli (motywacja), Hours (godziny).
Celem metody FRESH jest osiągnięcie trwałej skuteczności oraz wysokiej jakości efektów pracy. Koncept przedstawiony jest w następujący sposób:
Efektywny + Świetny + Zdrowy
Trwałe, zrównoważone i skuteczne działanie. Większość ludzi udaje się sprostać dwóm spośród tych kategorii, ale muszą jeszcze popracować, aby osiągnąć również trzeci pułap.
Efektywny + Świetny
Możesz regularnie osiągać świetne efekty, ale jeśli nie wypracujesz sobie pewnej równowagi, grozi ci wypalenie.
Świetny + Zdrowy
W wypadku, gdy osiągasz świetne efekty tylko raz na jakiś czas i nie starasz się spiąć i zwiększyć skuteczności, nie będziesz konsekwentny w działaniu ani godny zaufania. W efekcie, możesz nie sprostać oczekiwaniom swojego pracodawcy czy klientów lub nie zrealizujesz własnych planów zawodowych.
Efektywny + Zdrowy
W końcu, jeżeli pracujesz dużo i konsekwentnie, ale owoce twoich działań są średniej lub niskiej jakości, również nie uda ci się wyróżnić na tle konkurencji.
Mając na uwadze powyższe wytyczne, wdrażam w życie formułę FRESH za pomocą Nozbe:
Część 1: FRESH
Skupienie – aby mieć świetne pomysły i działać efektywnie, potrzeba koncentracji na celu i jego realizacji.
- „Wielka trójka” – obieram sobie po trzy cele tygodniowe, miesięczne i kwartalne
- Dla każdej trójki zakładam osobny projekt w Nozbe.
- „Trójka kwartalna” to moje trzy nadrzędne cele, do których realizacji dążę. Można obrać trzy cele na płaszczyźnie zawodowej i trzy na gruncie prywatnym.
- Następnie staram się porozdzielać te trzy duże cele na jak najwięcej pomniejszych projektów. Stają się one moimi miesięcznymi i tygodniowymi trójkami. Jak widzisz wszystko jednak ma zmierzać do realizacji trzech „wielkich” celów kwartalnych.
Dodatkowo, dla każdego celu z moich „Wielkich trójek” zapisuję sobie po jednym do trzech wyzwań. Wg „The Accidental Creative” wyzwaniami powinny być pytania dotyczące danego projektu i zawierające słowa typu: co/jak/po co/kto. Przed zabraniem się do realizacji projektu, warto odpowiedzieć sobie na serię takich pytań, by sprawdzić, czy nie pomogą dostrzec dodatkowych aspektów lub rozwiązań. Wyzwania zapisuję sobie w notatkach do projektu w Nozbe. Wyznaczam sobie także terminy, w których muszę uporać się z poszczególnymi wyzwaniami (zwykle potrzebuję na to nie więcej niż kilku dni).
Powiązane ze sobą projekty grupuję za pomocą etykiet w Nozbe. Dzięki temu, mogę skorzystać z filtrowania po Etykietach lub Kategoriach, by skupić się na wybranych zagadnieniach. Mam „makro-etykiety”, takie jak: „Praca”, „Nauka”, „Planowanie”, „Prywatne” oraz bardziej szczegółowe, które łączą poszczególne aspekty mojej pracy tematycznie. Do tego używam jeszcze Kategorii w Nozbe, by oznaczyć zadania – m.in.: prywatne, e-mail, spotkanie, obsługa klienta.
Aby skoncentrować się na prywatnych i zawodowych zadaniach, które koniecznie chcę zrealizować danego dnia, korzystam z widoku Priorytetów w Nozbe.
Dla każdego zadania określam przybliżony czas potrzebny na jego realizację. Biorąc pod uwagę prawo Parkinsona oraz zasadę Hortsmanna, wyznaczam taki czas, który zmusi mnie do skupienia i pozwoli osiągnąć wysokiej jakości efekty pracy. Rozpoczynając nowe zadania, zawsze nastawiam czasomierz.
Powiązania – mogą zagwarantować konstruktywny feedback oraz otworzyć wiele nowych drzwi.
Regularnie bierz więc udział w spotkaniach biznesowych i branżowych, konferencjach itp.
Sprawdzaj, kiedy odbywają się tego typu wydarzenia i uwzględniaj je w swoich planach i terminarzu.
Energia – zarządzanie energią jest kluczowym aspektem produktywności i zrównoważonego dążenia do sukcesu.
- Zawsze podczas podsumowania tygodnia i przy zakładaniu nowego projektu korzystam z procesu:
Eliminuj → Automatyzuj → Deleguj → Odraczaj → Zakańczaj”
Na początku decyduję, czy na pewno potrzebuję danego projektu i kasuję te, które uznam za zbędne.
Potem sprawdzam, czy nie da się jakoś zautomatyzować danego projektu lub zadania.
Z kolei upewniam się, czy jest ktoś, kto może mnie wyręczyć w pracy i deleguję zadanie na tę osobę.
Jeżeli dany projekt lub zadanie nie jest pilne, odraczam je.
Dopiero jeśli uznam, że zadanie lub projekt nie powinny być skasowane, zautomatyzowane, oddelegowane ani odroczone, wpisuję je na swoją listę.
Mam w Nozbe etykiety „Automatyzuj”, „Deleguj”, „Odrocz” – dzięki temu mogę oszczędzić nieco energii i skupić się na pracy, jaką rzeczywiście mam do wykonania.
Sprawdzam poszczególne etykiety przy okazji każdego wieczornego i cotygodniowego podsumowania.
Podczas podsumowań zawsze optymalizuję i „okrajam” projekty oraz zadania.
Określam czas potrzebny na wykonanie każdego zadania, aby móc zobaczyć łączny czas pracy na każdy dzień. Uważam tę opcję za bardzo przydatną – dzięki niej nigdy nie planuję realizacji zbyt wielu zadań danego dnia. Staram się zmieścić w 8-10 godzinach pracy dziennie.
Motywacja – aby zachować kreatywność i osiągać świetne efekty, musimy się nieustannie uczyć oraz motywować do wysiłku.
Mam ciągły projekt (czyli taki, do którego ukończenia nie dążę) o nazwie „Nauka”.
Podczas cotygodniowego podsumowania zawsze go uwzględniam i planuję czas na naukę w kolejnym tygodniu.
Stworzyłem też ciągły projekt „Pytania” z regularnie uzupełnianą listą pytań i zagadnień do zbadania.
W czasie podsumowania tygodnia zawsze dokładnie ją sprawdzam i porządkuję, usuwając kwestie już zbadane lub nieistotne a dodając nowe – wymagające researchu. Ustalam też, kiedy dokładnie go przeprowadzę i ile czasu mi zajmie.
Godziny – „godziny powinny być spędzane efektywnie”
Prowadzę ciągły projekt o nazwie „Lista pomysłów”
Podczas cotygodniowego podsumowania zawsze ją uwzględniam, odrzucam nietrafione pomysły oraz wyznaczam termin, kiedy w ciągu najbliższych dni przeanalizuję dane kwestie, pomyślę, zrobię burzę mózgu.
Część 2: PODSUMOWANIA
Podsumowania stanowią kluczowy filar mojego systemu FRESH. Te najważniejsze – cotygodniowe – przeprowadzam zawsze w niedziele. Dla każdego typu podsumowania mam specjalny projekt z listą punktów, które muszę za każdym razem uwzględnić, aby spokojnie rozpocząć nowy etap prac.
Robię trzy różne podsumowania:
- Analiza postępów prac nad „Tygodniową wielką trójką” z poprzedniego tygodnia.
- Wyznaczenie „Wielkiej trójki” na nadchodzący tydzień.
- Analiza postępów prac nad „Miesięczną wielką trójką” z minionego miesiąca.
- Wyznaczenie „Wielkiej trójki” na nadchodzący miesiąc.
- Analiza postępów prac nad ostatnią „Kwartalną wielką trójką”.
- Wyznaczenie „Wielkiej trójki” na nadchodzący kwartał.
Regularność
Jak widzisz, cały system jest dość prosty i uwzględnia wiele różnych aspektów istotnych dla utrzymania odpowiedniego tempa, skuteczności i jakości mojej pracy. Zachęcam do spróbowania. Wprowadź schemat FRESH i zobacz, czy działa. Zawsze możesz go nieco zmodyfikować, dodać jakieś elementy istotne przy specyfice twojego zawodu lub trybu pracy.
Bardzo ważne jest, aby nie zbaczać z kursu, nie pomijać żadnych podsumowań i działać regularnie, dając sobie czas na pracę twórczą, naukę, poszukiwanie inspiracji, załatwianie spraw bieżących i oczywiście – na odpoczynek :-)
