Jak wdrożyć system FRESH za pomocą Nozbe

Jamie Rufe — №16 z Aleksandrą Budzyńską

Parę słów o mnie

Nazywam się Jamie Rufe i mam 27 lat. Pochodzę ze Stanów Zjednoczonych, ale od pięciu i pół roku mieszkam we Wschodniej Azji – dwa i pół roku spędziłem w chińskim mieście Szenzen, a potem przeprowadziłem się na Tajwan. Wyjechałem do Azji od razu po zakończeniu studiów. Przez pierwsze lata pracowałem dla producenta półprzewodników, jednak ostatnio przeszedłem „na swoje” – postanowiłem założyć tu własną szkołę językową. Na razie zajmuję się głównie indywidualnym nauczaniem i rozwijam internetowy kurs do nauki podstaw mówionego języka chińskiego w kilka miesięcy.

Jak organizuję swoją pracę

Mam wiele obowiązków – startowanie z własnym biznesem to duże wyzwanie wymagające czasu energii i świetnej organizacji. W zeszłym roku odkryłem Nozbe i na nim zbudowałem podstawy swojego systemu do zarządzania czasem i zadaniami.

Mój system FRESH

W Nozbe pracuję wedle schematu, którego nauczyłem się z książki Todda Henry'ego pt. The Accidental Creative. Do opisania swojej metody związanej z kreatywnością i produktywnością, autor wielokrotnie używa skrótu FRESH stworzonego z pierwszych liter słów: Focus (skupienie), Relationships (powiązania), Energy (energia), Stimuli (motywacja), Hours (godziny).

Celem metody FRESH jest osiągnięcie trwałej skuteczności oraz wysokiej jakości efektów pracy. Koncept przedstawiony jest w następujący sposób:

Efektywny + Świetny + Zdrowy

Trwałe, zrównoważone i skuteczne działanie. Większość ludzi udaje się sprostać dwóm spośród tych kategorii, ale muszą jeszcze popracować, aby osiągnąć również trzeci pułap.

Efektywny + Świetny

Możesz regularnie osiągać świetne efekty, ale jeśli nie wypracujesz sobie pewnej równowagi, grozi ci wypalenie.

Świetny + Zdrowy

W wypadku, gdy osiągasz świetne efekty tylko raz na jakiś czas i nie starasz się spiąć i zwiększyć skuteczności, nie będziesz konsekwentny w działaniu ani godny zaufania. W efekcie, możesz nie sprostać oczekiwaniom swojego pracodawcy czy klientów lub nie zrealizujesz własnych planów zawodowych.

Efektywny + Zdrowy

W końcu, jeżeli pracujesz dużo i konsekwentnie, ale owoce twoich działań są średniej lub niskiej jakości, również nie uda ci się wyróżnić na tle konkurencji.

Mając na uwadze powyższe wytyczne, wdrażam w życie formułę FRESH za pomocą Nozbe:

Część 1: FRESH

Skupienie – aby mieć świetne pomysły i działać efektywnie, potrzeba koncentracji na celu i jego realizacji.

  1. „Wielka trójka” – obieram sobie po trzy cele tygodniowe, miesięczne i kwartalne
  2. Dla każdej trójki zakładam osobny projekt w Nozbe.
  3. „Trójka kwartalna” to moje trzy nadrzędne cele, do których realizacji dążę. Można obrać trzy cele na płaszczyźnie zawodowej i trzy na gruncie prywatnym.
  4. Następnie staram się porozdzielać te trzy duże cele na jak najwięcej pomniejszych projektów. Stają się one moimi miesięcznymi i tygodniowymi trójkami. Jak widzisz wszystko jednak ma zmierzać do realizacji trzech „wielkich” celów kwartalnych.
  5. Dodatkowo, dla każdego celu z moich „Wielkich trójek” zapisuję sobie po jednym do trzech wyzwań. Wg „The Accidental Creative” wyzwaniami powinny być pytania dotyczące danego projektu i zawierające słowa typu: co/jak/po co/kto. Przed zabraniem się do realizacji projektu, warto odpowiedzieć sobie na serię takich pytań, by sprawdzić, czy nie pomogą dostrzec dodatkowych aspektów lub rozwiązań. Wyzwania zapisuję sobie w notatkach do projektu w Nozbe. Wyznaczam sobie także terminy, w których muszę uporać się z poszczególnymi wyzwaniami (zwykle potrzebuję na to nie więcej niż kilku dni).

  6. Powiązane ze sobą projekty grupuję za pomocą etykiet w Nozbe. Dzięki temu, mogę skorzystać z filtrowania po Etykietach lub Kategoriach, by skupić się na wybranych zagadnieniach. Mam „makro-etykiety”, takie jak: „Praca”, „Nauka”, „Planowanie”, „Prywatne” oraz bardziej szczegółowe, które łączą poszczególne aspekty mojej pracy tematycznie. Do tego używam jeszcze Kategorii w Nozbe, by oznaczyć zadania – m.in.: prywatne, e-mail, spotkanie, obsługa klienta.

  7. Aby skoncentrować się na prywatnych i zawodowych zadaniach, które koniecznie chcę zrealizować danego dnia, korzystam z widoku Priorytetów w Nozbe.

  8. Dla każdego zadania określam przybliżony czas potrzebny na jego realizację. Biorąc pod uwagę prawo Parkinsona oraz zasadę Hortsmanna, wyznaczam taki czas, który zmusi mnie do skupienia i pozwoli osiągnąć wysokiej jakości efekty pracy. Rozpoczynając nowe zadania, zawsze nastawiam czasomierz.

Powiązania – mogą zagwarantować konstruktywny feedback oraz otworzyć wiele nowych drzwi.

  1. Regularnie bierz więc udział w spotkaniach biznesowych i branżowych, konferencjach itp.

  2. Sprawdzaj, kiedy odbywają się tego typu wydarzenia i uwzględniaj je w swoich planach i terminarzu.

Energia – zarządzanie energią jest kluczowym aspektem produktywności i zrównoważonego dążenia do sukcesu.

  1. Zawsze podczas podsumowania tygodnia i przy zakładaniu nowego projektu korzystam z procesu:
    Eliminuj → Automatyzuj → Deleguj → Odraczaj → Zakańczaj”
  1. Mam w Nozbe etykiety „Automatyzuj”, „Deleguj”, „Odrocz” – dzięki temu mogę oszczędzić nieco energii i skupić się na pracy, jaką rzeczywiście mam do wykonania.

    Sprawdzam poszczególne etykiety przy okazji każdego wieczornego i cotygodniowego podsumowania.

  2. Podczas podsumowań zawsze optymalizuję i „okrajam” projekty oraz zadania.

  3. Określam czas potrzebny na wykonanie każdego zadania, aby móc zobaczyć łączny czas pracy na każdy dzień. Uważam tę opcję za bardzo przydatną – dzięki niej nigdy nie planuję realizacji zbyt wielu zadań danego dnia. Staram się zmieścić w 8-10 godzinach pracy dziennie.

Motywacja – aby zachować kreatywność i osiągać świetne efekty, musimy się nieustannie uczyć oraz motywować do wysiłku.

  1. Mam ciągły projekt (czyli taki, do którego ukończenia nie dążę) o nazwie „Nauka”.

    Podczas cotygodniowego podsumowania zawsze go uwzględniam i planuję czas na naukę w kolejnym tygodniu.

  2. Stworzyłem też ciągły projekt „Pytania” z regularnie uzupełnianą listą pytań i zagadnień do zbadania.

    W czasie podsumowania tygodnia zawsze dokładnie ją sprawdzam i porządkuję, usuwając kwestie już zbadane lub nieistotne a dodając nowe – wymagające researchu. Ustalam też, kiedy dokładnie go przeprowadzę i ile czasu mi zajmie.

Godziny – „godziny powinny być spędzane efektywnie”

  1. Prowadzę ciągły projekt o nazwie „Lista pomysłów”

    Podczas cotygodniowego podsumowania zawsze ją uwzględniam, odrzucam nietrafione pomysły oraz wyznaczam termin, kiedy w ciągu najbliższych dni przeanalizuję dane kwestie, pomyślę, zrobię burzę mózgu.

Część 2: PODSUMOWANIA

Podsumowania stanowią kluczowy filar mojego systemu FRESH. Te najważniejsze – cotygodniowe – przeprowadzam zawsze w niedziele. Dla każdego typu podsumowania mam specjalny projekt z listą punktów, które muszę za każdym razem uwzględnić, aby spokojnie rozpocząć nowy etap prac.

Robię trzy różne podsumowania:

Podsumowanie tygodniowe

Podsumowanie miesięczne

Podsumowanie kwartalne

Regularność

Jak widzisz, cały system jest dość prosty i uwzględnia wiele różnych aspektów istotnych dla utrzymania odpowiedniego tempa, skuteczności i jakości mojej pracy. Zachęcam do spróbowania. Wprowadź schemat FRESH i zobacz, czy działa. Zawsze możesz go nieco zmodyfikować, dodać jakieś elementy istotne przy specyfice twojego zawodu lub trybu pracy.

Bardzo ważne jest, aby nie zbaczać z kursu, nie pomijać żadnych podsumowań i działać regularnie, dając sobie czas na pracę twórczą, naukę, poszukiwanie inspiracji, załatwianie spraw bieżących i oczywiście – na odpoczynek :-)

Jamie rufe

Jamie Rufe

Początkujący przedsiębiorca z USA, który z sukcesem rozkręca własny biznes w Azji.