9 sposobów na koncentrację w pracy do wykorzystania od zaraz
Jeśli cynik i manipulator nazywa się Frank Underwood i jest prezydentem Stanów Zjednoczonych z serialu „House of Cards”, to będzie świetnym nauczycielem. Pokaże ci, co jest najważniejsze w drodze na szczyt.
Odrzuć wyrzuty sumienia. Odrobina Franka Underwooda w każdym z nas nie jest zła. Ta odrobina to jego niebywała zdolność skupienia się na tym, co najważniejsze. Dla Franka liczy się tylko fotel prezydenta Stanów Zjednoczonych. Udowadnia: żeby zajść na szczyt trzeba być skoncentrowanym.
Skupienie to najważniejsza cecha ludzi odnoszących sukces. Bez względu na to, jak definiujesz sukces.
Energia jak diamenty
Mamy zbyt mało wewnętrznej energii, żeby ją trwonić. Praca kory przedczołowej (części mózgu odpowiedzialnej za kreatywne myślenie, rozwiązywanie problemów i podejmowanie decyzji) pochłania olbrzymie ilości wewnętrznych zasobów. David Rock, autor „Twojego mózgu w działaniu”, podkreśla: zajęcia wymagające myślenia, np. ustalanie spotkań, mogą nas wykończyć po zaledwie godzinie.
Za każdą decyzję, za każdy wysiłek umysłu płacimy brzęczącą monetą. Dlatego Tony Schwartz, autor m.in. „Potęgi pełnego zaangażowania”, namawia, żebyśmy zamiast w kategoriach czasu potrzebnego na wykonanie zadania myśleli o energii, którą musimy zużyć.
Jeśli zamiast skupić się na jednym naprawdę ważnym zadaniu, zajmiemy się kilkoma różnymi sprawami, to rozproszymy i zmarnujemy swoją energię. Znasz to uczucie – już wieczór, cały dzień coś robiłeś w firmie (dziesiątki telefonów, odebranych i wysłanych e-maili, ileś tam spotkań), jesteś zmęczony. Chwila namysłu i okazuje się, że mimo dnia harówki trudno ci znaleźć choć jedną znaczącą rzecz, którą zakończyłeś. Przynajmniej ja tak miałem. Paskudne, frustrujące uczucie.
Strać cierpliwość dla bezużytecznych rzeczy
Cesarz Napoleon uczył swoich generałów: bitwy wygrywa ten, kto koncentruje swoją siłę i uderzenie w najważniejszym miejscu pola walki.
Jeśli chcesz być skutecznym i produktywnym, a nie tylko zajętym, skup siły. „I have no patience for useless things” – mawia Frank Underwood. Ty też nie powinieneś mieć cierpliwości do spraw bezsensownych.
Jak być skoncentrowanym?
Oto sposoby, które zadziałały w moim życiu i pracy (obszerniej piszę o nich na moim blogu MotywacjaDo.pl). Do wykorzystania od zaraz.
1. Wyłącz dźwięk w telefonie
Wiem, dla wielu osób to herezja. Po prostu spróbuj wyłączyć dźwięk w telefonie. O niebo łatwiej będzie ci skupić się na ważnym zadaniu. Jeszcze lepiej: odłóż smartfona poza zasięg ręki i wzroku (badania wykazały, że rozprasza nas sama świadomość, że ktoś próbuje się z nami skontaktować). Zdecyduj, że będziesz oddzwaniał i odpisywał na sms-y np. co godzinę.
Masz wątpliwości? Pomyśl, jak często dzwoni ktoś ze sprawą niecierpiącą zwłoki i rzeczywiście ważną?
2. Sprawdzaj e-maila o wyznaczonych porach
Jak telefon, np. co jedną, dwie lub trzy godziny. Wyłącz powiadomienia o przychodzących e-mailach. Do dziś pamiętam, jak denerwowała mnie migająca koperta na dole monitora, kiedy miałem do napisania w redakcji ważny artykuł…
3. Wyłącz (na smartfonie i komputerze) powiadomienia o nowych wpisach na mediach społecznościowych
Serio, nic się nie stanie, jeśli zajrzysz na Facebooka za godzinę, dwie lub trzy. Świat się nie zawali, nawet jeśli używasz FB do celów służbowych.
4. Multitasking…
O tym już na pewno wiesz. Nic tak nie rujnuje naszej koncentracji i zdolności umysłowych, jak wykonywanie kilku ważnych rzeczy równocześnie. Dowodzą tego tony badań.
Zatem, gdy rozmawiasz przez telefon, nie wysyłaj e-maila ani nie kończ raportu.
5. Dbaj o przerwy off-line
Kiedy pracuję przy komputerze, w przerwie nie zerkam na Facebooka, Allegro lub Amazona. Idę do kuchni coś przekąsić, czytam książkę, robię kilka ćwiczeń lub po prostu patrzę przez okno. Czuję się lepiej i mam więcej energii, wracając do pracy po takiej przerwie poza zasięgiem sieci.
6. Koncentruj się na zrobieniu najważniejszych rzeczy, kiedy masz najwięcej energii.
Jestem najbardziej produktywny do południa. Dlatego wtedy staram się robić rzeczy ważne, wymagające kreatywności i energii (jak pisanie tego tekstu, poprawki robiłem wieczorem). Jeśli jesteś „sową” to działaj wieczorem lub w nocy.
7. Rób listę zadań do zrobienia
Niby rzecz oczywista, ale z własnego doświadczenia wiem, jak wiele osób nosi w głowie to, co powinny zapisać w notesie, kalendarzu lub aplikacji takiej jak Nozbe.
Według badań z Uniwersytetu Kentucky osoby, które robią listy zadań, czują się bardziej zorganizowane, mniej zestresowane i są bardziej produktywne.
8. Wybierz najważniejsze rzeczy do zrobienia
Najlepszym sposobem, jaki znam na wydłużenie doby jest mówienie „nie” błahostkom. Dlatego z listy zadań wybierz 1-3 rzeczy, które mają znaczenie i skup się na ich wykonaniu w pierwszej kolejności.
Niech będą to sprawy, które zgodnie z myślą Richarda Kocha („80/20 Principle”) dadzą ci najwięcej przyjemności lub sprawią, że będziesz najbardziej efektywny przy najmniejszym nakładzie sił i środków.
9. Stosuj metodę Pomodoro
W dni, kiedy uda mi się zastosować technikę Pomodoro, efekty są świetne. Jestem bardziej skupiony, produktywny i potrzebuję na zrealizowanie zadania mniej czasu i energii. Jednak nie każdy zachwyca się Pomodoro. Moja rada – dostosuj technikę do swojego stylu i miejsca pracy i sprawdź sam (przez kilka dni)!
Generalna zasada Pomodoro: pracujesz w 25-minutowych blokach czasowych, po każdym robisz pięć minut przerwy. Po ok. dwóch godzinach jest pora na dłuższy odpoczynek, np. 15-minutowy. W jednym bloku skupiasz się na jednym zadaniu. Nie odbierasz telefonu, nie odpisujesz na maile, nie rozmawiasz ze współpracownikami. Na takie sprawy przeznaczasz jeden – dwa bloki.
Koncentracja zapewniona!
„Skupienie wymaga siły” (Focus requires strength) – powtarza Claire Underwood, piękna i niebezpieczna żona Franka z „House of Cards”.
Tak, łatwiej powiedzieć i spisać takie zasady, niż wprowadzić w życie. Mówienie „nie” sprawom błahym jest trudne. Twój mózg uwielbia być rozpraszany i dlatego co pięć minut masz trudną do odparcia potrzebę, żeby sprawdzić, co nowego napisali na Facebooku znajomi lub jaki „news” pojawił się na ulubionym portalu (takie „newsy” nazywam 4xN, bo zazwyczaj są niewiarygodne, nieaktualne, negatywne i nieprzydatne – uwierz mi, jestem dziennikarzem :-)).
Nie namawiam, żebyś kasował konto na FB lub Twitterze czy pozbywał się smartfona! Zachęcam do tego, byś nie rozpraszał swojej energii. Frank Underwood – i twoi osobiści bohaterowie – zaszli tak daleko, bo nie dali się małym, ale żarłocznie wysysającym z nas moc rozpraszaczom.
Szukaj sojuszników
Frank Underwood miał szczęście. O jego skupienie na celu – władzy jaką daje fotel prezydenta najpotężniejszego państwa na świecie – dbała żona Claire.
Jeśli otaczasz się ludźmi, którzy dają ci motywację, pokazują, jak być skupionym i nie tracić energii na błahostki, to gratuluję. Jeśli nie, poszukaj takiego sojusznika. Kiedy będziesz go miał przy sobie i zastosujesz wymienione sposoby, to nic cię nie powstrzyma przed osiągnięciem celu!
Fot.: Kevin Spacey jako Frank Underwood w serialu „House of Cards” (dystr.: Netflix, prod.: Media Rights Capital, Trigger Street Productions, Wade/Thomas Productions, Knight Takes King Productions)
