Jak współpracuję z moją asystentką przy użyciu Nozbe, Gmaila i Dropboksa

Cześć, tu Michał, założyciel Nozbe. Dwa lata temu zatrudniłem Magdę na stanowisku redaktorki naczelnej Productive! Magazine. Ponieważ nie była to praca w pełnym wymiarze godzin, poprosiłem ją również, aby tymczasowo została moją asystentką. Nigdy wcześniej nie miałem asystentki, ale chciałem nauczyć się z nią pracować. Magda zgodziła się i dziś, dwa lata później, wciąż pomaga mi zarządzać codziennymi sprawami. W tym poście chciałbym pokazać, jak przebiega nasza współpraca. Mam nadzieję, że okaże się on pomocny dla tych z was, którzy zastanawiają się nad zatrudnieniem asystentki/asystenta lub poszukują sposobów na podwyższenie skuteczności dotychczasowych działań. Wkrótce planujemy nagrać również krótki film na ten temat. Tymczasem, zachęcam do przeczytania, jak wygląda moja współpraca z Magdą:

Magda zarządza moją pocztą

Mimo że w Nozbe nie korzystamy z maili już od dłuższego czasu, nie możemy powstrzymać reszty świata od używania tego kanału komunikacji :) Każdego tygodnia otrzymuję więc setki maili, a Magda zajmuje się odpowiadaniem na nie.

Jak?

Na samym początku naszej współpracy ustawiłem wszystkie moje konta Google tak, aby każda nowa wiadomość była przekierowywana na jeden adres mailowy, którego nazwałem „CEO”. Dałem Magdzie dostęp do tego konta – w Gmailu funkcja ta zwana jest „kontem delegowanym”. Dzięki temu oboje mamy dostęp do moich wiadomości i oboje możemy otrzymywać i wysyłać maile z adresu „CEO”.

Do tej wspólnej skrzynki Gmail trafiają różne maile:

• osobiste,
• biznesowe – indywidualne,
• spersonalizowane maile biznesowe wysyłane przez firmy do wielu odbiorców,
• automatycznie wystawiane faktury, rachunki, wyciągi i inne powiadomienia związane z finansami,
• itp.

Magda archiwizuje maile, które nie wymagają żadnej odpowiedzi lub są rozsyłane w celach reklamowych; wiadomości związane z finansami regularne wysyła do dedykowanego notatnika w Evernote. Jeśli dany mail nie jest zbyt osobisty i Magdy kompetencje pozwalają na niego odpowiedzieć, odpisuje na niego sama.

I najważniejsze: wiadomości, które wymagają mojej reakcji, odpowiedzi, potwierdzenia lub rady. Oto, jak zarządzamy nimi przy użyciu Nozbe:

Nasz projekt w Nozbe nazywa się: „CEO”

Magda przekierowuje takei maile do dedykowanego projektu w Nozbe o nazwie „CEO” przy użyciu funkcji wysyłania zadań do Nozbe za pomocą maili.

• W Gmailu klika „Przekaż”. Następnie, w polu adresu wpisuje swój indywidualny adres mailowy w Nozbe: „nazwaużytkownikamagdyPIN@nozbe.me” (nie .com!).

• Z tematu wiadomości usuwa „Fwd:” i inne zbędne wyrazy, aby powstała z tego nazwa zadania w Nozbe była bardziej czytelna. Czasami całkowicie zmienia tytuł, żeby Michał od razu wiedział czego zadanie dotyczy.

• W polu wiadomości dodaje parametry za pomocą hashtagów. Następnie, deleguje zadanie na mnie przy użyciu hashtagu „#Michael” (Michael to moja nazwa użytkownika w Nozbe :-))

• Kieruje wiadomość do odpowiedniego projektu poprzez dodanie hashtagu „#CEO” (czyli: #nazwa projektu). Nozbe rozpoznaje, że #Michael to adresat zadania a #CEO – nazwa projektu.

• Jeśli w wiadomości znajdują się niepotrzebne obrazki lub inne zbędne treści, Magda usuwa je. Dzięki temu widzę jedynie niezbędną zawartość wiadomości.

• Kiedy Magda chce dodać coś od siebie, poprosić mnie o radę lub zasugerować coś – wpisuje odpowiednią treść u góry wiadomości.

• Klika „Wyślij” :)

Po kilku minutach przekierowany mail pojawia w projekcie „CEO” i zostaje dodany do mojej listy zadań priorytetowych. W komentarzu wpisuję to, czego oczekuje Magda i deleguję zadanie z powrotem na nią, by mogła sprawę sfinalizować.

Czasami otwieram skrzynkę odbiorczą na Gmailu i sam odpowiadam na ważny e-mail, a następnie oznaczam zadanie jako ukończone.

Magda organizuje moje spotkania

Gdy chcę zaplanować spotkanie, Magda wysyła w moim imieniu maila w celu ustalenia szczegółów i publikuje aktualizacje statusów jako komentarze do zadania w następujący sposób:

• Magda: Mogą z Tobą porozmawiać tylko w piątek o 13:30 czasu Europejskiego. Z tego co widzę, nie masz żadnych spotkań w tym czasie. Czy ten termin Ci odpowiada?”
• Ja: OK, idealnie.

Kiedy się zgodzę w komentarzu, Magda kontaktuje się z moim rozmówcą, aby potwierdzić datę i zapisuje jego identyfikator Skype jako komentarz do zadania.

• Magda: „Wszystko ustalone: jego identyfikator na Skype to „PanXSkype”

Magda deleguje to zadanie na mnie i dodaje datę oraz potrzebny czas:

• Kto jest odpowiedzialny? Michael
• Data? Piątek, 14 sierpnia
• Czas? 13:30
• Potrzebny czas? 30 min

Teraz mogę bezpiecznie usunąć to zadanie z mojej listy priorytetów na dziś, gdyż wiem, że pojawi się ono na liście ponownie w piątek i otrzymam powiadomienie „push” na 30 minut przed spotkaniem.

Ponieważ moje konto w Nozbe jest zsynchronizowane z Kalendarzem Google, spotkanie automatycznie pojawi się również tam, dzięki czemu nic mi nie umknie.

Wspólna praca nad projektem

Bardzo często współpracuję z moją asystentką nad sprawami związanymi z marketingiem i rozwojem firmy. Do tego celu stworzyłem dla nas zupełnie nowy projekt, do którego zaprosiłem Magdę.

Załóżmy, że muszę wyjechać w podróż służbową. Dodaję pierwsze zadania dla Magdy, a ona zajmuje się resztą:

• Poszukać lokalizacji
• Koszty
• Lista gości
• Komunikat prasowy i kontakty
• Prezentacja
• Samolot

Akceptuje zaproszenie do tego projektu i przystępuje do pracy. Pracując nad dłuższymi dokumentami, Magda zapisuje je w swoim folderze na Dropboksie. Następnie, pisze nowy komentarz w Nozbe i dzięki integracji Nozbe z Dropboksem, wstawia plik bezpośrednio z Dropboksa.

Pod każdym zadaniem dodajemy komentarze dotyczące tego pliku i innych kwestii związanych z projektem.

Praca pod presją czasu :)

Gdy przez długi czas nie odpowiadam na zadanie, które Magda mi delegowała, wywołuje mnie w komentarzu przy pomocy „@”:

• Magda: „@Michael – czekam na odpowiedź!”

Ponieważ nigdy nie wychodzę z domu bez iPhone’a i Apple Watcha, widzę kiedy Magda wspomina o mnie w zadaniu, bo otrzymuje powiadomienie „push”.

Dla pilnych zadań Magda stworzyła w Nozbe kategorię „Pilne” oznaczoną na czerwono. Do tej kategorii dodaje zadania, które jej zdaniem są najważniejsze. To dla mnie duże ułatwienie, ponieważ mogę filtrować moją listę priorytetów według tych zadań i skupić się na wykonaniu ich.

Jak współpracować z asystentką/asystentem i nie tylko

Komunikowanie się poprzez zadania sprawdza się świetnie nie tylko w przypadku menadżerów i asystentów, ale także partnerów, współpracowników, a nawet całych zespołów. Mam nadzieję, że ten artykuł dostarczył wam wystarczająco dużo pomysłów, aby rozpocząć współpracę z innymi za pośrednictwem Nozbe, a nie tylko maili.