Deszcz maili

E-maile są jak krople deszczu. Czasami miarowo, innym razem z burzową gwałtownością spadają na głowę, domagając się uwagi. Jeśli zlekceważysz tę ulewę, możesz utonąć. A przecież krople wody są niezbędne do życia. Bez nich niczego byś nie dokonał!

Jeśli Twoja praca polega na odpisywaniu na jak największą liczbę e-maili − na przykład w dziale obsługi klienta − nie mam dla Ciebie dobrej wiadomości. Płacą Ci za ilość, a nie za jakość, nie jesteś więc adresatem tego artykułu.

Natomiast jeśli poczta elektroniczna stanowi dla narzędzie wspomagające Twoje działania biznesowe lub artystyczne, musisz umieć zapanować nad tym żywiołem. Chcę Ci zaproponować skuteczne podejście, dzięki któremu będziesz w stanie to osiągnąć.

„Inbox Zero” i „E-mailowe Bankructwo”

Na fali zainteresowania metodyką Getting Things Done (GTD) Davida Allena popularny stał się postulat „utrzymywania w czystości” folderu „Odebrane” w skrzynce mailowej. Nie rzadziej niż co 48 godzin wszystko, co nadeszło, powinno zostać przez Ciebie przejrzane, żebyś miał pewność, że niczego nie przeoczyłeś i jesteś „na bieżąco”.

Opublikowano szereg poradników, jak czyścić taką szybko zapełniającą się skrzynkę spraw przychodzących, jakie filtry stosować, żeby część listów sama znikała z oczu i jak wyławiać z tej wezbranej rzeki to, co najważniejsze. „Inbox Zero” stał się swego rodzaju religią.

Zważywszy, że przeciętny pracownik biurowy otrzymuje codziennie po kilkaset wiadomości, a powinien zajmować się pracą a nie korespondencją oraz czasami móc wyjechać na urlop, pojawiła się koncepcja „E-mailowego Bankructwa”. Polega ono na wykasowaniu całej nieprzeczytanej zawartości folderu „Odebrane” i modleniu się, żeby nie było tam nic katastrofalnie ważnego. Wszystko w nadziei, że o sprawach ważnych nadawcy sami, z własnej inicjatywy, przypomną jeszcze raz.

„Inbox Zero” i „E-mailowe Bankructwo” przywodzą na myśl rady dawane osobom, które nie mogą poradzić sobie ze swoją tuszą. „Inbox Zero” to odpowiednik regularnego uczestniczenia w zajęciach sportowych, którego to reżimu wiele osób nie wytrzymuje. Zaś „E-mailowe Bankructwo” to jednorazowa dieta typu „głodówka”, po której w przeważającej liczbie przypadków występuje „efekt jojo”, czyli powrót do pierwotnej wagi.

Dlaczego tak się dzieje? Ponieważ obie te rady skupiają się na objawach, a nie na przyczynach choroby. Ja mam dla Ciebie wskazówki, które atakują samo sedno problemu.

Ogranicz plusk!

Wyobraź sobie kroplę deszczu padającą na taflę wody. Jeśli jest duża, spada ze znaczną energią i robi duży plusk. David Allen przywołuje ten obraz głosząc, że umysł powinien być jak tafla wody. Reagować mocniej na większe krople i niemalże ignorować te mniejsze.

Dlatego oczyszczanie folderu „Odebrane” zawsze zaczynaj od wymiecenia nieistotnej drobnicy. Najpierw usuń listy od mniej ważnych nadawców, a potem jak najwięcej wiadomości, których nie jesteś jedynym adresatem lub dostałeś je tylko do wiadomości. Pozostałe przejrzyj uważnie i zastosuj do nich moją drugą radę.

Ogranicz parowanie!

Deszcz pada tylko wtedy, kiedy zbierze się chmura. Chmura zaś powstaje w wyniku parowania wody z powierzchni ziemi. Tak samo jest z e-mailami. Część z nich otrzymujesz nie-wiadomo-skąd, ale większość jest prowokowana przez Ciebie. Tak! Prowokujesz ulewę, która Cię podtapia!

Pamiętaj, nie musisz odpowiadać na każdy list. Nie musisz też z własnej inicjatywy rozsyłać każdej wiadomości do wszystkich znajomych i ich znajomych.

Jeśli Twoja odpowiedź jest pożądana, ogranicz grono adresatów do niezbędnego minimum. Niezbędnego, to znaczy do tych osób, które powinny poznać Twoją opinię. Wysyłając e-maile do osób niezainteresowanych, stajesz się częścią deszczu spadającego im na głowę! A list z wieloma załącznikami to już całe wiadro pomyj, które aplikujesz takim nieszczęśnikom.

Co więc zrobić z załącznikami, które musisz przesłać do konsultacji lub uzgodnienia? W drugiej dekadzie XXI wieku każda organizacja powinna już przestać wykorzystywać pocztę elektroniczną do tych celów.

Istnieje wiele systemów wymiany informacji (na przykład Confluence), w których dokumenty są dostępne dla wszystkich zainteresowanych w jednym miejscu i można nad nimi wspólnie pracować, nie przesyłając ich jako załączników. Często zdarza się, że kolejne wersje dokumentu za każdym razem trafiają do innej grupy osób.

Pamiętaj! Deszcz e-maili, który na Ciebie spada ma swoje źródło. A tym źródłem w wielu przypadkach jesteś Ty sam!

Fot.: Flickr/ShyViolet09 na lic.NC-2.0