Zapasowa głowa
Zapasowa głowa – brakujący element GTD
Drugim krokiem procesu zarządzania strumieniem zadań zdefiniowanego przez Davida Allena w ramach jego metodyki Getting Things Done (GTD) jest analiza tego, co znalazło się w Twoich skrzynkach spraw przychodzących. W fazie tej określasz swój stosunek do każdej sprawy – istotę problemu, który reprezentuje, a następnie decydujesz, co z tym fantem zrobić.
Jeśli analizowana sprawa nie wymaga podjęcia niezwłocznego działania, masz do wyboru:
- Wyrzucić bezużyteczną informację do kosza.
- Odłożyć ją do późniejszego obsłużenia (kalendarz lub lista Może Kiedyś).
- Umieścić w swoim archiwum danych źródłowych.
Jeśli analizowana sprawa wymaga aktywnego zajęcia się nią, definiujesz Najbliższe Działanie, żeby:
- Wykonać je od razu, jeśli nie zajmie Ci to więcej niż 2 minuty.
- Przydzielić je komuś i czuwać nad postępem prac.
- Umieścić je w kalendarzu, jeśli istotna jest data i czas wykonania.
- Umieścić je na jednej ze swoich kontekstowych list i zająć się nim przy najbliższej nadarzającej się okazji.
Jeśli jedno Najbliższe Działanie nie załatwia analizowanej sprawy do końca, masz do czynienia ze zobowiązaniem, które jest Projektem. Określasz wówczas jego pożądany rezultat i umieszczasz na liście Projektów.
Wydawać by się mogło, że powyższa procedura obejmuje wszystkie rodzaje spraw, które powinieneś wyrzucić ze swojej głowy, aby uwolnić ją od natrętnych myśli krępujących kreatywność. Niestety tak nie jest.
- „Naharowałem się przy tym przedsięwzięciu, a szef nawet tego nie zauważył.”
- „Ślęczałem nad oprogramowaniem, a moi wspólnicy kupowali sobie samochody służbowe.”
- „Czy on mnie jeszcze kocha?”
Te trzy przykłady reprezentują całą klasę myśli kłębiących się w Twojej głowie. Myśli, których metodyka GTD nie rozumie, a które skutecznie zagracają Twój umysł. Nie da się ich po prostu wyrzucić, nie warto chować ich do archiwum i, ani teraz, ani później, nie da się ich załatwić.
Przecież nic rozsądnego nie osiągniesz, wpisując na listę Najbliższych Działań „powiedzieć szefowi, żeby mnie pochwalił”, „nawymyślać wspólnikom” albo „spytać, czy mnie jeszcze kocha”. To nie ma sensu.
Co zatem czynić z myślami zrodzonymi z emocji, z którymi nic nie da się zrobić?
Wrzucić do zapasowej głowy!
Zapasowa głowa
Od pewnego czasu w sklepach z zabawkami można kupić duże, otwierane głowy ludzików Lego. Służą do przechowywania różnych drobiazgów i mają uśmiechnięte miny. Kup sobie taką głowę i wrzucaj do niej wszystkie notatki dotyczące gnębiących Cię spraw z przeszłości – emocji, z którymi nic innego nie da się zrobić.
Wrzucając taką kartkę do zapasowej głowy uwalniasz się od tego zmartwienia. Nie musisz już o nim myśleć – przykre wspomnienie gnębi teraz uśmiechnięty, plastikowy pojemnik stojący na Twoim biurku. A ty ze zdwojoną energią możesz zająć się tym, co zaowocuje w przyszłości.
Czy jest to stuprocentowo skuteczny sposób na wszystkie smutki, zmartwienia i zadry z przeszłości? W większości przypadków tak, ale są też takie uparte myśli, które wymagają specjalnego potraktowania. Musisz pomóc zapasowej głowie pozbyć się ich na dobre!
Metoda dwóch listów
Weźmy jako przykład wspomnianą wyżej sytuację, kiedy nie możesz przeboleć, że kiedy Ty ślęczałeś nad oprogramowaniem, Twoi wspólnicy wybierali sobie samochody służbowe. Co się stało, nie odstanie się, ale możesz wykasować te nieużyteczne emocje, pisząc dwa listy.
List pierwszy:
Drogi Marku,
Chciałbym, żebyś wiedział, jak wielki ból sprawiłeś mi, gdy realizowaliśmy projekt Lawenda.
Czy pamiętasz, że przez ostatni tydzień realizacji projektu pracowałem po 22 godziny dziennie i podczas końcowego odbioru byłem bliski omdlenia? Nie miałem wyjścia – nie dysponowaliśmy wówczas środkami umożliwiającymi zatrudnienie dodatkowych specjalistów.
A czy pamiętasz, czym Ty się wówczas zajmowałeś? Zakupem samochodu służbowego. Dla siebie! Cały czas nie mogę o tym zapomnieć i mam do Ciebie za to olbrzymi żal.
Pozdrawiam,
Krzysztof
List drugi:
Drogi Krzysztofie,
Pamiętam ten projekt. Pierwsza wersja oprogramowania nie do końca zadowoliła naszego klienta, więc byłem trochę zły na Ciebie. Ale Lawenda – tak jak przewidywałem – okazała się momentem przełomowym w historii naszej firmy.
Nie zdawałem sobie wówczas sprawy, jak wielkie były Twoje wyrzeczenia i w jak trudnej sytuacji znalazłeś się samotnie walcząc z opornymi bitami. Bez odpowiedniego zaplecza finansowego i kadrowego.
To, że wówczas kupiłem samochód służbowy wynikało z niezwykle korzystnej oferty, którą otrzymałem od dilera. Teraz widzę, jak niezręczny był ten zbieg okoliczności.
Wiedz, że doceniam i bardzo szanuję Twój wkład, który wówczas oraz w następnych latach był jednym z fundamentów rozwoju naszej firmy.
Przepraszam, że nie okazałem Ci tego wtedy, gdy najbardziej potrzebowałeś dobrego słowa i wsparcia. Nawet w pewnym sensie „ukarałem” Cię za brak pełnego zadowolenia klienta. Z perspektywy czasu widzę, jakie to było małostkowe i niesprawiedliwe.
Pozdrawiam,
Marek
Zaaplikuj sobie taką autoterapię, jeśli czujesz szczególną urazę do osoby, z którą z różnych przyczyn wolałbyś kontynuować znajomość i współpracę.
W pierwszym liście, skierowanym do „sprawcy” Twojego bólu, wytłumacz mu, co i dlaczego czujesz. Drugi list niech będzie jego odpowiedzią – taką, jaką chciałbyś otrzymać, zawierającą jego szczere przeprosiny i wyrazy ubolewania.
Napisz te dwa listy, ale ich nie wysyłaj, tylko przeczytaj na głos i wyrzuć albo schowaj do archiwum. Od razu poczujesz się lepiej.
Ludzki umysł jest pod tym względem bardzo naiwny – na poziomie emocji nie rozróżnia rzeczywistości od fikcji. Tak więc, jeśli tylko dasz mu taką możliwość, z entuzjazmem da się nabrać na zapasową głowę oraz listowne oszustwo. Niewinne sztuczki, które pozwolą ci zniwelować żal do wspólnika, partnera, szefa lub podwładnego – urazę stojącą na drodze twoich planów i zamierzeń.
Fot.: TesTeq
