Jednodniowy bufor czasowy

Wbrew temu, co mogłoby się wydawać, przekładanie spraw na później może być bardzo efektywną strategią. Poznałem ją dzięki Markowi Forsterowi i jego świetnej książce Do it Tomorrow!. Zawiera ona dużo wartościowych strategii, jednak ta tytułowa zrobiła na mnie największe wrażenie.

Aby pomóc Ci lepiej zrozumieć zasadę „Zrób to jutro” przytoczę za Markiem Forsterem historię dwóch mężczyzn.

Józek Wszystkiewicz to świetny mechanik samochodowy. Potrafi naprawić najtrudniejszą usterkę. Nie zna się jednak na produktywności i prowadzi swój warsztat w sposób chaotyczny. Kiedy dzwoni do niego klient i pyta, kiedy może przyjechać ze swoim autem do naprawy, Józek mówi – przyjedź, kiedy tylko chcesz. W okolicy warsztatu Józka stale stoi co najmniej 10 samochodów w różnym stadium naprawy. Pracuje trochę nad jednym samochodem, potem przechodzi do kolejnego. Kiedy któryś z klientów dzwoni i mówi, że potrzebuje szybko mieć naprawione auto, Józek pod wpływem telefonu zaczyna zajmować się tym właśnie samochodem. Przynajmniej do czasu telefonu kolejnego klienta. Jednego dnia Józek może naprawiać nawet 10 aut. W efekcie tego często zapomina, co dokładnie miał naprawić w którym samochodzie, a klienci na odbiór pojazdu czekają nieraz kilka tygodni.

Michał Pokolejny też ma warsztat samochodowy, pracuje jednak w zupełnie inny sposób. Gdy klient do niego dzwoni, rezerwuje określony dzień i godziny na naprawę auta i każe wtedy przyjechać. Wie, ile samochodów czeka w kolejce na konkretne dni i ile czasu średnio zajmuje jedna naprawa. Skrzętnie notuje wszystko, co ma być naprawione w aucie, a w swojej pracy posługuje się checklistą, by pamiętać o wszystkich czynnościach.

Różnice w sposobie działania dwóch biznesmenów podsumowuje tabelka:

Twój wewnętrzny Józek

Możesz się z politowaniem uśmiechnąć, czytając, jak pracuje Józek. Przynajmniej do momentu, kiedy nie uświadomisz sobie, że często działasz podobnie. Masz swoje plany, jednak kiedy przychodzi szef i zrzuca na Ciebie listę zadań lub dzwoni ważny klient, bywa, że rzucasz wszystko i zajmujesz się tą najświeższą sprawą. Jest to szczególnie kuszące, kiedy wydaje się, że zadanie można wykonać w pięć minut i mieć je z głowy. Problem jednak polega na tym, że niewinnie zapowiadające się zadania potrafią ostatecznie zająć sporą część dnia lub skutecznie wybić z właściwego rytmu pracy.

Recepta

Rozwiązanie tego problemu jest bardzo proste. Powinieneś działać bardziej jak Michał. Przyjmować wszystkie zadania od szefa czy klienta i mówić, że jak najbardziej je wykonasz, ale jutro (lub w kolejny dzień, jeśli plan na jutro masz już wypchany po brzegi).

• Tak, jak najbardziej, zdobędę dla pana tę informację i jutro do pana zadzwonię.
• Tak, chętnie odpowiem na państwa zapytanie ofertowe. Jutro prześlę gotową propozycję.

Jak myślisz, z jakimi reakcjami spotykam się, gdy wypowiadam takie kwestie?

W 80% przypadków moi klienci czy współpracownicy są zadowoleni. Jeden dzień reakcji to ponadprzeciętnie dobry wynik.

20% osób próbuje negocjować: A czy nie dałoby się dzisiaj? Wtedy ze spokojem odpowiadam: Niestety, mam już zaplanowane zadania do końca tego dnia. Najszybciej jutro mogę się tym zająć.

Wszystkie z ok. 100 konwersacji przeprowadzonych w podobny sposób zakończyły się tym, że rozmówca przystawał na proponowany przeze mnie termin realizacji.

Ważne jest jednak, by faktycznie zrobić to jutro. Nie za tydzień, nie za dwa dni, ale następnego dnia po rozmowie.

Jakie korzyści daje taka postawa?

1. Budujesz wizerunek asertywnego, dobrze zorganizowanego profesjonalisty, który umie wyznaczać granice, ma świadomość tego, co i kiedy może zrobić oraz potrafi mówić nie. Takie osoby budzą zaufanie i częściej dostają zlecenia.

2. Dajesz sobie jednodniowy bufor czasowy, który pozwala zaplanować czas zrobienia zadania oraz zgrupować podobne ze sobą i wykonać je hurtowo. Zamiast wchodzić na skrzynkę pocztową co 20 minut i odpisywać na pojedyncze maile, dużo lepiej jest zaczekać jeden dzień, aż zbierze się ich konkretna ilość i odpisać na wszystkie za jednym zamachem.

   Zamiast mieć cały czas włączony telefon i rozpraszać się rozmowami, często z osobami, które próbują wcisnąć coś, czego zupełnie nie potrzebujesz, lepiej jest pracować w pełnym skupieniu i raz na dwie godziny przeznaczyć 15 minut na oddzwanianie.

   Jeśli wykonujesz kilka podobnych zadań w jednej serii, realizacja każdego z nich zajmie coraz mniej czasu (aż do pewnego momentu). Kiedy wejdziesz w wir pracy, przestajesz myśleć o tym, czy to zadanie jest trudne i budzi opór, tylko po prostu je robisz.

3. Dodatkowa korzyść z jednodniowego buforu czasowego to możliwość podjęcia świadomej decyzji co do tego, kiedy będziesz się tym zadaniem zajmować i czy w ogóle będziesz je robić. Oczywiście, jeśli wczoraj obiecałeś komuś, że dzisiaj będzie coś zrobione, należy dotrzymać słowa. Jeśli jednak chodzi o zadania, które sam sobie zleciłeś, sytuacja wygląda zupełnie inaczej. Przypomina to robienie zakupów.

   Jedna z najlepszych strategii, która pozwala ograniczyć do minimum impulsywne zakupy, to odłożenie decyzji o kupnie o jeden dzień. Widzisz wspaniałe szkolenie, które może zmienić Twoje życie w promocyjnej cenie 300 zł. Kusi, żeby kliknąć i kupić. Jeśli jednak odłożysz decyzję o zakupie na jutro, łatwo możesz dojść do wniosku, że nie jest Ci ono niezbędne w tym momencie. Możesz też poszukać w Internecie innych ofert i okaże się, że podobne szkolenie jest dostępne za 150 zł. Jednodniowy bufor pozwoli Ci znaleźć lepszą ofertę lub pozwoli Ci ochłonąć i samemu się przekonać, że jednak tak bardzo danego produktu lub usługi nie potrzebujesz.

   Dokładnie tak samo jest w przypadku zadań, które dzisiaj wymyśliłeś. Często wyglądają na bardzo ważne lub pilne. Ale wystarczy kilka godzin, a nabierzesz odpowiedniego dystansu. Z nowej perspektywy możesz o wiele lepiej oszacować, na ile to zadanie faktycznie godne jest Twojej uwagi.

   Istotne jest też to, że w momencie dokładania nowych zadań na dzisiaj, rozsypuje się cały plan dnia. Nie będziesz w stanie zrobić wszystkiego, co zaplanowałeś, jeśli przez najbliższe dwie godziny będziesz musiał zająć się nowym zadaniem.

   Z tego powodu nigdy nie uda Cię się wykonać swojej listy do końca, bo będziesz ciągle przerzucać zadania z jednego dnia na kolejny. Owocuje to obniżeniem motywacji, wiary w siebie i coraz większym oporem przed zadaniami. A wystarczy trzymać się swojego planu, przychodzące zadania przekierowywać na jutro i można każdego dnia wychodzić z pracy z czystą listą dziennych zadań i szerokim uśmiechem.

Fot: Flickr/ruurmo na lic. CC BY-SA 2.0