Z głowy
Metodyka Getting Things Done Davida Allena opiera się na jednym, fundamentalnym postulacie:
Głowa to nie magazyn myśli – to ich przetwórnia.
Stąd tak wielki nacisk w praktyce GTD kładzie się na zapisywanie wszystkiego, co gromadzi się w umyśle. Wówczas przestrzeń kreatywnego myślenia nie jest zagracona osadem tego, co zostało już przemyślane i tego, co jeszcze czeka na swoją kolej.
Z głowy w domu
Każdy może podać przykład dręczącej go myśli, która w erze „przed GTD” skutecznie utrudniała mu skupienie się na innych, ważniejszych sprawach. Mnie kiedyś męczył problem „Czy piec centralnego ogrzewania jeszcze działa?”, bowiem niekonserwowany zaczął się wyłączać. Technik nie miał czasu przyjechać, a ja się stresowałem. I co? Zapisałem, przemyślałem i załatwiłem – teraz inny technik rzetelnie, z własnej inicjatywy pilnuje sprawności mojego pieca.
Z głowy w pracy
Usuwanie z głowy spraw do załatwienia jest równie ważne w pracy zawodowej. A może nawet ważniejsze, jeśli działasz w ramach dużej firmy, w której „twoje sprawy” mają kluczowe znaczenie dla spraw twoich współpracowników, a wszystkie one składają się na skuteczne działanie całej organizacji.
Najboleśniejsza dla przedsiębiorstwa jest sytuacja, gdy szef trzyma całą firmę w swojej głowie. Często dzieje się tak w rozrastających się, małych przedsiębiorstwach, w których założyciel nie ma odwagi podzielić się odpowiedzialnością z kimkolwiek. Po firmie błąka się kilkadziesiąt zagubionych owieczek, raz na jakiś czas mających prawo ujrzeć niewielki fragment układanki, którą tylko wódz ogarnia swoim umysłem.
Niechęć szefa do odkrywania wszystkich tajników biznesu, który stworzył, jest zrozumiała. Przecież zdarzają się rozstania z pracownikami, konkurencja nie śpi, a wiele informacji ma tak istotne znaczenie, że ich ujawnienie oznaczałoby bankructwo.
Istnieją dwie główne przyczyny totalnego chomikowania wiedzy przez założycieli firm:
Zazdrość. Założyciel kocha swoją firmę. Często bardziej niż cokolwiek na świecie. Nawet bardziej niż najbliższą rodzinę. A nie można się dzielić tym, co darzy się tak wielkim uczuciem. Taka miłość jest patologicznie zaborcza i zwykle prowadzi do katastrofy. W krótkim artykule nie sposób podać uniwersalnej metody zwalczania zazdrości, jeśli w ogóle takowa istnieje. To zadanie dla psychoterapeuty lub doradcy życiowego.
Brak zasad. Nie, nie chodzi mi o brak etyki, lecz o zasady klasyfikacji informacji i dyscyplinę w ich stosowaniu. Każdy założyciel firmy ma na początku wszystko w swojej głowie. I to działa, ale tylko do momentu, kiedy organizacja jest stosunkowo niewielka. Gdy liczba pracowników nie przekracza dwudziestu. Potem brak zasad zarządzania informacją prowadzi do chaosu leczonego zatrudnianiem kolejnych osób, które – zamiast być lekarstwem – stają się jedynie pożywką dla choroby toczącej przedsiębiorstwo.
Firma z głowy
Jeśli jesteś założycielem firmy, pamiętaj, że nigdy nie będziesz jej miał całkowicie „z głowy”. To twoje dzieło i musisz nad nim panować. Jednak pojemność twojej czaszki jest ograniczona – nie przekracza dwóch litrów. Poza tym twoi współpracownicy muszą dysponować pewnym zestawem danych wejściowych, żeby mogli efektywnie i samodzielnie wykonywać swoje zadania. Oczywiście w granicach wytyczonych przez ciebie.
Myśląc o zasadach zarządzania informacją możesz łatwo popaść w zauroczenie współczesnymi technologiami informatycznymi, które udostępniają sprawdzone metody kontroli, kto ma do czego dostęp i co może z tym zrobić. To świetne narzędzia, ale i pułapka! Dlaczego? Ponieważ to twoją rolą jest zdefiniowanie zakresu, w jakim chcesz i możesz podzielić się firmową wiedzą z poszczególnymi osobami, aby maksymalnie wykorzystać ich potencjał nie stwarzając jednocześnie zagrożenia dla twoich interesów.
Wiem, że gdy czytasz ten artykuł, wszystko wydaje ci się proste i oczywiste. Wręcz trywialne. Też tak myślałem do momentu, kiedy spotkałem prezesów dynamicznie rozwijających się firm, którzy nie potrafili jasno sformułować swojej polityki dzielenia się informacjami, przez co jednym nie mówili tyle, ile trzeba, a innymi ujawniali zdecydowanie za dużo. W dodatku osobiście zajmowali się wyborem niezawodnego dostawcy ręczników papierowych i zarządzaniem flotą pojazdów służbowych. Problem w tym, że w twojej firmie nikt ci tego nie zabroni, dopóki nie zbankrutujesz… Dlatego musisz zabronić sobie sam! Im wcześniej tym lepiej.
Już dziś zastanów się, które karty atutowe swojego biznesu musisz trzymać „przy orderach”, a którymi możesz i powinieneś się podzielić, żeby mieć bieżącą działalność firmy „z głowy” i czas na strategiczne myślenie o kierunkach jej rozwoju.
Fot.: Flickr/WanderingtheWorld (www.ChrisFord.com) na lic. CC BY-NC-2.0
