Od redakcji
Niezmiernie ciesząc się zmianami, jakie wdrożyliśmy pod koniec zeszłego roku w zespole Nozbe, często myślę sobie, że mimo wszystko nadal można by coś usprawnić. Na przykład… komunikację. Między poszczególnymi działami (np. obsługa klienta – programiści), między kierownikami działów i oczywiście między mną a każdym z pracowników.
Komunikacja – niezbędne narzędzie
Komunikacja w organizacji jest narzędziem do podnoszenia produktywności. Jest elementem, który gwarantuje, że każdy wie, jaka jest jego rola w osiąganiu wspólnych dla danej firmy celów i wypełnia ją umiejętnie.
Jest to także najlepsza „broń” w ręku każdego lidera. Umiejętność skutecznej komunikacji pozwala mu zapewnić harmonię w zespole i tak skoordynować działania, aby powzięte plany zostały zrealizowane. Służy do motywowania pracowników, podnoszenia ich samooceny, zaangażowania i poczucia, że są częścią czegoś wartościowego. Pracownicy niedoinformowani – działają „na ślepo” i tracą czas (a tym samym firmowe pieniądze), zestresowani – popełniają więcej błędów, są mniej otwarci, niedoceniani – wiadomo…
Na podstawie dotychczasowych doświadczeń w kierowaniu co raz liczniejszym zespołem, rekrutacji, pracy z klientami i partnerami biznesowymi stworzyłem listę zasad, które mogą pomóc usprawnić komunikację w firmie. Podzieliłem je na kwestie ogólne („techniczne”) oraz bardziej związane z relacjami międzyludzkimi.
Zasady ogólne
Komunikaty pisane
Pisząc maile, czy formułując zadania w Nozbe (lub innym programie do zarządzania projektami), zawsze warto postarać się, aby komunikat był prosty i konkretny (to oczywiste), ale także – aby nie zawierał błędów gramatycznych, niejasnych sformułowań ani literówek. Po napisaniu tekstu dobrze jest uważnie przeczytać całość – nawet na głos. Wówczas od razu wyjdą na jaw niefortunne zdania. Sam w wypadku bardzo ważnych treści/maili proszę swoją asystentkę, by rzuciła na nie okiem.
Jeśli zdarza Ci się wysyłać maile z błędami a używasz Gmaila, ustaw sobie opóźnienie wysyłki. Wówczas, gdy po chwili od wysłania zdasz sobie sprawę, że list zawiera „byka”, możesz wrócić do wiadomości i ją poprawić.
Wybór odpowiedniego kanału komunikacji
Mimo że w Nozbe komunikujemy się poprzez zadania, zdaję sobie sprawę, że nie wszystko da się (i wypada) w ten sposób załatwić. Zawsze się zastanawiam, czy daną kwestię mogę sformułować jako zadanie, czy lepiej, skuteczniej, grzeczniej, będzie napisać prywatną wiadomości na HipChacie (którego używamy do bieżących „rozmów”) lub omówić ją na żywo (w naszym przypadku – przez Skype'a lub Facetime'a).
Przygotowanie
Jak wspomina w wywiadzie Wiktor Sarota, każda dobra decyzja wymaga przygotowania. Podobnie jest z komunikacją – przed każdą rozmową, nawet przed przekazaniem komuś zadania do wykonania, należy pomyśleć, zastanowić się nad formą, treścią i konsekwencjami, jakie komunikat będzie ze sobą niósł.
Mowa ciała
Choć w Nozbe mamy ograniczone możliwości wykorzystywania komunikatów niewerbalnych (komunikacja na odległość), warto je stosować nawet w okrojonej formie. Wychodzę z założenia, że nie należy wstydzić się mowy ciała, gestów, mimiki – szczególnie w relacjach nieformalnych (a takie zwykle panują w małych i średnich firmach). Stanowią one znaczący dodatek do treści pisanych, dają partnerowi znać nt. emocji, jakie nami kierują i jakie w nas wywołują.
Korespondując z innymi można stosować emotikony. U nas nieodzowne są także memy :) Niektóre nawet preparujemy sami ze zdjęć członków zespołu zrobionych podczas spotkań „na żywo” lub rozmów przez Skype'a :)
Zasady związane bardziej z relacjami międzyludzkimi
Podstawa to wzajemny szacunek
Skuteczna komunikacja musi uwzględniać poszanowanie dla wszelkich różnic: charakterów, sposobów myślenia, umiejętności itp.
Kontrolowanie emocji
… a może raczej: umiejętne ich wyrażanie.
W pracy zdarzają się potknięcia, błędy i konflikty. Ważne wówczas jest, aby potrafić odpowiednio się zachować: dać znak o swoich odczuciach, niezadowoleniu czy frustracji (bo tłumić ich nie warto), ale w taki sposób, by nie obrazić ani nie skrzywdzić innych osób.
Dyskrecja
Granicą otwartości i szczerości w komunikacji powinien być wzgląd na prywatność innych osób. Starajmy się nie mówić o osobach trzecich pod ich nieobecność, chyba, że jest to konieczne – jak np. podczas procesu rekrutacyjnego, kiedy należy otwarcie wymienić spostrzeżenia na temat kandydatów.
Plotkowanie zdaje się być fajne, zbliżać nas do tych, z którymi obgadujemy… tyle, że jeśli wspólnie obgadujemy Zenka, to skąd mam wiedzieć, czy razem z Zenkiem nie gadacie za moim plecami o mnie? Chwilowa „rozrywka”, jaką jest plotkowanie, zaraz potem zmienia się po prostu w osłabione zaufanie.
Brak asertywności
Mówienie tak, gdy w rzeczywistości chcesz powiedzieć nie w każdym wypadku niesie za sobą kłopoty. Dla ciebie i dla innych. Gdy bierzesz na siebie za dużo, istnieje wielka szansa, że zawalisz. A to jest przecież znacznie gorsze niż zwykła, kulturalna odmowa.
Poza tym, choć będąc asertywnym i twardo broniąc swojego stanowiska, nie zawsze możesz kogoś do czegoś przekonać, to jednak zwiększasz tym sposobem swoje szanse lub uzyskujesz bardziej dla siebie korzystny kompromis. Chodzi o jasne i uprzejme formułowanie swoich potrzeb.
Ufaj intuicji
…ale zawsze staraj się potwierdzić przypuszczenia. W tym celu: zadawaj pytania, słuchaj więcej niż mów i zrezygnuj z uprzedzeń i stereotypów.
Działa to także w drugą stronę: zawsze upewniaj się, czy ty zostałeś dobrze zrozumiany i oceniony przez partnera rozmowy.
Informacja zwrotna
W pewnym momencie, każdy musi negatywnie wypowiedzieć się na jakiś temat, dać negatywny feedback względem czyjejś źle wykonanej pracy. Dla wielu osób unikanie takich sytuacji jest niezwykle kuszące. Ktoś może się przecież obrazić, przestać lubić, zrobić potem „czarny PR”… Jednakże niemówienie o błędach i udawanie, że konflikt nie istnieje wtedy, gdy rozwija się w najlepsze, to najgorsze, co można zrobić by zaburzyć komunikację w organizacji. Małe problemy urastają wówczas do rangi poważnych.
Warto więc poczytać sobie i nauczyć się, jak dawać współpracownikom negatywny feedback w elegancki sposób. Można to zrobić z humorem, zaś trzeba – ze zrozumieniem dla czyichś słabości i docenieniem starań, jeśli takowe wystąpiły :)
Redakcja Productive! Magazine Polska, w której komunikacja przebiega prawie :) bez zarzutów
Wizja: Michael Sliwinski — to ja :)
Realizacja: Magda Błaszczyk
Design: Radek Kozieł
Technologia: Radek Pietruszewski and Tomasz Kapelak
Montaż video: Rafał Meszka
