Lubię łatwe zadania
Te trudniejsze zostawiam na później
Też tak masz? Jak Ci takie podejście służy w pracy zawodowej? A w domu? Lubisz siebie, gdy tak postępujesz? A może tak naprawdę nie chcesz w ten sposób postępować? Nawet sobie obiecujesz, że „od jutra to się za siebie wezmę…”? Z tym, że dzisiaj to przecież nie jutro. Nie tylko Ty masz takie problemy. Przeczytaj, a może zrozumiesz gdzie jest ich źródło. A wtedy łatwiej Ci będzie to zmienić. Jeśli zechcesz to zmienić.
Ty nie masz takich problemów? I wściekasz się na tych, którzy nie dostarczają na czas wkładu, który jest Tobie potrzebny? Może po przeczytaniu tego tekstu zrozumiesz, że nie robią tego, aby Ci dokuczyć. A może nawet zyskasz przyjaciela, któremu pomożesz to zmienić.
Trochę teorii o podejmowaniu decyzji
Jedni potrafią to przyznać, inni nie chcą, ale prawda jest taka, że decyzjami, które podejmuję najczęściej sterują emocje. Jeśli sądzisz, że jesteś wyjątkiem, który zawsze postępuje racjonalnie, to najpewniej po prostu dla wszystkich swoich decyzji potrafisz znaleźć racjonalne uzasadnienie (post factum). Wiedza o byciu sterownym przez emocje jest bezlitośnie wykorzystywana przez sprzedawców i speców od marketingu. To dlatego niektóre strategie akwizytorów polegają na oferowaniu „specjalnej zniżki”, która obowiązuje tylko teraz, w czasie spotkania, gdy zostałem „emocjonalnie uwiedziony”.
Ale przecież czasem podejmuję decyzję, która emocjonalnie jest dla mnie trudna, np. zakończenie związku. Albo zostaję w pracy dłużej, żeby popracować (co budzi mój sprzeciw) zamiast pójść wieczorem do kina (co budzi pozytywne emocje). Tak, takie rzeczy się zdarzają. Pytanie brzmi: czy za powyższymi decyzjami na pewno nie stoją emocje? A może decyzja o zakończeniu związku (wyglądająca racjonalnie: „kończę relację, która nas wzajemnie rani”) jest naprawdę emocjonalna („ale dopiekę tej drugiej stronie tym, że to ja zrywam”). Czy zostając dłużej w pracy odrzucam swoje emocje („przyjemnie jest pójść do kina”), czy też może odwołuję się do innych – silniejszych? – emocji („jak wspaniale będę się czuł, gdy już to skończę” albo „ale mi będą współczuli, gdy jutro powiem, że siedziałem w pracy do północy”).
Stawiam tezę, że często (w większości wypadków?) ulegam pierwszej emocji. Jednak mam szansę temu pierwszemu odruchowi się przeciwstawić. A jak to robię? Poprzez odwołanie się do emocji, które będę odczuwał … później.
Zygmunt Freud wprowadził pojęcie jeźdźca i konia, gdzie koń szuka przyjemności już, teraz, a rzeczy nieprzyjemnych unika, ale jeździec (potrafiący patrzeć szerzej, planować, przewidywać zmiany) może nie ulec pierwszej reakcji konia.
Co powoduje, że jedne rzeczy robię chętnie, a inne … mniej chętnie?
Bez problemu robię rzeczy, które wywołują moje pozytywne emocje: już teraz, natychmiast. Takie zadania wydają mi się łatwe. I rzeczywiście zajmują mi mniej czasu niż inne, o podobnym stopniu trudności, podobnej pracochłonności, ale które nie wywołują u mnie pozytywnych emocji. Często też robię te (dla mnie łatwe) rzeczy szybciej i lepiej (bardziej dokładnie) niż inni.
Natomiast unikam robienia rzeczy, które wzbudzają we mnie „niechciane” emocje: nudę, poczucie bezsensu tego co robię, przekonanie, że i tak tego nie zrobię dobrze, itp.
Co robię, aby „przejąć kontrolę nad swoim koniem”?
Na początku dnia planuję swój cały dzień pracy. Nie oszukuję się, że mam same lubiane (łatwe) zadania. Wiem, że są też te, których nie lubię (trudne). Ale wybierając zadania na dzisiejszy dzień, klasyfikuję je w dwóch kategoriach: na ile są ważne, na ile są pilne.
Przy czym, te zadania, których nie lubię dostają u mnie o jeden punkt więcej w kategorii „pilne”. Tak, aby trudniej mi było je odłożyć na później.
Sprawdzam też swoje dzisiejsze emocje. Jeśli jestem w dobrym nastroju – mogę zaplanować do wykonania więcej zadań trudnych. Jeśli jestem w bardzo podłym nastroju – planuję mniej zadań trudnych: czasem tylko te, które są dzisiaj konieczne.
Dygresja 1
Staram się świadomie wpływać na swój nastrój z samego rana (ale również później). W jakimś sensie steruję swoim samopoczuciem. Napisałem o tym trochę na blogu.
Dygresja 2
Nie porównuję tutaj zadań małych (jako lubianych) i zadań wielkich (jako nielubianych). Wcześniej wykonałem pracę rozłożenia zadania „wielkiego” na dużo mniejsze cegiełki, które łatwiej mi ogarnąć. Staram się rozkładać „wielkie” zadania na etapy trwające od pół do dwóch godzin (wyjątkowo do czterech godzin). Trochę o problemie „wielkich” zadań (projektów) już napisałem na łamach Productive! Magazine.
Wybieram na dzisiejszy dzień do realizacji kilka zadań łatwych i kilka zadań trudnych. Które to zadania? Te które mają najwyższe „pilności” i „ważności”. W sumie planuję prace na maksimum 6,5 godz. pracy (zakładam 8 godzinny dzień pracy, ale 1,5 godz. pozostawiam na rozmowy, maile, „wrzutki” od szefa, itp.). Po każdym zadaniu mam też czas na swoją nagrodę. Przy czym za zadanie „trudne” nagroda jest większa. Np. po łatwym zadaniu nagrodą może być dobra kawa, a po trudnym wyjście na dobry (inny niż zazwyczaj) obiad. Staram się obłaskawiać swojego konia :), żeby mi nie przeszkadzał w trakcie pracy.
Zadania trudne wykonuję wtedy, gdy mam swój najefektywniejszy czas pracy (Jestem sową, a Ty?). Przy czym staram się przeplatać zadania łatwe z trudnymi. Najchętniej zaczynam od jakiegoś łatwego zadania, które mi jeszcze poprawi nastrój (jedna rzecz „odfajkowana”). Potem przechodzę do tego trudniejszego.
Ważne
Gdy pracuję nad zadaniem „trudnym” unikam przerywników. Nie czytam maili (np. zamykam program do obsługi poczty elektronicznej), nie odbieram telefonów (wyciszam telefon), nie rozmawiam na czacie, ustalam wcześniej ze współpracownikami jak sygnalizuję, że nie chcę, aby mi przeszkadzano (np. nakładam słuchawki).
Bonus
Czasem (szkoda, że nie częściej) zrobienie jakiegoś trudnego zadania tak mnie napędza iż „wpadam w szkwał” i z rozpędu, natychmiast, przechodzę do jakiegoś dodatkowego trudnego zadania. Nawet nie „odbieram” od razu zaplanowanej nagrody. Czasem mam taki dzień, że potrafię zrobić kilka z rzędu trudnych zadań, które planowałem rozłożyć na cały tydzień. Mam nadzieję, że Tobie też się to przytrafia, a przynajmniej zacznie się przytrafiać.
Co robię długofalowo?
Moja długofalowa strategia zmierza do tego, aby mieć coraz mniej zadań trudnych, a coraz więcej zadań łatwych. Jak?
Jasno deklaruję, które zadania robię chętnie, a które sprawiają mi problem.
Może mój szef weźmie to pod uwagę i przydzieli mi inne zadanie? Zwłaszcza, gdy zadeklaruję, że wezmę coś, co szefowi wydaje się trudniejsze, bardziej pracochłonne.
Poszukuję osób, dla których moje trudne zadanie jest łatwe.
Może dokonam wymiany? Ja zrobię coś, czego nie lubi mój kolega, a on weźmie ode mnie mojej zadanie. Często to może być „win-win”. Ja jego zadanie wykonam w jedną godzinę (on planował na to 2 godziny), a on moje też w jedną godzinę (mnie zajęłoby to dwie godziny).
Może poproszę go o nauczenia mnie, jak to zadanie wykonać szybciej i lepiej? Nauczę się paru sztuczek i zadanie stanie się łatwe. A może zapytam go, dlaczego je lubi? A nuż dostrzegę ekstra wartość w tym zadaniu i to zmieni moje podejście.
Zdobywam wiedzę, która pozwala mi oswajać trudne zadania.
Często nie lubię niektórych zadań, bo brakuje mi wiedzy merytorycznej. Np. mam do skonsolidowania dane z różnych tabel w Excelu. Robię to ręcznie, ale zajmuje to mnóstwo czasu i nie widzę w tym sensu. A gdybym nauczył się pisać makra? Może mógłbym to zautomatyzować? I odtąd takie zadania staną się bułką z masłem (i będą mi zajmować kilkakrotnie mniej czasu). I jeszcze będę miał dodatkowe umiejętności.
Staram się zrozumieć, dlaczego zadanie, które mi przydzielono ma sens, jest ważne.
Gdy brak mi motywacji, bo uważam, że dane zadanie nie ma sensu: pytam zlecającego, do czego mu to posłuży. Może dowiem się czegoś, co mnie zmotywuje?
Wnioski
Ustal, co powoduje, że nie lubisz niektórych zadań? Które to są zadania?
Wybierz swoją taktykę krótkofalową wplatania zadań trudnych między łatwe.
Pamiętaj o natychmiastowych nagrodach za wykonanie trudnych zadań. To może być kluczowy element dla wprowadzenie rzeczywistej zmiany w Twojej pracy.
Nie myśl o tym, jak trudno będzie to wdrażać codziennie przez resztę Twojego życia. Skup się na tym, aby zastosować swoją taktykę jednego dnia. Najlepiej już dzisiaj. O jutro będziesz się martwić… jutro.
Zastanów się jaką jedną długofalową strategię zaczniesz wdrażać. Od kiedy zaczniesz nad nią pracować? Jakie zadania, związane z tą strategią, sobie przydzielasz?
Nie odwlekaj wprowadzania tych zmian w życie.
Fot.: Flickr / Mike_tn CC BY-NC-ND 2.0
