Krok 9. kursu „10 kroków do maksymalnej produktywności”

Krok 9. to e-mail i odpowiedź na pytanie, co z nim począć. Jak sprawić, żeby Twoja skrzynka była pusta i jak radzić sobie z oczekiwaniami innych jeśli chodzi o pocztę elektroniczną. Po prostu: jak nie utonąć w powodzi ciągle nadchodzących wiadomości.

Witam w 9. części naszego kursu „10 kroków do maksymalnej produktywności”. Podzielę się w nim moimi doświadczeniami i sztuczkami związanymi z obsługą poczty elektronicznej. Opiszę, jak zajmuję się nią codziennie i jak integruję ją z moim systemem produktywności.

Narzędzia

Najważniejsze jest Twoje narzędzie do zarządzania zadaniami. Może nim być Nozbe lub inny dowolny system posiadający większość cech opisanych w poprzednich lekcjach. Pamiętaj, że Twoje narzędzie nie powinno zachęcać Cię do porządkowania zadań lecz do ich realizacji i osiągania zamierzonych celów!

Drugim narzędziem, którego używamy codziennie jest poczta elektroniczna. I prawie wszyscy zauważamy, że z dnia na dzień pojawia się coraz więcej i więcej wiadomości. Oto parę moich wskazówek mogących pomóc Ci w zapanowaniu nad tym chaosem.

Zerowanie

Szczerze wierzę w „zerowanie skrzynki”, czyli w całkowite oczyszczanie Inboxa. Przy każdej wpływającej wiadomości decyduję, co z nią zrobić: czy jest ona czymś, co mogę wykonać czy nie, czy muszę odpowiedzieć teraz czy później czy może po prostu ją zarchiwizować.

Przy odpowiadaniu na maile korzystam z „zasady 2 minut”. Oznacza to, że jeśli wiem, iż odpowiedź zajmie mi mniej niż 2 minuty, to robię to od razu. Ostatnio coraz częściej korzystam z iPhone'a i iPada. W efekcie nauczyłem się szybko wysyłać krótkie i zwięzłe odpowiedzi. Uwierz mi, ludzie wolą szybkie odpowiedzi niż ich całkowity brak.

Większość dobrych aplikacji od razu tworzy dla Ciebie wirtualny adres e-mail mający ułatwić dodawanie do nich załączników, zadań, notatek itp. Ja codziennie korzystam z Evernote'a i Nozbe. Wysyłam sobie zadania i artykuły, które od razu są dodawane do systemu.

Przy obsłudze poczty te „furtki mailowe” okazują się naprawdę pomocne. Kiedy e-mail może być zadaniem, to przekierowuję go do Nozbe, jeśli zaś jest to notatka, przesyłam ją do Evernote'a. Dzięki temu nie muszę wychodzić z aplikacji e-mail, aby dodać zadanie lub notatkę.

Sprawdzanie a załatwianie

Pragnę tu podkreślić, że ja już nie „sprawdzam poczty”. Ja ją po prostu „załatwiam”. Może brzmi to dziwnie, ale różnica jest zasadnicza. Gdy coś załatwisz, jest to zakończone, a gdy tylko sprawdzasz, to dalej tam tkwi i pozostaje niezrobione.

Zachęcam Cię do wyłączenia „automatycznego sprawdzania poczty” i do wyłączenia „powiadomień mailowych” w smartfonie. Zamiast tego co godzinę-dwie dokonaj świadomej decyzji o „załatwieniu maili”, zdecyduj, co zrobić z każdą nową wiadomością i wyczyść swoją skrzynkę.

Jest to bardzo drastyczne. Wiem o tym. Może Ci się wydawać, że inni wymagają od Ciebie sprawdzania poczty co chwilę i przez cały czas. Jeśli porozumiesz się z nimi co do tych oczekiwań, to na pewno pozwolą Ci dokonać w tym zakresie zmian.

W ten sposób będziesz mógł uzyskać godzinę (lub więcej) czasu i skoncentrować się bez ciągłego odrywania się od zajęć na skutek dźwięków przychodzącej poczty. Jeśli ludzie wiedzą, że im odpowiesz, pozwolą Ci na spokojne wykonywanie zadań i poczekają na Twoją późniejszą odpowiedź…

Jak to robię ja?

Po pierwsze, nie otwieram programu pocztowego aż do południa każdego dnia. Poranki, a należę do osób wstających dosyć wcześnie, są moim „twórczym czasem”. Wówczas koncentruję się na swoich zadaniach. To jest mój czas.

Dopiero około południa, otwieram skrzynkę pocztową i czyszczę ją do zera. To trwa około 30 minut. W ten sposób mogę zareagować na potrzeby innych i ponownie być częścią zespołu.

Od tego momentu obsługuję moją pocztę mniej więcej co godzinę. Każdorazowo zajmuje mi to kilka minut. Pod koniec dnia odpowiadam na dłuższe wiadomości.

Jak widzisz, od częstego sprawdzania poczty skutkującego ciągłym rozpraszaniem się przeszedłem do załatwiania jej wtedy, gdy mi to odpowiada, a nie gdy chcą tego inni. Pozwala mi to na wygospodarowanie czasu na pracę twórczą.

Pomidor i inne sztuczki

Podczas pracy korzystam czasami z tzw. techniki Pomodoro. Oznacza to, że dzielę dzień na 25-minutowe fragmenty. Pracuję całkowicie skoncentrowany przez 25 minut bez przerwy, a następnie poświęcam 5 minut na relaks.

Ta technika bardzo pomaga mi w utrzymaniu koncentracji. Zegar tyka i wiem, że mam tylko 25 minut na zakończenie zadania, więc je po prostu wykonuję. Zdziwiłbyś się, jak wiele można zrobić w 25 minut przy pełnej koncentracji.

Ten sposób pomaga mi też wrócić do rytmu pracy. Kiedy mam gorszy dzień i unikam wykonywania tego, co mam zaplanowane. Wówczas wybieram zadanie, ustawiam czas i zaczynam działać… . Dzięki temu szybko wpadam ponownie w rytm produktywności!

Mam jeszcze jeden fajny sposób na rozpoczęcie dnia produktywnie. Wypisuję sobie trzy zadania, które muszę wykonać z samego rana i kładę je przy łóżku przed położeniem się spać. Z samego rana bardzo sprawnie idzie mi wykonanie tych zadań, jakby mój umysł pracował nad nimi podczas snu.

Właśnie tak radzę sobie z pocztą i koncentruję się na pracy. Możesz mieć inny rytm i pewnie różni się od mojego, ale zachęcam Cię do wypróbowania tych metod. Zacznij od przygotowania trzech zadań na dany dzień, oczyść skrzynkę mailową i pracuj w 25 minutowych sesjach, a gwarantuję Ci, że będziesz bardzo produktywny.