Krok 8. kursu "10 kroków do maksymalnej produktywności"

W kroku 8. poruszam kwestię przeglądu systemu produktywności, który właśnie stworzyłeś. Raz w tygodniu będziesz musiał spotkać się z samym sobą i dokonać przeglądu zadań, projektów, list i celów. Nauczymy się jak naprawdę rozpoczynać kolejny tydzień!

Witam Cię w 8. kroku naszego kursu „10 kroków do maksymalnej produktywności”. Pokażę w nim, że warto wyznaczać 1-2 godziny tygodniowo na spotkanie z samym sobą w celu przejrzenia własnego systemu produktywności. Zaufaj mi, to bardzo ważne spotkanie.

Wisienka na torcie

Opanowałeś już poprzednie 7 lekcji. Wiesz, jak oczyścić umysł, zorganizować zdania w projekty, wyznaczyć najbliższe działania, pracować z dowolnego miejsca, z innymi osobami… oraz korzystać z kontekstów i materiałów pomocniczych.

Bardzo mnie to cieszy. Jednak jeśli nawet wykonałeś to wszystko i czujesz się super, to możesz to łatwo utracić… jeśli nie poświęcisz czasu na regularne sprawdzanie twojego systemu.

Eksperci z dziedziny produktywności sugerują ustalenie regularnych, cotygodniowych spotkań z samym sobą w celu przejrzenia tego, co zrobiłeś i co planujesz zrealizować.

Co mówi David Allen

David Allen nazywa to „Przeglądem cotygodniowym”. Mówi, że jest to czas, kiedy planuje działania na nadchodzący tydzień. David przekonuje, że tylko wtedy tak naprawdę myśli o tym, co ma do zrobienia, a potem podczas tygodnia po prostu to wszystko wykonuje… bo wie, że za tydzień pomyśli jeszcze raz.

Trochę przesadza, choć takie cotygodniowe spotkania z samym sobą są bardzo ważne w utrzymywaniu produktywności. Dzięki nim utwierdzasz się w przekonaniu, że rzeczywiście załatwiasz właściwe sprawy.

Wyrobienie dobrego nawyku

Ciężko jest jednak utrzymać ten nawyk. Jesteśmy w ciągłym biegu, a nasz czas dzielimy pomiędzy wiele osób. Znalezienie dwóch godzin na przegląd często okazuje się bardzo trudne.

Także mi nie zawsze się to udaje. Decyduję, że „mniej więcej wiem, co będę musiał zrobić” i nie pojawiam się na spotkaniu z samym sobą. A powinienem. I Ty także.

Maksimum miesiąc

Na jednej z konferencji w których uczestniczyłem ktoś powiedział, że „Tygodniowy Przegląd musi być wykonywany minimum raz w miesiącu”. Brzmi to zabawnie, ale rzeczywiście jest to maksymalny okres, w jakim da się jeszcze utrzymać właściwy kurs. Potem może być dużo trudniej.

Tak więc najpierw ustal z samym sobą, że jest to twoje „stałe spotkanie” i zablokuj na nie 2 godziny w kalendarzu raz na tydzień. Możesz je wyznaczyć na piątek lub poniedziałek…lub w weekend. Ale staw się na nie. To tylko 2 godziny (a często bywa i mniej).

Moja praktyka

Oto jak wygląda w skrócie mój „Przegląd cotygodniowy”. Najpierw wyciszam się (jestem katolikiem,więc modlę się przez 5 minut i dziękuję Bogu za wspaniałe życie, jakim mnie obdarza).

Oczyszczam wszystkie moje skrzynki. Jedną na biurku, drugą w Nozbe, a trzecią poczty elektronicznej (o ile nie jest już wyzerowana), i przeglądam wszelkie inne materiały, do których wcześniej nie zaglądałem.

Przeglądam moją „strategiczną mapę myśli”. Do wyznaczania moich celów używam programu do notowania w formie „map myśli”. Przeglądam je, aby sprawdzić, jak się w danym tygodniu spisałem.

Zadań nigdy nie zamieszczam na mapie myśli. Koncentruję się na celach i tworzę odpowiednie projekty w Nozbe, które zapełniam zadaniami i szczegółami.

Przeglądam wszystkie projekty w Nozbe. Po kolei klikam na każdy z nich z osobna i sprawdzam zawarte tam zadania: zmieniam daty, usuwam zadania, modyfikuję je… lub przenoszę do innych projektów.

Przegląd moich projektów (a mam ich około 50) zabiera mi trochę czasu, ale tylko w ten sposób mogę mieć pewność, że wszystkie dane są aktualne. To jest narzędzie mojej codziennej pracy i pilnowanie jego przejrzystości mogę porównać do utrzymywania w gotowości broni przez żołnierza.

Wracam do mapy myśli i sprawdzam, czy nie powinienem dodać jakiegoś projektu lub zadania do Nozbe, następnie wyznaczam zadania na najbliższy tydzień i dodaję nowe komentarze tam, gdzie jest taka potrzeba.

Gdy to już wszystko załatwię, ponownie modlę się i dziękuję Panu za wspaniały tydzień oraz proszę o mądrość na następny. Jeśli nie jesteś religijny, pomedytuj lub posłuchaj swojej ulubionej muzyki.

Podsumujmy

To wszystko. Utrzymywanie systematyczności jest tu kluczowe. Dokonuj tego co tydzień (lub co drugi tydzień — ale nie rzadziej niż raz na miesiąc). Oto Twoje stałe spotkanie z samym sobą. Wierz mi, naprawdę go potrzebujesz.

Tak jak poświęcasz czas na spotkania z innymi ludźmi, tak musisz regularnie spotykać się z samym sobą. Przeglądasz swój system produktywności aby mieć pewność, że zawarte w nim dane są bieżące, a całość jest gotowa do działania. Powodzenia!