7 liter, które odmieni Twoje życie
Możesz przeczytać wszystkie numery Productive! Magazine, korzystać z Nozbe, Things albo OmniFocus i zasypiać z książkami Davida Allena.
Możesz używać techniki pomidora lub jakiejkolwiek innej, która wyskoczy Ci w Google.
Możesz korzystać z macierzy Eisenhowera albo zwykłej 3-stopniowej skali priorytetów (wysoki, normalny, niski).
Możesz przypisywać zadaniom konteksty, przeglądać listy i zastanawiać się, co zrobisz w pierwszej kolejności.
Możesz dbać o przepływ dokumentów i nieustannie je porządkować.
Możesz kupić MacBooka w najwyższej konfiguracji i całą resztę urządzeń Apple, bo podobno produktywni ludzie ich używają.
Możesz, ale…
To wszystko powyżej ma sens, ale pod warunkiem, że ruszysz tyłek i zaczniesz działać.
Działaj
Oto magiczne słowo, które składa się z siedmiu liter. Zapamiętaj je dobrze, bo od teraz będzie śniło Ci się po nocach.
Najsłabsze ogniwo
Najsłabszym ogniwem jesteś Ty, Twoje lenistwo i przekonanie, że nie możesz działać, bo nie znalazłeś odpowiedniego programu do zarządzania zadaniami, nie przeczytałeś nowych artykułów o produktywności albo nie masz super komputera.
Zamiast gadać, co mógłbyś zrobić, ale nie robisz, bo czegoś nie masz, po prostu zacznij robić. Za gadanie jeszcze nikt Nobla nie dostał (ok, ten dla Obamy się nie liczy…).
Najpierw działanie
Czy to wszystko oznacza, że nie można szukać lepszego narzędzia do GTD albo czytać Productive! Magazine? Można. Pamiętaj jednak: najpierw działanie. A jak zacząć działać? Poniżej przedstawiam 14 prostych sposobów, które sprawdzają się u mnie. Nie twierdzę, że są idealne albo że sprawdzą się u Ciebie. Zanim zaczniesz szukać kolejnych, cudownych rozwiązań, sprawdź najpierw te, które masz przed sobą. Najciemniej jest pod latarnią.
1. Trzy najważniejsze zadania dnia
Jest to tzw. „MIT dnia” (nazewnictwo własne). MIT to skrót od „Most Important Task”. Wybierz trzy najważniejsze zadania na dany dzień. Trudno mi powiedzieć, jakim powinieneś kierować się kluczem przy ich doborze. Ja przeglądam zadania i stosuję proste pytanie: „Czy to zadanie pcha moją firmę do przodu?”. Jeśli odpowiedź brzmi: „nie”, zostawiam je na później lub zlecam komuś innemu. Jeśli: „tak”, zapisuję jako MIT dnia.
2. Nie szukaj wymówek
Wystarczy zwykła kartka papieru, na której napiszesz swoje trzy zadania dnia. Szukanie idealnych aplikacji albo lepszego komputera to tylko wymówka, aby nic nie robić. Naprawdę uważasz, że ładny program do GTD albo lepszy laptop wykona za Ciebie zadania z listy?
Pamiętaj też, że nie ma ideałów. Choćbyś szukał całe życie, to i tak nie znajdziesz idealnego rozwiązania, przedmiotu, człowieka (pracownika, partnera, sąsiada).
3. Widok na jedno zadanie
Niech absolutnie nic nie odciąga Twojej uwagi od wykonywanego zadania. Projekty, konteksty, kalendarz — zwiń to wszystko. Przed oczami zostaje tylko jedno zadanie — to, nad którym pracujesz.
4. Ogranicz kategorie
Im więcej masz kontekstów i kategorii, do których przyporządkowujesz zadania, tym słabiej spełniają one swoje rolę. Zamiast po prostu robić, wpadasz w manię jak najlepszego klasyfikowania obowiązków. W efekcie spędzasz więcej czasu na wymyślaniu, analizowaniu i łączeniu kontekstów, niż na pracy.
5. Wyznacz czas na serwisy społecznościowe
Nie jestem fanem społecznościówek, nie mam tam kont, nie udzielam się ani nie czytam. Jestem za to wielkim fanem RSS-a. I jest to mój nałóg — taki sam, jak Facebook jest Twoim, więc doskonale rozumiem, że coś może wciągać. Pamiętaj, że to tylko narzędzie i to Ty decydujesz, w jaki sposób z niego korzystasz i … czy w ogóle korzystasz. Wyznacz sobie, kiedy i ile czasu na to poświęcasz, np. codziennie, o godz. 20-tej, przez 30 minut.
6. 3 x 8
Doba ma 24 godziny. 8 godzin na pracę, 8 godzin na sen i 8 godzin na czas wolny. Choć skostniały, schemat ten wyznacza równowagę poszczególnych elementów. Przyjrzyj się tym proporcjom w Twoim życiu. Nie będę zdziwiona, jeśli dopiero teraz zdałeś sobie sprawę, że istnieje coś takiego jak 8 godzin czasu wolnego tzn. po pracy…
7. Do celu
Na pewno wiele razy słyszałeś o tym, aby wyznaczać sobie cele. Proponuję jednak iść krok dalej — wyznaczaj sobie cele dnia, tygodnia i miesiąca. Od razu uprzedzę, że kiedy zaczniesz stosować tę metodę, okaże się, że nie realizujesz wszystkiego, co zaplanowałeś. Pamiętaj, że tu nie chodzi o to, by się dołować, ale aby wyciągać wnioski. Nie udało się? Szkoda, ale spójrz na miniony tydzień, przeanalizuj go, dlaczego tak się stało i co możesz zrobić, żeby następny tydzień był jeszcze lepszy. Nie „lepszy”, a „jeszcze lepszy”.
8. Cotygodniowy przegląd
Raz w tygodniu, w wybrany dzień (polecam piątek), zrób gruntowny przegląd wszystkich zadań, projektów, kontekstów, notatek, pomysłów. W ten sposób zobaczysz, co zostało zrobione w mijającym tygodniu, co nie zostało (i dlaczego!) i czym możesz zająć się w przyszłym.
9. Nie gadaj tylko pracuj
Nie rób wokół siebie szumu. Masz coś zrobić, to zrób to. Na chwalenie się przyjdzie czas.
10. Zaczynaj zmiany tu i teraz
Chcesz wprowadzić jakąś zmianę w swoim życiu? Bardzo dobrze! Zrób to tu i teraz. Nie od jutra, od poniedziałku czy od Nowego Roku. Tu i teraz. Jeśli uważasz, że to głupie, to oznacza, że nie chcesz tej zmiany. Jakbyś chciał, zacząłbyś teraz! Możesz mnie nie lubić za to stwierdzenie, ale prawda jest taka, że tylko udajesz (przed sobą lub innymi), że chcesz tej zmiany. W rzeczywistości tak nie jest.
11. Zadawaj sobie pytania
Uważam, że nic tak człowieka nie wzbogaca, jak zadawanie sobie pytań. Brutalnych i wrednych. Dlaczego nie wykonałeś zadań z listy? Dlaczego odwlekasz? Czy chcesz to robić? Pamiętaj, że jesteś sam ze sobą, więc możesz naprawdę szczerze odpowiadać: powiedzieć sobie o swoich obawach, problemach, wątpliwościach. Nikt tego nie słyszy. Spróbuj, a zobaczysz, jak bardzo to pomaga.
12. Oczyszczaj przestrzeń
Zapewne masz stosy nieprzeczytanych książek albo czasopism. Wątpię, aby ten magazyn branżowy z 2010 roku był jeszcze dzisiaj aktualny. Do tego dochodzą notatki ze studiów czy zeszyty ze szkoły podstawowej. Tak, możesz to wyrzucić. Skoro nie zajrzałeś tam do tej pory to oznacza, że nie były Ci potrzebne.
Po głębszym zastanowieniu okaże się, że jest mnóstwo miejsc i elementów, z którymi warto się rozprawić. Najpierw zrób szczegółową listę i wyznacz terminy, kiedy się za to zabierzesz. Bądź realistą — nie uda Ci się posprzątać całego garażu w jedno popołudnie. Najpierw zacznij od tej szafy po lewej stronie, a za tydzień zabierz się za te dwie po prawej. Powoli, systematycznie, krok po kroku. Nie wszystko od razu.
I jeszcze jedna porada. Rozstawanie się z rzeczami jest trudne. Ja znalazłam na to sposób — od lat fotografuję wszystko, czego się pozbywam. Do zdjęć jeszcze ani razu nie wróciłam, ale dzięki tej prostej technice nie miałam już żadnych oporów, żeby wyrzucić czy sprzedać to i owo.
13. Żongluj metodami
Pamiętaj, że nie ma jednej metody, która będzie działała zawsze. Czasami potrzebujemy odmiany i wyrwania się z rutyny.
I tak oto zamiast MIT-u dnia, możesz wykonać „Zadanie pierwsze z brzegu” (nazewnictwo własne), czyli wyświetlasz listę niezrealizowanych zadań i zabierasz się za pierwsze na górze, bez względu na to, co to będzie.
Możesz także zastosować technikę „Głupotka dnia” (nazewnictwo własne), czyli wybierasz z listy najprostsze zadanie i je realizujesz.
Zajmowanie się głupotkami, na dłuższą metę, nie jest dobre, ale od czasu do czasu pozwala odetchnąć, zrobić coś innego, inaczej, a jednocześnie — mimo wszystko — realizować zadania z listy.
14. Własne triki
Nikt nie zna Cię lepiej niż Ty sam. Nie wiem, kim jesteś, co Cię motywuje, co lubisz. To wiesz tylko Ty. Sprawdź powyższe metody, modyfikuj je pod siebie, wymyślaj własne.
Najważniejsza zasada jest niezmienna: działaj.
Fot.: Flickr / JD Hancock na lic. CC BY 2.0
