10 sposobów na zwiększenie produktywności, cz. 1
Po założeniu własnej firmy zacząłem cenić czas jak nigdy wcześniej. Nagle pojawiło się mnóstwo spraw do załatwienia.
16 godzin na dobę
Na mojej głowie były opłaty, rachunki, obsługa klienta, marketing, prowadzenie bloga, odpisywanie na komentarze i pytania, sprzedaż, spotkania z klientami. Byłem szefem, pracownikiem, kierownikiem, marketerem, kierowcą i księgowym w jednej osobie. Prowadziłem wówczas mnóstwo szkoleń z szybkiego czytania i efektywnej nauki. Działałem w szkołach, firmach i innych instytucjach. Z czasem doszły także szkolenia indywidualne. Pracowałem po 12—16 godzin na dobę.
Opamiętanie
Mimo, że miałem klientów i całkiem przyzwoite zyski, to najzwyczajniej w świecie zaharowywałem się na śmierć. Tak dłużej być nie mogło. Gdybym w porę nie zareagował, to żyjąc na takich obrotach, byłbym już pewnie po zawale.
Eureka
Chciałem zmienić profil działalności, ale kiedy uczyć się nowych rzeczy, skoro ciągle brakuje czasu na ogarnięcie bieżących spraw?
Wtedy postanowiłem poszukać porad dotyczących zarządzania sobą w czasie. Przerabiałem i wdrażałem wszystko, co tylko wpadło mi w ręce. Książki, kursy, audiobooki i szkolenia. Wszystko o tym, jak pracować efektywniej i wydajniej. Z czasem z całej zgromadzonej wiedzy powstał zbiór zasad, które najlepiej sprawdziły się w mojej pracy.
Jeżeli sporo czasu spędzasz przy komputerze, to istnieje duża szansa, że wprowadzenie tych wytycznych w życie także w Twoim przypadku zaowocuje szybszą i efektywniejszą pracą, a co za tym idzie — większymi zarobkami.
1. Poranne rytuały
Jaki poranek, taki cały dzień, mawiają. Warto spisać na kartce szereg rytuałów, które będziesz wykonywał każdego dnia i które pomogą w przygotowaniu się do efektywnej pracy.
Moje poranne rytuały wyglądają następująco:
- pobudka,
- 2 szklanki wody,
- 45 minut gimnastyki lub bieganie,
- kąpiel,
- śniadanie,
- krótka medytacja,
- praca nad pierwszym punktem z listy to-do.
Staram się nie zaczynać dnia od przeglądania Facebooka lub maila. Najpierw chcę zrobić przynajmniej jedną rzecz, która rzeczywiście ma znaczenie.
2. Cele
Dobrze wyznaczone i zaplanowane w czasie cele są koniecznie, bo inaczej po co w ogóle miałbyś pracować produktywnie? Warto więc poświęcić czas na rozważenie kilku kwestii:
- Czego ja właściwie chcę od życia?
- Co chciałbym zrobić?
- Jakie kraje zwiedzić?
- Czego się nauczyć?
- Kogo poznać?
Dopiero przy sprecyzowanych celach cała „zabawa” w zwiększanie produktywności nabiera sensu.
3. Priorytety
Twoja lista rzeczy do zrobienia prawdopodobnie zawiera zbyt dużo pozycji i pewnie rzadko udaje Ci się skreślić wszystkie zadania zaplanowane na dany dzień. Polecam prostą zasadę: wszystkie zadania oznacz wedle ważności. Osobiście stosuję nieskomplikowany system: przy każdym zadaniu dopisuję litery A, B, C, D. Zadania opatrzone literą D są najmniej istotne, te z A — priorytetowe i muszą zostać wykonane danego dnia. Z mojego doświadczenie wynika, że zadań z kategorii A powinno być 3—4.
Wyznaję zasadę, że jeżeli w ciągu dnia zrealizowałem wszystkie najważniejsze zadania, to dzień jest udany. Jeżeli zadania z pozostałych kategorii zostaną zrealizowane, to świetnie, ale jeżeli nie dam rady ich wykonać, świat się nie zawali.
4. Praca w blokach
Zadbaj o to, aby w ciągu dnia zarezerwować 2—3 bloki „krystalicznej koncentracji”. Idea „krystalicznej koncentracji” odnosi się do maksymalnego skupienia wyłącznie na jednym zadaniu. Podczas pracy nad jednym zadaniem masz osiągnąć stan pełnego skupienia i maksymalnego zaangażowania.
Kiedy zaczniesz pracować w niczym niezmąconych blokach czasowych, wiele razy poczujesz się nieswojo. Będziesz chciał przerwać pracę i wrócić do starych nawyków. Wystarczy chwila nieuwagi i już przeglądasz maile. Kiedy coś takiego się stanie (a założę się, że tak będzie), nie przejmuj się. Obwinianie i złość na siebie nic w tym momencie nie dadzą. Przerwij to, co zakłóciło pracę, weź kilka głębokich oddechów i spokojnie zacznij jeszcze raz. Twoje myśli jeszcze przez jakiś czas będą rozbiegane, ale koncentracja powróci.
Proponuję pracę w systemie, o którym po raz pierwszy usłyszałem od Ebena Pagana:
60 minut pracy — 10 minut przerwy
60 minut pracy — 10 minut przerwy
60 minut pracy — 30 minut przerwy
Po takich trzech sesjach Twoje projekty ruszą do przodu.
5. Zakłócenia
W ciągu dnia pracy wyznacz bloki czasowe, w których zajmiesz się oddzwanianiem, mailami i wiadomościami napływającymi jeszcze innymi kanałami.
Jeśli nie mam akurat szkoleń, prelekcji ani konsultacji, od 11:00 do 12:00 oraz między 18:00 a 19:00 odpowiadam na wiadomości, których nadejścia nie planowałem.
W innych godzinach sprawdzam e-maile tylko od dwóch kategorii osób.
Grupa pierwsza to ci, do których ja muszę dotrzeć: wydawcy, organizatorzy szkoleń lub klienci. Wtedy wchodzę „na pocztę” z jedną intencją: „Mam napisać mail do…”. Gdy się loguję, widzę oczywiście kilkanaście wiadomości, które nadeszły, ale nie ruszam ich. Kieruję się prosto do przycisku „Utwórz nową wiadomość”.
Druga grupa to osoby, na których wiadomość czekam. To zazwyczaj klienci lub partnerzy biznesowi. Szybko skanuję wiadomości odebrane i jedyne, na co zwracam uwagę to pole nadawcy. Jeżeli nie ma tam nazwiska osoby, na której wiadomość czekam, zamykam skrzynkę. Resztą się zajmę w wyznaczonym czasie.
Następną bardzo ważną rzeczą jest wysyłanie odpowiednich sygnałów światu. Świadomie staram się nie odpisywać na maile, gdy tylko wpadają do skrzynki. Wychodzę z założenia, że jeśli ktoś potrzebuje natychmiastowej odpowiedzi, sięgnie po telefon.
Zależy mi na tym, aby ludzie przyzwyczaili się do tego, że nie jestem dostępny na każde skinienie. Uważam, że powinieneś zrobić dokładnie tak samo. Doprowadź do tego, żeby inni nie oczekiwali od Ciebie natychmiastowej odpowiedzi. Jeżeli zaczniesz odpisywać błyskawicznie na każdy mail, przyzwyczają się do tego, że można Ci przeszkadzać. Naprawdę tego chcesz?
Konsekwentnie stosuj powyższe wskazówki i bez wątpienia zobaczysz efekty. Pięć pozostałych porad już w kolejnym numerze Productive! Magazine.
Fot.: Flickr / pablo_photo na lic. CC BY-NC-ND 2.0
